文秘專業基礎知識大全17篇

文秘專業基礎知識大全17篇

文秘專業基礎知識大全(1)

一、按字母排列的分類法

在這種分類法中，每一通訊人的名字立一個案卷，案卷嚴格按照字母順序排列。姓的第一個字母是指示該案卷在檔案柜中存放位置最初步的索引，如果要決定該卷的準確位置，姓氏第一個字母以后的字母是決定的因素。例如，coffinthomas應該排在 cryton philip之后。 數量較少的、無須—一分別立卷的文件資料歸放在一起組成雜類卷，這類案卷也可以用字母表中的字母來標分，每一雜類卷的封面上應寫有該卷內裝放的文件資料的目錄。

1、按主題分類

文件的主題有時會取代作者成為歸檔的依據，最重要的主題名稱作為歸檔的首要因素，次要的主題作為第二個因素，依次類推。最基本的分類導片標示出各類文件的主要標題，這些標題都是與單位的某項業務相關的，如：廣告、運輸、獨家代理商、購置、管理等等。很多單位都有一定數量的文件資料適合按主題分類，這些主題通常是有關該業務部的總的管理以及該業務部與其分部、代理商、貿易聯系單位的關系等等。各主題之間的排列可以根據字母排列順序進行。按主題分類立檔的優點是所有有關資料都集中存放，可以迅速、簡便地查閱。

2、按地區分類

在按地區分類法中，檔案是按其產生的省、市、地、縣等分類的，其基本原理與按主題分類的基本原理是相同的，只是在該法中，文件是按國名、省份、城市等名稱的字母順序排列的。這樣可以使有關地區的所有文件集中存放，然后再按其他問題分別立卷。運輸和出口業務部門、計劃部門和銷售部門最適合用這種方法保存文件。

二、按數字分類

案卷以數碼排列，每一份文件給定一個數碼。用索引卡或索引條可以查出某一數碼所代表的名字。所有索引卡按所標名字的字母順序排列，集中放在索引卡抽屜里。當需要查找某份文件時，先從索引卡抽屜中相應的字頭下找出與文件相關的信息，從而得知該案卷的數碼，然后可以在適當的檔案柜中找到標有該數碼的案卷。

