商務接待方案6篇
商務接待方案(1)
公司商務接待方案
一、總則
1、為規范公司商務接待活動，在保證商務接待效果的前提下，加強商務接待費用控制，特制訂本方案。
2、商務接待工作是公司重要的對外窗口之一，參加接待的工作人員要遵守紀律，有禮有節、熱情大方，樹立公司的良好形象。
3、本方案規定了公司商務接待的管理職能、管理內容與要求、檢查與考核，適用于公司的全部商務接待活動的管理。
二、管理職能
行政部是公司接待工作的管理部門，公司商務接待以及宴請用餐等均由行政部統一安排。
三、商務接待工作原則
1、以對等接待、各負其責、相互配合為原則。商務接待工作涉及面廣，必須堅持重點、兼顧一般，按照對等接待、各負其責、相互配合的原則，上下一致，齊心協力，共同做好接待工作。
2、規范高效、安全節儉、服務一流的原則。商務接待工作應規范服務，提高辦事效率、熱情周到，視客情適度接待，提倡節儉，反對浪費，注重思想情感交流，不推諉扯皮，不應付拖拉。
3、統一標準、預算管理、嚴格控制的原則。按照公司商務接待標準，對各項商務接待費用實行預算管理，由行政部負責人根據核定的預算嚴格控制使用，商務接待費用原則上不得超過限額，如需追加預算，由總經理另行審批。
四、接待職責分工
1、接待工作是公司窗口式工作，對于塑造企業良好形象、實現公司經營目標，具有十分重要的意義。各相關部門及人員必須高度重視且規范行為。
2、接待內容包括：迎客引入、詢問讓座、接待洽談、參觀介紹及招待服務等。分工如下：
2.1行政部：
提供一般接待良好環境的保障及備品準備，負責接待服務并陪同洽談及參觀介紹；
負責來客引入及會議室的環境保持；
提供信息溝通保障及調度控制和來客記錄，安排來賓行程、食宿等。
2.2工程部及相關負責人：負責接待洽談并陪同始終。
五、商務接待細則及標準
1、商務接待細則
1.1對于因接待需求經常往來的餐館、賓館、副食品店或其他機構應爭取以簽約形式約定折扣價，原則上應定點采購和安排餐飲、住宿等事項。
1.2在商務接待過程中，原則上酒水、香煙應自帶，未經允許的前提下自行購買物品和安排的招待事項而產生的費用公司不予報銷。
2、商務接待標準
公司商務接待標準，根據來訪者的人員級別及訪問目的不同，適用不同標準。主要劃分為3個級別：普通接待、中級接待、高級接待。
2.1普通接待
2.2中級接待
2.3高級接待
六、商務接待流程
①各部門實施商務接待前，應填寫《商務接待申請表》，經部門主管審核，分管副總審批后報由總經理簽字確定后，報行政部申請安排接待；
②申請部門在《商務接待申請表》內應明確來賓人數、級別、接待時間、接待事由、接待負責人等信息及相關接待要求建議；
③公司高層領導的商務接待活動，由其相關接洽人員填寫《商務接待申請》，并作為接待負責人；
④行政部接到《商務接待申請表》后，應根據公司商務接待標準進行商務接待行程設計并核定接待預算后，填寫《接待行程安排表》，反饋至接待申請部門確認； ⑤經申請部門確認后的《接待行程安排表》，按接待標準進行審批；
⑥如接待申請部門要求部分或全面超標準接待，《接待行程安排表》應按照相應接待標準進行審批；
⑦行政部將獲批后的《接待行程安排表》報公司財務部，作為預支、報銷接待費用的預算憑證。
商務接待方案(2)
接待前準備：
1、熟悉接待計劃日程安排，所接待客人名單、抵達時間及交通工具（火車/飛機），落實接站車輛車次，接站人員。
2、掌握客人的餐飲、住宿特殊要求和注意事項，做好住宿和餐飲安排工作。
3、提前按要求做好旅游及行程計劃、安排好旅游車輛，駕駛人員，導游人員，旅游景點，旅游途中就餐點。
一、活動日程（見日程安排表.）
二、接待安排
成立接待籌備領導小組發
組? 長：付超
領導小組下設辦公室，負責人***，具體負責整個接待期間的各項工作。
成員單位：分公司人事部 公關部
辦公室下設材料組、會務組。
（一）材料組
負責人：***
成? 員：秘書處有關人員
職? 責：
1.領導講話、主持稿、論文集
2.代表報到、登記，制定花名冊、通訊錄
3.會議須知、日程表
4.代表、工作人員住宿、餐飲分配表
5.制做文件袋、配記事本、筆、相冊
6.材料裝袋、印制代表證、工作人員證、桌簽
7.乘車編號及分配代表、工作人員乘坐車輛
（二）會務組
負責人：***
成? 員：總務處有關人員
職? 責：具體負責請領導參加開幕式、聯系開、閉幕式會議室、會議接站、食宿、宴請、各項活動統籌安排、紀念品的購買發放、后勤保障及各項協調工作。
1.車輛?