1、按十進位制數碼編排分類

這是數字法的一種，經常與按專題分類相結合。用于圖書分類的杜威十進位制數碼法就是這種分類的一個很好的例子。操作起來比較簡單，主要專題分別用某個整數表示。

當該系統中需要新增立案卷時，通常把它歸入已立檔的某一項目，插在適當的位置，然后編上小數。這樣就可以不需要對已經建立的系統進行大的修改和變動。

使用十進位制數字排列法立卷，能較容易地根據文件上所編的案卷號得知該信件所屬域和該案卷在檔案柜中的位置。

2、 按日期排列分類、

這種方法操作十分簡單，文件是按照用數字表示的文件日期的先后順序立卷的。按日期排列的方法雖然不作為一種基本系統來使用，但它一般是排列案卷內文件順序的標準方法。

三、字母法和數字法的比較

1、 字母順序排列法的優點

（1）、按公司、專題或地理位置分類存放文件是一種方便實用的方法，它能直接、迅速地立卷，不需要建立索引卡。

（2）、材料費用較低。

2、字母順序排列法的缺點

（1）、查找常用名字時可能會遇到困難。

（2）、.當需要查找某一專題案卷時案卷位置難以確定。

（3）、需要擴充時不容易估算所需要的空間。

3、數字排列法的優點

（1）、 標有數碼的案卷比按字母法排列的案卷更容易查找，當文件用畢歸檔時，放錯

位置的可能性較小。

（2）、標上數碼的文件方便查詢。

（3）、由于新立案卷排放在已立案卷的后面，因而可以無限擴充；建立起的相應索引卡片或索引條可以兼作其他用途。

4、數字排列法的缺點

（1）、必須建立相應的索引卡片或索引條，而且通過索引卡查找案卷會占用一部分時間。

（2）、該系統的建立和保持比較費錢、費時。

（3）如果數碼標錯會造成文件和案卷放錯位置的嚴重后果。

四、字母法和數字法的綜合運用

按字母順序排列和按數字排列對檔案進行分類各有其優點和缺點，我們可以把這兩種方法結合起來運用。

在字母順序排列法中套編上數字索引，用數字分別表示每一個字母或字母的一部分，在立卷時，每個案卷再分別編號。例如：假定a用回來表示，在該組中有5個案卷，那么第四個案卷的編號就是1／4。在這種方法中，案卷是按字母順序排列的，數字編號只起輔助作用，只作為查文編號以供通訊時引用。

來源:考試大-秘書資格

一、電子檔案的優點

1、操作方便

形成檔案之前的電子文件，其增、刪、改等都很方便，而且改后不留任何痕跡，保證了檔案頁面的整潔。并且電子檔案具有高度的標準性，使之對電子檔案的檢索更加方便。

2、傳遞快捷、實現資源共享

一份紙質檔案只能在某時、某地讓能夠接觸到它的人閱讀，而電子檔案由于其處理環境是計算機和網絡技術，因此可以不受這種限制。網絡上傳遞電子檔案的時間是按秒計算，而同樣距離的紙質檔案傳遞則是以天計算的，二者在速度上的區別非常明顯。而且，一個終端上的電子文件也可以同時發給若干個網絡終端，電子檔案這種不受存儲載體限制的特點，使利用者產生一種共享的感覺，從而擺脫時間和空間的制約。

3、存儲空間小

無限增長的紙質文件與有限的存儲空間之間存在著日益激烈的矛盾，而電子檔案占據的極少量空間能夠很好地解決這一矛盾，例如：一張光盤容量可達600mb－4 000mb，可存 35萬張打印紙上的文字信息或 10萬頁圖形信息。而且，如果不移動存儲載體，只處理信息，那么電子檔案幾乎無重量和體積可言，相比之下紙質文件的笨重就顯而易見了。

4、具有多種表現形式

隨著多媒體電子計算機的應用，電子檔案的形態也隨之多樣化了。文字、圖形。聲音、影像等多種媒體信息都可以單獨或相互搭配成電子檔案的內容，這就造成了電子檔案的多媒體集成性，使電子檔案比紙質檔案更加全面、形象、生動。

5、復制時不容易丟失信息

紙質文件復制或縮微品拷貝經常會出現清晰度下降、畸變、信息丟失等問 題，而電子檔案的復制，由于是數字化的信息處理，幾乎不存在這些問題。所以 完全可以做到復制后得到的電子檔案與原來的電子檔案無任何區別。 來源:考試大-秘書資格

1、什么是秘書？

答：在我國現階段，通常是指黨政機關、部隊、社會團體或企業、事業單位領導的助手，這一職業的工作具有輔助性和服務性。

2、秘書部門的職能性和工作特點？

答：（1）綜合性。（2）輔助性。（3）門面性。（4）機要性。

3、秘書工作的主要內容？(風險題)

答：（1）處理文電。（2）撰擬文稿。（3）辦理會務。（4）調查研究。（5）查辦、催辦。（6）根據領導意圖協議本單位的有關工作。（7）安排禮儀活動。（8）處理來信來訪。（9）組織機要交通。（10）檔案的管理。（11）其他日常事處及領導臨時交辦的任務。

4、秘書工作的作用：

答：（1）樞紐作用。（2）助手作用。（3）參謀作用。（4）協調作用。（5）耳目作用。

5、秘書工作的指導思想：

答：一是為直接領導服務；二是為與本系統有關的部門及其成員服務；三是為廣大人民群眾服務。

6、秘書工作的原則：

答：（1）準確。（2）迅速。（3）求實。（4）保密。

7、秘書工作者的政治素質：

答：（1）具有較高的理論水平。（2）具有較強的法律意識和政策觀念。

（3）具有全心全意為人民服務的思想。（4）嚴于律己，遵守紀律。

8、秘書工作人員應具備的基礎知識：

答：（1）基礎知識。（2）社會知識。（3）專業知識。（4）業務知識。（5）輔助知識。

9、秘書人員應具備的能力：

答：（1）調查研究能力。（2）收集資料的能力。（3）文字表達能力。（4）口頭表達能力。（5）組織協調能力。（6）辦事能力。（7）管理事務的能力。（8）文字書寫的能力。（9）操作現代辦公設備的能力。

10、信息的作用？

答：①為領導的科學決策提供依據。②為實現科學管理創造條件。③是發揮參謀，助手作用的主要內容。

11、現代秘書部門信息工作應遵循兩條原則？

① 全面服務。②實事求是。不夸大縮小，既報喜，又報憂。

12、值班記錄電話記錄應包括五個要素？

答：a來電時間。b來電單位、姓名及職務、電話號碼等。c來電內容。d領導批示和處理意見。e接電話記錄人。

13、值班日記四要素：

答：值班員、值班時間、記事內容、辦理情況。

１4、打電話的一般程序是什么？

答：（１）打電話就應對電話內容擬出腹稿或擬出文字提綱，特別重要的事情，要寫出通話全文。（２）電話接通后，先問明對方是否就是要通知的單位或當事人，然后先通報自己單位名稱、職務、姓名，再問對方姓名、職務，最后再說通話內容。（３）向下級打的電話比較重要的，需要記錄的電話，打完后應要求對方復述一遍，確保對方記錄無誤。下級人員在接完上級的重要電話后，亦應主動復述。（４）要找的人不在時，可要求對方轉告或安排回電話。

15、回電話接電話的一般程序是什么？

答：（１）回答電話要迅速，盡可能在鈴響第一遍后就接并立即打招呼。

（２）問清對方單位、姓名、職務后，通報自己的單位、職務和姓名。

（３）所接電話一般都應有記錄，必要時使用錄音電話，并時常檢查自己對所接電話的處理情況。

（４）來電話者要找的人不在時，問清是否需要代為轉告，不清楚的事情不盲目回答。

16、電話記錄有哪五個部分？

答：一是來電時間、包括年、月、日、時、分；二是來電單位、姓名及電話號碼；三是來電內容；四是處理意見和領導批示；五是接電話記錄人。

17、什么是文書？

答：指個人、社會組織、政黨集團、國家政權在社會活動中為了一定目的而形成并使用的特定格式的文字資料。

18、什么是文件？

答：通常所說的文件，是指機關、團體、部隊、企事業單位制發使用的具備一定格式的公務文書。

19、什么是會簽？

答：兩個及兩個以上機關聯名行文，須經各聯名機關的領導同志聯名簽署。聯名簽署文件的過程稱作會簽。會簽本身也是一種會商，但大量的實質性的會商工作應在會簽之前進行。

20、什么是傳達范圍？

答： 指可以聽到宣讀文件的人員范圍。文件需要傳達到哪個范圍，一般都是根據臨時情況確定的，文件中應當注示清楚。

22、密級一般劃分為哪幾級

答： 一般劃分為秘密、機密、絕密三個等級，

23、會議報到有哪幾種方式？

答：①與會者本人持會議通知或單位介紹信親自報到；②委托他人代為報到；③電話報到。

24、內賓接待工作原則是什么？

答：1、熱情相待。2、按政策辦事。3、簡樸大方，不搞形式主義，不要鋪張浪費，盡可能少花錢多辦事。4、節省時間，努力提高辦事效率。

25、握手的技巧是什么？

答：同性之間特別是男性之間的握手應當有力，以示熱情友好；反之，如果有氣無力或者若無其事，就會使對方產生冷漠、疏遠的感覺。異性之間、特別是女同志對男同志的握手，無需用力，只要輕輕地握一下就可以了。與領導同志或者身份較高的人握手，要視具體情況而論，如果他有意與你握手，就應當主動把手伸過去；如果他無意握手，就不要勉強。