負責人：***
（1）會議抽調公關部秘書處轎車3臺主要用于迎接代表團。
（2）（2）各單位抽調的車輛要做到整潔干凈、無故障、無灰塵。
（3）車輛市內用油由各部門自行解決。
（4）聯系各代表團鐵路定票，為代表自帶車輛加油及送站工作。
2.接站?
負責人：***
1月10日，各代表團報到當天，對坐車來的代表，派車在高速公路出口處迎接；對乘火車來的代表，派車到車站迎接（由責任單位自制接站牌）。
具體分工：負責人自行安排
3.住宿?
負責人：***
住宿。會議代表統一住鐘樓飯店。總代表安排單獨住一標準間，其它代表2個人住一標準間，各代表房間內擺放水果、香煙和主要地方報紙。
4.宴請
宴請。10日各代表團報到后，在飯店舉行歡迎晚宴，擬請×座陪（擺牌）。
要求。會議用餐依簽牌固定餐位，一樓正廳懸掛歡迎橫幅；會議室掛會標，擺放鮮花，代表座簽等，要體現隆重、端莊、整潔。
5.紀念品?
負責人：***
準備給mark紀念品1份，以表感謝。
6.參觀、娛樂活動
（1）游覽。
責任人：***
負責游覽期間住宿、用餐、游玩等活動。
要求：游覽長負責培訓3男3女既6名隨車導游。
（2）8月11日晚，舉辦聯歡晚會。
責任人：***
負責聯系晚會場所、邀請樂隊、主持人、在局內挑選5名歌手，制定由各代表團參與的演出計劃。
會活動日程安排
商務接待方案(3)
商務接待方案
一、 總則
1、 目的
商務接待室公司行政事務和公關活動的重要組成部分，為使公司商務接待工作規范有序，塑造統一的對外形象，合理控制接待費用，特制定本方案。
2、 適用范圍
本方案適用于公司所有的商務接待活動，包括公司及所屬各部門，以及各子、分公司經營管理活動所必須的接送、食宿、購票、會談和陪同參觀等方面的安排工作。
3、 接待責任單位
公司的一般商務接待活動由行政部負責實施，各相關部門配合。遇到重大接待工作和活動，可由總經理或行政總監協調若干部門共同做好此項工作，有關部門要積極主動配合。行政部應以本方案為模板，結合公司的接待制度，制定每一項具體的接待方案并組織實施。
二、 接待準備工作
（一） 了解接待對象的情況
接待對象情況表
來賓情況
具體內容
個人情況
姓名、性別、年齡、職務、民族、宗教信仰、生活習俗、國別、所代表機構或組織等
來訪事由
明確接待對象的來訪目的、意圖和任務
其他情況
具體人數、抵達時間和地點、離開時間、交通工具、行程路線及其日程安排
（二）制訂接待計劃
一個完善的接待計劃應包括接待規格、日程安排、費用預算等內容。負責接待人員做好計劃后應根據接待規模的大小報相應領導審批后實施。
1、 接待規格
接待規格是指接待工作的具體標準，其基本內容包括接待規模的大小，主要陪同人員職務高低以及接待費用的多少等，一般分為高格接待、對等接待和低格接待三種形式。
接待規格表
接待規格
說明
具體形式
高格接待
指陪客比來賓職務高而采取的一種接待方式
1、 上級領導派一般工作人員向下級領導口授意見或要求，下級領導要高格接待，出面作陪
2、 兄弟單位或協作單位的領導派員到本單位商量重要事宜，本單位領導要親自出面，高格接待
3、 下級同志上訪，有重要的事情向上級領導匯報，要高格接待
對等接待
指陪同與來賓的職務、級別大體相同而采取的一種接待形式
1、 對重要的來訪者，負責接待的領導自始至終地陪同
2、 對來賓初到和告別時的對等接待，中間可以請適當人員陪同
低格接待
指陪客比來賓職務低而采用的一種接待形式
1、 上級主要領導或主管部門領導來本地視察、了解情況或作一些調查研究，這種接待宜采用低格接待。
2、 外地參觀學習和旅游團的接待工作只需采用低格接待
3、 老領導故地重游或上級領導路過本地只需采用低格接待
2、 活動日程
活動日程，即根據接待對象的來訪目的、日程安排等確定其在來訪期間的各項活動的時間安排，接待人員要周密部署，安排好下列四項內容。
（1）接待的日期和具體的時間。
（2）具體的接待活動內容及每一項活動的具體時間安排，如確定主持人、介紹重要客人、組織領導或重要客人致辭、安排合影和重要客人留言題字等。
（3）確定各項接待、活動的場地。如接待室、休息室、住宿地點、會議場所和宴會地點等，還要備好各場地所需的音響、照明設備、錄像機和花籃等。