26、為別人作介紹時應注意哪幾方面？

答：如果雙方的地位不同，應當先把地位低的人介紹給地位高的人；如果雙方的身份相同、年齡相近，應當先把男性介紹給女性，把主人介紹給客人；如果雙方的地位相近、年齡有別，應當先把年輕的介紹給年長的；如果一個人會見幾個人，應當先把一個人介紹給幾個人。在為別人介紹時，秘書工作者應當事先熟悉雙方的情況，以便介紹。

27、聽講時應注意的幾個問題？

答： ①要專心致志認真聽講，以示注意和尊重對方，而不要東張西望，心不在焉，以免影響講話人的情緒。②不要隨意打斷人家的話題。③遇到說話嚕蘇，或者有意無意糾纏你的人，不要厭煩，更不要露慍色，而應當有禮貌地中斷對方的話題或委婉地回絕他，可以委婉地說“我們是不是長話短說？”或者說“對不起，我還有急事。咱們是不是以后再細談？”

28、當你有幾機說話時,應注意哪幾點？

①要禮貌文明、熱情和藹，給人以親切感；②語速要和緩，語調要適中，給人以舒暢感；③切忌過分急越亢奮，以免使人產生高壓感；④切忌多說官話、套話，也不要使用生僻古怪的詞語，以免令人生厭；此外，不要夸夸其談，更不能自吹自擂；⑤吐音要準確，語言要簡潔，表達要妥貼，以提高對方的接受效果。

29、接電話時的注意事項？

答：電話鈴響后，應當馬上拿起耳機，而不要讓人久等；拿起耳機之后，應當立即說“您好！”而不要默不作聲讓人干等。然后，就可以詢問對方姓名、單位、有何事情等，可以說“請問

您貴姓？您 是什么單位？有什么事？”之類的話；通話完了應當說聲“再見”之類的客氣話。在接電話時還有幾個問題需要注意：①如果一個電話未完又來一個，或者兩部電話同時響鈴，應當視電話的內容，讓緊急的一方先講同時禮貌地叫另一方稍等片刻，或者讓他過一會再打過來。②如果對方喋喋不休，廢話連篇，可以說“請問您還有別的事嗎？”或者“對不起，我還有急事要辦。”這樣對方就會明白你的意思。③如果人家打錯了電話，不要訓斥別人，而應當耐心地告訴對方“你打錯了。”或者“我們這里沒有您要找的人 ”等。假如你的單位不保密，最好把自己的單位和電話號碼告訴對方，以便他糾正；假如是機要部門，就不能把自己的單位和電話號碼告訴人家，只要婉言回絕就可以了。

30、打電話時的注意事項？

①不論對方是何對象，都要禮貌，包括語言文明、態度和藹。在打通電話之后，如果你想找人，就應當說“喂請找×××。”或“麻煩你找一下×××。”如果你是和對方聯系工作，首先應當“自報家門”，告訴對方你是誰，在什么單位工作，然后再進入正題，開始交談。②如果是向對方傳達指示或者布置工作而內容又比較繁多復雜，應當主動提醒對方記錄。③聲音應當不高不低，嘴與話筒應當保持一定的距離，以免對方聽來刺耳，影響接收效果。④語言應當簡練明了，用最少的語言，在最短的時間內把事情準確清楚地傳達給對方，而不要嚕里嚕蘇。廢話連篇會影響對方把握你要說的中心意思。另外，問候語客套話以及與中心無關的話應當盡量少講，一則它會影響工作效率，二則也會給人以婆婆媽媽的感覺。