（4）接待人員的各項工作安排。一般陪同、接送、剪彩、留言和題字等活動都要預先安排專人負責。其中陪同人員包括主要陪同領導、相關的職能部門領導和有關的技術人員和其他人員，公關人員應根據來賓的情況事先擬定各個項目陪同人員及工作人員名單，報領導審批、申請費用等。
3、費用預算
接待人員應以接待計劃為基礎，提前做好接待費用預算。一般費用預算包括招待費、食宿費、交通費、材料費和紀念品等。接待人員最好估算出大體數額，以便領導審批、申領費用等。
接待費用預算表
費用項目
主要內容
具體數量或規格
預計金額（元）
食宿費
來賓的食宿、宴請費用及工作人員的餐飲費用
勞務費
工作人員的加班費、專家的講課和演講費等
工作經費
租借場所、辦公用品、各種資料的準備費用等
交通費
來賓訪問期間的交通費用
紀念品費
贈送來賓的紀念品或禮品費用
宣傳和公關費用
刊登新聞、紀念照片、記者招待會和新聞發布會等
其他費用
組織來賓參觀、旅游和娛樂等費用
合計
4、 其他事項計劃安排
在接待計劃中，還應體現如下表所示四項工作安排，接待人員應仔細斟酌來賓情況，作出合理的計劃安排。
其他事項工作安排表
接待項目
具體事宜
應考慮的因素
生活安排
主要是安排來賓訪問期間的生活起居，包括飲食、住宿、出行
1、飲食安排：要尊重來賓的習俗，盡量滿足來賓要求
2、住宿安排：根據來賓人數、性別、身份及來賓要求訂好房間
3、出行安排：出于方便來賓的考慮，對其往來、停留期間所使用的交通工具，公關人員亦提前做好安排
迎送安排
接機、接站和送行工作
根據確定的接待規格進行安排，包括歡迎儀式、接機接站人員、歡送儀式和送行事宜等
安全保衛
若接待重要來賓，接待人員應將安保工作列入計劃
要“謹小慎微”，制定預案，思想上高度重視，并報上級部門批準
宣傳報道
若來賓的訪問活動對公司有重要影響時，要事先做好宣傳準備，確定出席新聞媒體或記者的名單并及時聯絡
1、注意公司內部口徑一致，掌握分寸，并報上級部門批準
2、應向接待對象提供有關的圖文報道資料，并存檔備案
禮品或紀念品
確定禮品或紀念品的種類、數量等
1、禮物選擇要輕重得當，不可讓人產生誤解。
2、考慮來賓的風俗禁忌
3、禮品選擇要有意義，最好的禮品應該是根據對方興趣愛好選擇的
4、禮品的選擇也可是當地有特色的物品
三、 接待具體實施
（一） 制定接待計劃
（二） 迎接安排
（三） 看望、商議日程
（四） 接待中的具體事項要求
1、 接待規格及陪同人員要求
2、 接待地點的選擇
3、 會場安排
4、 用餐標準及審批權限
5、 住宿標準及審批權限
6、 交通及車輛安排
7、 參觀旅游安排
8、 宴請
9、 迎送安排
四、 接待工作總結
每次完成較大規模的接待活動后，主要負責接待的人員應進行一次小結，以便總結經驗、改進后續工作。
商務接待方案(4)
商務接待方案
商務接待方案
2014年3月17日
一、總則
1、為規范公司商務接待活動，在保證商務接待效果的前提下，加強商務接待費用控制，特制訂本方案。
2、商務接待工作是公司重要的對外窗口之一，參加接待的工作人員要遵守紀律，有禮有節、熱情大方，樹立公司的良好形象。
3、本方案規定了公司商務接待的管理職能、管理內容與要求、檢查與考核，適用于公司的全部商務接待活動的管理。
二、管理職能
行政部是公司接待工作的管理部門，公司商務接待以及宴請用餐等均由行政部統一安排。
三、商務接待工作原則
1、以對等接待、各負其責、相互配合為原則。商務接待工作涉及面廣，必須堅持重點、兼顧一般，按照對等接待、各負其責、相互配合的原則，上下一致，齊心協力，共同做好接待工作。
2、規范高效、安全節儉、服務一流的原則。商務接待工作應規范服務，提高辦事效率、熱情周到，視客情適度接待，提倡節儉，反對浪費，注重思想情感交流，不推諉扯皮，不應付拖拉。
3、統一標準、預算管理、嚴格控制的原則。按照公司商務接待標準，對各項商務接待費用實行預算管理，由行政部負責人根據核定的預算嚴格控制使用，商務接待費用原則上不得超過限額，如需追加預算，由總經理另行審批。
四、接待職責分工