31、協調的內容主要包括哪三方面？

答：政策協調、業務協調和事務協調。

32、協調的方法有哪些？

答：１、文字協調 ;２、情況協調; 會議協調;面商協調。

33、協調工作的原則？

答：１、服從全局的原則。２、維護團結的原則。３、從實際出發的原則。４、認真負責的原則。

34、辦公自動化中的保密？

答：計算機的保密，需要從以下幾個方面加強工作：1、操作人員的要求。2、計算機的放置。

3、計算機在使用中的保密。

35、文房四寶主要指的是什么？即紙、墨、筆、硯四種書寫文具。

答：什么是硬筆書法硬筆書法是指用鋼筆、彩色水筆、圓珠筆、鉛筆等硬尖書寫工具書寫漢字的方法。

36、校對的主要方法有哪幾種：

答：一是對校法；二是折校法；三是 讀校法。

37、人的能力大致可分為哪兩種

答：一是自然的能力，二是人的特有能力。

一般說來，科學能力結構的基本要素：有觀察能力、記憶能力、思維能力、想象能力、實際操作能力、管理能力等。

38、什么是創造性思維？

答：創造性思維主要是指對客觀事物之間的聯系所進行的新探索，并能創造出新的思維形態。

39、你怎樣認識靈感？

答：有人認為，靈感是指一切創造性活動過程的某種創造力極為高漲的狀態，不僅有突發性、創造性，而且還以創造者頑強意志、熱情以及高效率的勞動為特征。一般地說，當靈感產生時，總是以一系列的邏輯思維為前提的。靈感的產生有隨機性、瞬時性。只有通過艱苦勞動才能獲得到，沒有對某一個問題長久地思索，靈感是不會突然降臨的。

文秘專業基礎知識大全(2)

　　文秘專業的基礎知識試題，讓你答的話你能對多少呢？以下是為大家精心整理的“文秘專業基礎知識試題及答案”，歡迎大家閱讀，供您參考。更多詳請關注！

　　1、什么是秘書？

　　答：在我國現階段，通常是指黨政機關、部隊、社會團體或企業、事業單位領導的助手，這一職業的工作具有輔助性和服務性。

　　2、秘書部門的職能性和工作特點？

　　答：（1）綜合性。（2）輔助性。（3）門面性。（4）機要性。

　　3、秘書工作的主要內容？（風險題）

　　答：（1）處理文電。（2）撰擬文稿。（3）辦理會務。（4）調查研究。（5）查辦、催辦。（6）根據領導意圖協議本單位的有關工作。（7）安排禮儀活動。（8）處理來信來訪。（9）組織機要交通。（10）檔案的管理。（11）其他日常事處及領導臨時交辦的任務。

　　4、秘書工作的作用：

　　答：（1）樞紐作用。（2）助手作用。（3）參謀作用。（4）協調作用。（5）耳目作用。

　　5、秘書工作的指導思想：

　　答：一是為直接領導服務；二是為與本系統有關的部門及其成員服務；三是為廣大人民群眾服務。

　　6、秘書工作的原則：

　　答：（1）準確。（2）迅速。（3）求實。（4）保密。

　　7、秘書工作者的政治素質：

　　答：（1）具有較高的理論水平。（2）具有較強的法律意識和政策觀念。（3）具有全心全意為人民服務的思想。（4）嚴于律己，遵守紀律。

　　8、秘書工作人員應具備的基礎知識：

　　答：（1）基礎知識。（2）社會知識。（3）專業知識。（4）業務知識。（5）輔助知識。

　　9、秘書人員應具備的能力：

　　答：（1）調查研究能力。（2）收集資料的能力。（3）文字表達能力。（4）口頭表達能力。（5）組織協調能力。（6）辦事能力。（7）管理事務的能力。（8）文字書寫的能力。（9）操作現代辦公設備的能力。