1、接待工作是公司窗口式工作，對于塑造企業良好形象、實現公司經營目標，具有十分重要的意義。各相關部門及人員必須高度重視且規范行為。
2、接待內容包括：迎客引入、詢問讓座、接待洽談、參觀介紹及招待服務等。分工如下：
2.1行政部：
提供一般接待良好環境的保障及備品準備，負責接待服務并陪同洽談及參觀介紹；
負責來客引入及會議室的環境保持；
提供信息溝通保障及調度控制和來客記錄，安排來賓行程、食宿等。
2.2工程部及相關負責人：負責接待洽談并陪同始終。
五、商務接待細則及標準
1、商務接待細則
1.1對于因接待需求經常往來的餐館、賓館、副食品店或其他機構應爭取以簽約形式約定折扣價，原則上應定點采購和安排餐飲、住宿等事項。
1.2在商務接待過程中，原則上酒水、香煙應自帶，未經允許的前提下自行購買物品和安排的招待事項而產生的費用公司不予報銷。
2、商務接待標準
公司商務接待標準，根據來訪者的人員級別及訪問目的不同，適用不同標準。主要劃分為3個級別：普通接待、中級接待、高級接待。
2.1普通接待
2.2中級接待
2.3高級接待
六、商務接待流程
1、商務接待的申請與審批
①各部門實施商務接待前，應填寫《商務接待申請表》，經部門主管審核，分管副總審批后報由總經理簽字確定后，報行政部申請安排接待；
②申請部門在《商務接待申請表》內應明確來賓人數、級別、接待時間、接待事由、接待負責人等信息及相關接待要求建議；
③公司高層領導的商務接待活動，由其相關接洽人員填寫《商務接待申請》，并作為接待負責人；
④行政部接到《商務接待申請表》后，應根據公司商務接待標準進行商務接待行程設計并核定接待預算后，填寫《接待行程安排表》，反饋至接待申請部門確認；
⑤經申請部門確認后的《接待行程安排表》，按接待標準進行審批；
⑥如接待申請部門要求部分或全面超標準接待，《接待行程安排表》應按照相應接待標準進行審批；
⑦行政部將獲批后的《接待行程安排表》報公司財務部，作為預支、報銷接待費用的預算憑證。
2、商務接待的實施
①行政部依據獲批的《接待行程安排表》，落實各項接待安排的責任人及物品置辦；
②行政部將《接待行程安排表》副本發至申請部門接待負責人，以及接待活動相關領導，以便合理安排時間；
③行政部依據接待行程安排，協調接待負責人和公司車輛或租用車輛的時間安排；
④行政部依據接待行程安排，制作《來賓接待手冊》，交由接待負責人，送至來賓；
⑤接待負責人或公司，應根據接待行程安排，前往車站、機場接送來賓，并陪同來賓辦理入住、結算手續；
⑥接待負責人應嚴格執行接待行程安排，保證各項接待活動的有序銜接；
⑦公司領導與來賓合影后，由行政部將照片制成相框，交由接待負責人送達來賓，留作紀念；
3、商務接待行程的變更
①商務接待過程，如來賓要求對行程安排進行調整，現場陪同人員（接待負責人、司機及其他陪同人員）應及時將調整意見通知行政部；
②行政部收到行程調整意見后，應立即對《接待行程安排表》進行調整；并通知相關部門及人員。
七、費用報銷
1、原則上商務接待費用應開據正規發票并經相關證明人簽字確認，特殊情況需提前與財務及公司相關負責人員溝通。
2、商務接待結束后，參與接待人員應在5天內將粘貼好的票據交至行政部根據公司商務接待標準和細則對相關費用進行初審。實際發生費用在已獲批預算額度內的，行政部初審合格后返報銷人辦理費用報銷手續；實際發生費用超出獲批預算額度的，由責任人填寫《費用超額審批表》說明超額原因，到總經理處進行審批，獲批后方可報銷。對于無故超過30天未提供票據的，不再予以報銷，由財務部從責任人的工資中扣回預支費用；
八、商務接待過程要求
1、接待人員須嚴格遵守公司相關規定，不允許有任何越格行為發生；
2、商務接待人員于接待進行時，須密切注視接待動態，做好控制指揮工作，保證規范進行。
3、接待過程中遇有來賓提出辦理限制事宜，須婉言解釋。
4、接待環境標準
①物品擺放整齊，且表面無灰塵；
②地面干凈無臟物，空氣流通清新；
③室溫適度，燈光合適；
④備品齊全。
5、公司參觀規定
①安排來賓參觀公司，須提前通知行政部；
②公司情況參觀介紹由行政部安排資料，其他人員配合；
③技術交流方面由各負責人負責安排相關資料。
6、接待禮儀要求
①參與商務接待人員應著正裝，舉止禮貌；
②接待人員到車站、機場迎接來賓，應提前10~20分鐘到達，恭候來賓到達，對不熟悉的來賓應事先準備迎接牌，注明單位名稱和來賓稱謂；
③接到來賓后，接待人員應主動向來賓致以問候，并主動幫助來賓提取行李；
④到達住宿地點后，接待人員應主動協助來賓辦理入住手續，并提行李送至房間；
⑤接待人員到車站、機場送行，應根據航班、列車時刻合理提前到達，主動幫助來賓拿取、托運行李，辦理相關手續；
九、附則
1、本方案由行政部依據實際情況變化，不定期進行修訂；
2、本方案由行政部附則最終解釋；
3、本方案于2014年4月1日起執行。
附件：
申請部門： 負責人：
1、客人信息：
2、接待時間：年月日至年月日共日
3、接待事由：
4、洽談參加人員：
5、陪同人員：
6、招待項目：
□交通□住宿□宴請□娛樂□游覽□其它：
7、其它要求：
接待行程安排表
接待部門：接待負責人：制表人：
配合內容清單：
招待費用預算：
□交通：□住宿：□宴請：□娛樂等：
合計：
商務招待費用超額審批表
申請部門： 負責人：
1、招待對象：
2、招待時間：年月日至年月日
3、招待事由：
4、獲批招待費用預算：
□交通：□住宿：□宴請：□娛樂等：
合計：
5、實際招待費用情況：
□交通：□住宿：□宴請：□娛樂等：
合計：超額：
超額原因說明：
另：來賓登記手冊另行定制或設計
商務接待方案(5)
商務接待方案
商務接待方案
2014年3月17日
一、總則
1、為規范公司商務接待活動，在保證商務接待效果的前提下，加強商務接待費用控制，特制訂本方案。
2、商務接待工作是公司重要的對外窗口之一，參加接待的工作人員要遵守紀律，有禮有節、熱情大方，樹立公司的良好形象。
3、本方案規定了公司商務接待的管理職能、管理內容與要求、檢查與考核，適用于公司的全部商務接待活動的管理。
二、管理職能
行政部是公司接待工作的管理部門，公司商務接待以及宴請用餐等均由行政部統一安排。
三、商務接待工作原則
1、以對等接待、各負其責、相互配合為原則。商務接待工作涉及面廣，必須堅持重點、兼顧一般，按照對等接待、各負其責、相互配合的原則，上下一致，齊心協力，共同做好接待工作。
2、規范高效、安全節儉、服務一流的原則。商務接待工作應規范服務，提高辦事效率、熱情周到，視客情適度接待，提倡節儉，反對浪費，注重思想情感交流，不推諉扯皮，不應付拖拉。
3、統一標準、預算管理、嚴格控制的原則。按照公司商務接待標準，對各項商務接待費用實行預算管理，由行政部負責人根據核定的預算嚴格控制使用，商務接待費用原則上不得超過限額，如需追加預算，由總經理另行審批。
四、接待職責分工
1、接待工作是公司窗口式工作，對于塑造企業良好形象、實現公司經營目標，具有十分重要的意義。各相關部門及人員必須高度重視且規范行為。
2、接待內容包括：迎客引入、詢問讓座、接待洽談、參觀介紹及招待服務等。分工如下：
行政部：
提供一般接待良好環境的保障及備品準備，負責接待服務并陪同洽談及參觀介紹；
負責來客引入及會議室的環境保持；
提供信息溝通保障及調度控制和來客記錄，安排來賓行程、食宿等。
工程部及相關負責人：負責接待洽談并陪同始終。
五、商務接待細則及標準
1、商務接待細則
對于因接待需求經常往來的餐館、賓館、副食品店或其他機構應爭取以簽約形式約定折扣價，原則上應定點采購和安排餐飲、住宿等事項。
在商務接待過程中，原則上酒水、香煙應自帶，未經允許的前提下自行購買物品和安排的招待事項而產生的費用公司不予報銷。
2、商務接待標準
公司商務接待標準，根據來訪者的人員級別及訪問目的不同，適用不同標準。主要劃分為3個級別：普通接待、中級接待、高級接待。
普通接待
項目名稱
說明
適合人群
普通商務類考察人員、技術人員、中層管理者以下人員等；
交通標準
按對方人員要求協助訂購，公司不負擔費用；
住宿標準
按對方人員要求，公司不負擔住宿費用；
餐飲標準
簡餐消費控制在20元/人以內，宴請消費控制在50元/人以內；或根據人數安排公司食堂就餐；
接待陪同人員
接口業務人員、部門主管；
接待車輛
商務車或出租車；
其他接待