　　10、信息的作用？

　　答：①為領導的科學決策提供依據。②為實現科學管理創造條件。③是發揮參謀，助手作用的主要內容。

　　11、現代秘書部門信息工作應遵循兩條原則？

　　① 全面服務。②實事求是。不夸大縮小，既報喜，又報憂。

　　12、值班記錄電話記錄應包括五個要素？

　　答：a來電時間。b來電單位、姓名及職務、電話號碼等。c來電內容。d領導批示和處理意見。e接電話記錄人。

　　13、值班日記四要素：

　　答：值班員、值班時間、記事內容、辦理情況。

　　14、打電話的一般程序是什么？

　　答：（1）打電話就應對電話內容擬出腹稿或擬出文字提綱，特別重要的事情，要寫出通話全文。（2）電話接通后，先問明對方是否就是要通知的單位或當事人，然后先通報自己單位名稱、職務、姓名，再問對方姓名、職務，最后再說通話內容。（3）向下級打的電話比較重要的，需要記錄的電話，打完后應要求對方復述一遍，確保對方記錄無誤。下級人員在接完上級的重要電話后，亦應主動復述。（4）要找的人不在時，可要求對方轉告或安排回電話。

　　15、回電話接電話的一般程序是什么？

　　答：（1）回答電話要迅速，盡可能在鈴響第一遍后就接并立即打招呼。

　　（2）問清對方單位、姓名、職務后，通報自己的單位、職務和姓名。 （3）所接電話一般都應有記錄，必要時使用錄音電話，并時常檢查自己對所接電話的處理情況。（4）來電話者要找的人不在時，問清是否需要代為轉告，不清楚的事情不盲目回答。

　　16、電話記錄有哪五個部分？

　　答：一是來電時間、包括年、月、日、時、分；二是來電單位、姓名及電話號碼；三是來電內容；四是處理意見和領導批示；五是接電話記錄人。

　　17、什么是文書？

　　答：指個人、社會組織、政黨集團、國家政權在社會活動中為了一定目的而形成并使用的特定格式的文字資料。

　　18、什么是文件？

　　答：通常所說的文件，是指機關、團體、部隊、企事業單位制發使用的具備一定格式的公務文書。

　　19、什么是會簽？

　　答：兩個及兩個以上機關聯名行文，須經各聯名機關的領導同志聯名簽署。聯名簽署文件的過程稱作會簽。會簽本身也是一種會商，但大量的實質性的會商工作應在會簽之前進行。

　　20、什么是傳達范圍？

　　答： 指可以聽到宣讀文件的人員范圍。文件需要傳達到哪個范圍，一般都是根據臨時情況確定的，文件中應當注示清楚。

　　22、密級一般劃分為哪幾級？

　　答： 一般劃分為秘密、機密、絕密三個等級。

　　23、會議報到有哪幾種方式？

　　答：①與會者本人持會議通知或單位介紹信親自報到；②委托他人代為報到；③電話報到。

　　24、內賓接待工作原則是什么？

　　答：1、熱情相待。2、按政策辦事。3、簡樸大方，不搞形式主義，不要鋪張浪費，盡可能少花錢多辦事。4、節省時間，努力提高辦事效率。

　　25、握手的技巧是什么？

　　答：同性之間特別是男性之間的握手應當有力，以示熱情友好；反之，如果有氣無力或者若無其事，就會使對方產生冷漠、疏遠的感覺。異性之間、特別是女同志對男同志的握手，無需用力，只要輕輕地握一下就可以了。與領導同志或者身份較高的人握手，要視具體情況而論，如果他有意與你握手，就應當主動把手伸過去；如果他無意握手，就不要勉強。

　　26、為別人作介紹時應注意哪幾方面？

　　答：如果雙方的地位不同，應當先把地位低的人介紹給地位高的人；如果雙方的身份相同、年齡相近，應當先把男性介紹給女性，把主人介紹給客人；如果雙方的地位相近、年齡有別，應當先把年輕的介紹給年長的；如果一個人會見幾個人，應當先把一個人介紹給幾個人。在為別人介紹時，秘書工作者應當事先熟悉雙方的情況，以便介紹。

　　27、聽講時應注意的幾個問題？

　　答： ①要專心致志認真聽講，以示注意和尊重對方，而不要東張西望，心不在焉，以免影響講話人的情緒。②不要隨意打斷人家的話題。③遇到說話嚕蘇，或者有意無意糾纏你的人，不要厭煩，更不要露慍色，而應當有禮貌地中斷對方的話題或委婉地回絕他，可以委婉地說“我們是不是長話短說？”或者說“對不起，我還有急事。咱們是不是以后再細談？”