1、公司會議室布置投影機、白板、飲品（飲用水、茶、咖啡）；
2、必要時于來賓臨行時贈送紀念品，消費控制在50元/人以內。
備注
中級接待
項目名稱
說明
適合人員
企業中級領導、經理等；
交通標準
按對方人員要求協助訂購，公司不負擔費用；
住宿標準
按對方人員要求，公司不負擔費用；
餐飲標準
簡餐消費控制在30元/人以內，宴請消費控制在60元/人以內；
接待陪同人員
接口業務人員、部門主管、分管副總；
接待車輛
公司轎車、商務車或出租車；
其他接待
1、必要時制作來賓接待手冊；
2、公司會議室布置公司簡介等宣傳資料、文件袋（信箋紙、筆）、飲品（飲用水、茶、咖啡）、香煙、煙具等；
3、適情況經總經理批準下安排來賓到本地主要景點游玩或娛樂；
4、必要時于來賓臨行時贈送紀念品，消費控制在200元/人以內。
備注
高級接待
項目名稱
說明
適合人員
企業高級領導、公司特邀人員、技術交流評審會特邀領導等；
交通標準
按對方人員要求訂購，公司負擔費用；
住宿標準
住宿標準三星級以上酒店，公司負擔費用；
餐飲標準
簡餐便消費控制在50元/人以內，宴請消費控制在100元/人以內；
接待陪同人員
接口業務人員、部門主管、分管副總、總經理；
接待車輛
公司轎車或租用專車；
其他接待
1、制作來賓接待手冊，必要時安排酒店房間內布置迎賓卡、鮮花、水果；
2、公司顯著位置布置迎賓條幅等；
3、公司會議室或租借會議廳布置公司簡介等宣傳資料、文件袋（筆記本、筆）、飲品（瓶裝飲用水、茶、咖啡）、鮮花、水果、香煙、煙具等；
4、安排公司領導與來賓合影并制作相框；必要時安排會談記錄、錄音、攝影、攝像；
5、安排來賓到本地主要景點游玩或娛樂；
6、必要時于來賓臨行時贈送紀念品，消費控制在500元/人以內。
備注
六、商務接待流程
1、商務接待的申請與審批
①各部門實施商務接待前，應填寫《商務接待申請表》，經部門主管審核，分管副總審批后報由總經理簽字確定后，報行政部申請安排接待；
②申請部門在《商務接待申請表》內應明確來賓人數、級別、接待時間、接待事由、接待負責人等信息及相關接待要求建議；
③公司高層領導的商務接待活動，由其相關接洽人員填寫《商務接待申請》，并作為接待負責人；
④行政部接到《商務接待申請表》后，應根據公司商務接待標準進行商務接待行程設計并核定接待預算后，填寫《接待行程安排表》，反饋至接待申請部門確認；
⑤經申請部門確認后的《接待行程安排表》，按接待標準進行審批；
⑥如接待申請部門要求部分或全面超標準接待，《接待行程安排表》應按照相應接待標準進行審批；
⑦行政部將獲批后的《接待行程安排表》報公司財務部，作為預支、報銷接待費用的預算憑證。
2、商務接待的實施
①行政部依據獲批的《接待行程安排表》，落實各項接待安排的責任人及物品置辦；
②行政部將《接待行程安排表》副本發至申請部門接待負責人，以及接待活動相關領導，以便合理安排時間；
③行政部依據接待行程安排，協調接待負責人和公司車輛或租用車輛的時間安排；
④行政部依據接待行程安排，制作《來賓接待手冊》，交由接待負責人，送至來賓；
⑤接待負責人或公司，應根據接待行程安排，前往車站、機場接送來賓，并陪同來賓辦理入住、結算手續；
⑥接待負責人應嚴格執行接待行程安排，保證各項接待活動的有序銜接；
⑦公司領導與來賓合影后，由行政部將照片制成相框，交由接待負責人送達來賓，留作紀念；
3、商務接待行程的變更
①商務接待過程，如來賓要求對行程安排進行調整，現場陪同人員（接待負責人、司機及其他陪同人員）應及時將調整意見通知行政部；
②行政部收到行程調整意見后，應立即對《接待行程安排表》進行調整；并通知相關部門及人員。
七、費用報銷
1、原則上商務接待費用應開據正規發票并經相關證明人簽字確認，特殊情況需提前與財務及公司相關負責人員溝通。
2、商務接待結束后，參與接待人員應在5天內將粘貼好的票據交至行政部根據公司商務接待標準和細則對相關費用進行初審。實際發生費用在已獲批預算額度內的，行政部初審合格后返報銷人辦理費用報銷手續；實際發生費用超出獲批預算額度的，由責任人填寫《費用超額審批表》說明超額原因，到總經理處進行審批，獲批后方可報銷。對于無故超過30天未提供票據的，不再予以報銷，由財務部從責任人的工資中扣回預支費用；
八、商務接待過程要求
1、接待人員須嚴格遵守公司相關規定，不允許有任何越格行為發生；
2、商務接待人員于接待進行時，須密切注視接待動態，做好控制指揮工作，保證規范進行。
3、接待過程中遇有來賓提出辦理限制事宜，須婉言解釋。
4、接待環境標準
①物品擺放整齊，且表面無灰塵；
②地面干凈無臟物，空氣流通清新；
③室溫適度，燈光合適；
④備品齊全。
5、公司參觀規定
①安排來賓參觀公司，須提前通知行政部；
②公司情況參觀介紹由行政部安排資料，其他人員配合；
③技術交流方面由各負責人負責安排相關資料。
6、接待禮儀要求
①參與商務接待人員應著正裝，舉止禮貌；
②接待人員到車站、機場迎接來賓，應提前10~20分鐘到達，恭候來賓到達，對不熟悉的來賓應事先準備迎接牌，注明單位名稱和來賓稱謂；
③接到來賓后，接待人員應主動向來賓致以問候，并主動幫助來賓提取行李；
④到達住宿地點后，接待人員應主動協助來賓辦理入住手續，并提行李送至房間；
⑤接待人員到車站、機場送行，應根據航班、列車時刻合理提前到達，主動幫助來賓拿取、托運行李，辦理相關手續；
九、附則
1、本方案由行政部依據實際情況變化，不定期進行修訂；
2、本方案由行政部附則最終解釋；
3、本方案于2014年4月1日起執行。
附件：
申請部門： 負責人：
1、客人信息：
姓名
單位
職務
電話
2、接待時間：年月日至年月日共日
3、接待事由：
4、洽談參加人員：
5、陪同人員：
6、招待項目：
□交通□住宿□宴請□娛樂□游覽□其它：
7、其它要求：
部門主管
簽字：日期：
副總經理
簽字：
日期：
總經理
簽字：日期：
接待行程安排表
接待部門：接待負責人：制表人：
日期/時間
接待事項
主講/陪同
其它參加部門
地點
第一天（月日）
第二天（月日）
第三天（月日）
配合內容清單：
配合項目
時間
配合內容
責任人
部門
招待費用預算：
□交通：□住宿：□宴請：□娛樂等：
合計：
行政部確認
簽字：日期：
部門主管
簽字：日期：
副總經理
簽字：日期：
總經理
簽字：日期：
商務招待費用超額審批表
申請部門： 負責人：
1、招待對象：
姓名
單位
職務
2、招待時間：年月日至年月日
3、招待事由：
4、獲批招待費用預算：
□交通：□住宿：□宴請：□娛樂等：
合計：
5、實際招待費用情況：
□交通：□住宿：□宴請：□娛樂等：
合計：超額：
超額原因說明：
行政部確認
簽字：日期：
部門主管
簽字：日期：
副總經理
簽字：日期：
總經理
簽字：日期：
另：來賓登記手冊另行定制或設計
商務接待方案(6)
商務接待方案
一、 總則
1、 目的
商務接待室公司行政事務和公關活動的重要組成部分，為使公司商務接待工作規范有序，塑造統一的對外形象，合理控制接待費用，特制定本方案。
2、 適用范圍
本方案適用于公司所有的商務接待活動，包括公司及所屬各部門，以及各子、分公司經營管理活動所必須的接送、食宿、購票、會談和陪同參觀等方面的安排工作。
3、 接待責任單位
公司的一般商務接待活動由行政部負責實施，各相關部門配合。遇到重大接待工作和活動，可由總經理或行政總監協調若干部門共同做好此項工作，有關部門要積極主動配合。行政部應以本方案為模板，結合公司的接待制度，制定每一項具體的接待方案并組織實施。
二、 接待準備工作
（一） 了解接待對象的情況
接待對象情況表
來賓情況
具體內容
個人情況
姓名、性別、年齡、職務、民族、宗教信仰、生活習俗、國別、所代表機構或組織等
來訪事由
明確接待對象的來訪目的、意圖和任務
其他情況
具體人數、抵達時間和地點、離開時間、交通工具、行程路線及其日程安排
（二）制訂接待計劃
一個完善的接待計劃應包括接待規格、日程安排、費用預算等內容。負責接待人員做好計劃后應根據接待規模的大小報相應領導審批后實施。
1、 接待規格
接待規格是指接待工作的具體標準，其基本內容包括接待規模的大小，主要陪同人員職務高低以及接待費用的多少等，一般分為高格接待、對等接待和低格接待三種形式。
接待規格表
接待規格
說明
具體形式
高格接待