　　28、當你有幾機說話時，應注意哪幾點？

　　①要禮貌文明、熱情和藹，給人以親切感；②語速要和緩，語調要適中，給人以舒暢感；③切忌過分急越亢奮，以免使人產生高壓感；④切忌多說官話、套話，也不要使用生僻古怪的詞語，以免令人生厭；此外，不要夸夸其談，更不能自吹自擂；⑤吐音要準確，語言要簡潔，表達要妥貼，以提高對方的接受效果。

　　29、接電話時的注意事項？

　　答：電話鈴響后，應當馬上拿起耳機，而不要讓人久等；拿起耳機之后，應當立即說“您好！”而不要默不作聲讓人干等。然后，就可以。

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文秘專業基礎知識大全(3)

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　　1、什么是秘書？

　　答：在我國現階段，通常是指黨政機關、部隊、社會團體或企業、事業單位領導的助手，這一職業的工作具有輔助性和服務性。

　　2、秘書部門的職能性和工作特點？

　　答：（1）綜合性。（2）輔助性。（3）門面性。（4）機要性。

　　3、秘書工作的主要內容？（風險題）

　　答：（1）處理文電。（2）撰擬文稿。（3）辦理會務。（4）調查研究。（5）查辦、催辦。（6）根據領導意圖協議本單位的有關工作。（7）安排禮儀活動。（8）處理來信來訪。（9）組織機要交通。（10）檔案的管理。（11）其他日常事處及領導臨時交辦的任務。

　　4、秘書工作的作用：

　　答：（1）樞紐作用。（2）助手作用。（3）參謀作用。（4）協調作用。（5）耳目作用。

　　5、秘書工作的指導思想：

　　答：一是為直接領導服務；二是為與本系統有關的部門及其成員服務；三是為廣大人民群眾服務。

　　6、秘書工作的原則：

　　答：（1）準確。（2）迅速。（3）求實。（4）保密。

　　7、秘書工作者的政治素質：

　　答：（1）具有較高的理論水平。（2）具有較強的法律意識和政策觀念。（3）具有全心全意為人民服務的思想。（4）嚴于律己，遵守紀律。

　　8、秘書工作人員應具備的基礎知識：

　　答：（1）基礎知識。（2）社會知識。（3）專業知識。（4）業務知識。（5）輔助知識。

　　9、秘書人員應具備的能力：

　　答：（1）調查研究能力。（2）收集資料的能力。（3）文字表達能力。（4）口頭表達能力。（5）組織協調能力。（6）辦事能力。（7）管理事務的能力。（8）文字書寫的能力。（9）操作現代辦公設備的能力。

　　10、信息的作用？

　　答：①為領導的科學決策提供依據。②為實現科學管理創造條件。③是發揮參謀，助手作用的主要內容。

　　11、現代秘書部門信息工作應遵循兩條原則？

　　① 全面服務。②實事求是。不夸大縮小，既報喜，又報憂。

　　12、值班記錄電話記錄應包括五個要素？

　　答：a來電時間。b來電單位、姓名及職務、電話號碼等。c來電內容。d領導批示和處理意見。e接電話記錄人。

　　13、值班日記四要素：

　　答：值班員、值班時間、記事內容、辦理情況。

　　14、打電話的一般程序是什么？

　　答：（1）打電話就應對電話內容擬出腹稿或擬出文字提綱，特別重要的事情，要寫出通話全文。（2）電話接通后，先問明對方是否就是要通知的單位或當事人，然后先通報自己單位名稱、職務、姓名，再問對方姓名、職務，最后再說通話內容。（3）向下級打的電話比較重要的，需要記錄的電話，打完后應要求對方復述一遍，確保對方記錄無誤。下級人員在接完上級的重要電話后，亦應主動復述。（4）要找的人不在時，可要求對方轉告或安排回電話。