指陪客比來賓職務高而采取的一種接待方式
1、 上級領導派一般工作人員向下級領導口授意見或要求，下級領導要高格接待，出面作陪
2、 兄弟單位或協作單位的領導派員到本單位商量重要事宜，本單位領導要親自出面，高格接待
3、 下級同志上訪，有重要的事情向上級領導匯報，要高格接待
對等接待
指陪同與來賓的職務、級別大體相同而采取的一種接待形式
1、 對重要的來訪者，負責接待的領導自始至終地陪同
2、 對來賓初到和告別時的對等接待，中間可以請適當人員陪同
低格接待
指陪客比來賓職務低而采用的一種接待形式
1、 上級主要領導或主管部門領導來本地視察、了解情況或作一些調查研究，這種接待宜采用低格接待。
2、 外地參觀學習和旅游團的接待工作只需采用低格接待
3、 老領導故地重游或上級領導路過本地只需采用低格接待
2、 活動日程
活動日程，即根據接待對象的來訪目的、日程安排等確定其在來訪期間的各項活動的時間安排，接待人員要周密部署，安排好下列四項內容。
（1）接待的日期和具體的時間。
（2）具體的接待活動內容及每一項活動的具體時間安排，如確定主持人、介紹重要客人、組織領導或重要客人致辭、安排合影和重要客人留言題字等。
（3）確定各項接待、活動的場地。如接待室、休息室、住宿地點、會議場所和宴會地點等，還要備好各場地所需的音響、照明設備、錄像機和花籃等。
（4）接待人員的各項工作安排。一般陪同、接送、剪彩、留言和題字等活動都要預先安排專人負責。其中陪同人員包括主要陪同領導、相關的職能部門領導和有關的技術人員和其他人員，公關人員應根據來賓的情況事先擬定各個項目陪同人員及工作人員名單，報領導審批、申請費用等。
3、費用預算
接待人員應以接待計劃為基礎，提前做好接待費用預算。一般費用預算包括招待費、食宿費、交通費、材料費和紀念品等。接待人員最好估算出大體數額，以便領導審批、申領費用等。
接待費用預算表
費用項目
主要內容
具體數量或規格
預計金額（元）
食宿費
來賓的食宿、宴請費用及工作人員的餐飲費用
勞務費
工作人員的加班費、專家的講課和演講費等
工作經費
租借場所、辦公用品、各種資料的準備費用等
交通費
來賓訪問期間的交通費用
紀念品費
贈送來賓的紀念品或禮品費用
宣傳和公關費用
刊登新聞、紀念照片、記者招待會和新聞發布會等
其他費用
組織來賓參觀、旅游和娛樂等費用
合計
4、 其他事項計劃安排
在接待計劃中，還應體現如下表所示四項工作安排，接待人員應仔細斟酌來賓情況，作出合理的計劃安排。
其他事項工作安排表
接待項目
具體事宜
應考慮的因素
生活安排
主要是安排來賓訪問期間的生活起居，包括飲食、住宿、出行
1、飲食安排：要尊重來賓的習俗，盡量滿足來賓要求
2、住宿安排：根據來賓人數、性別、身份及來賓要求訂好房間
3、出行安排：出于方便來賓的考慮，對其往來、停留期間所使用的交通工具，公關人員亦提前做好安排
迎送安排
接機、接站和送行工作
根據確定的接待規格進行安排，包括歡迎儀式、接機接站人員、歡送儀式和送行事宜等
安全保衛
若接待重要來賓，接待人員應將安保工作列入計劃
要“謹小慎微”，制定預案，思想上高度重視，并報上級部門批準
宣傳報道
若來賓的訪問活動對公司有重要影響時，要事先做好宣傳準備，確定出席新聞媒體或記者的名單并及時聯絡
1、注意公司內部口徑一致，掌握分寸，并報上級部門批準
2、應向接待對象提供有關的圖文報道資料，并存檔備案
禮品或紀念品
確定禮品或紀念品的種類、數量等
1、禮物選擇要輕重得當，不可讓人產生誤解。
2、考慮來賓的風俗禁忌
3、禮品選擇要有意義，最好的禮品應該是根據對方興趣愛好選擇的
4、禮品的選擇也可是當地有特色的物品
三、 接待具體實施
（一） 制定接待計劃
（二） 迎接安排
（三） 看望、商議日程
（四） 接待中的具體事項要求
1、 接待規格及陪同人員要求
2、 接待地點的選擇
3、 會場安排
4、 用餐標準及審批權限
5、 住宿標準及審批權限
6、 交通及車輛安排
7、 參觀旅游安排
8、 宴請
9、 迎送安排
四、 接待工作總結
每次完成較大規模的接待活動后，主要負責接待的人員應進行一次小結，以便總結經驗、改進后續工作。