　　15、回電話接電話的一般程序是什么？

　　答：（1）回答電話要迅速，盡可能在鈴響第一遍后就接并立即打招呼。

　　（2）問清對方單位、姓名、職務后，通報自己的單位、職務和姓名。 （3）所接電話一般都應有記錄，必要時使用錄音電話，并時常檢查自己對所接電話的處理情況。（4）來電話者要找的人不在時，問清是否需要代為轉告，不清楚的事情不盲目回答。

　　16、電話記錄有哪五個部分？

　　答：一是來電時間、包括年、月、日、時、分；二是來電單位、姓名及電話號碼；三是來電內容；四是處理意見和領導批示；五是接電話記錄人。

　　17、什么是文書？

　　答：指個人、社會組織、政黨集團、國家政權在社會活動中為了一定目的而形成并使用的特定格式的文字資料。

　　18、什么是文件？

　　答：通常所說的文件，是指機關、團體、部隊、企事業單位制發使用的具備一定格式的公務文書。

　　19、什么是會簽？

　　答：兩個及兩個以上機關聯名行文，須經各聯名機關的領導同志聯名簽署。聯名簽署文件的過程稱作會簽。會簽本身也是一種會商，但大量的實質性的會商工作應在會簽之前進行。

　　20、什么是傳達范圍？

　　答： 指可以聽到宣讀文件的人員范圍。文件需要傳達到哪個范圍，一般都是根據臨時情況確定的，文件中應當注示清楚。

　　22、密級一般劃分為哪幾級？

　　答： 一般劃分為秘密、機密、絕密三個等級。

　　23、會議報到有哪幾種方式？

　　答：①與會者本人持會議通知或單位介紹信親自報到；②委托他人代為報到；③電話報到。

　　24、內賓接待工作原則是什么？

　　答：1、熱情相待。2、按政策辦事。3、簡樸大方，不搞形式主義，不要鋪張浪費，盡可能少花錢多辦事。4、節省時間，努力提高辦事效率。

　　25、握手的技巧是什么？

　　答：同性之間特別是男性之間的握手應當有力，以示熱情友好；反之，如果有氣無力或者若無其事，就會使對方產生冷漠、疏遠的感覺。異性之間、特別是女同志對男同志的握手，無需用力，只要輕輕地握一下就可以了。與領導同志或者身份較高的人握手，要視具體情況而論，如果他有意與你握手，就應當主動把手伸過去；如果他無意握手，就不要勉強。

　　26、為別人作介紹時應注意哪幾方面？

　　答：如果雙方的地位不同，應當先把地位低的人介紹給地位高的人；如果雙方的身份相同、年齡相近，應當先把男性介紹給女性，把主人介紹給客人；如果雙方的地位相近、年齡有別，應當先把年輕的介紹給年長的；如果一個人會見幾個人，應當先把一個人介紹給幾個人。在為別人介紹時，秘書工作者應當事先熟悉雙方的情況，以便介紹。

　　27、聽講時應注意的幾個問題？

　　答： ①要專心致志認真聽講，以示注意和尊重對方，而不要東張西望，心不在焉，以免影響講話人的情緒。②不要隨意打斷人家的話題。③遇到說話嚕蘇，或者有意無意糾纏你的人，不要厭煩，更不要露慍色，而應當有禮貌地中斷對方的話題或委婉地回絕他，可以委婉地說“我們是不是長話短說？”或者說“對不起，我還有急事。咱們是不是以后再細談？”

　　28、當你有幾機說話時，應注意哪幾點？

　　①要禮貌文明、熱情和藹，給人以親切感；②語速要和緩，語調要適中，給人以舒暢感；③切忌過分急越亢奮，以免使人產生高壓感；④切忌多說官話、套話，也不要使用生僻古怪的詞語，以免令人生厭；此外，不要夸夸其談，更不能自吹自擂；⑤吐音要準確，語言要簡潔，表達要妥貼，以提高對方的接受效果。

　　29、接電話時的注意事項？

　　答：電話鈴響后，應當馬上拿起耳機，而不要讓人久等；拿起耳機之后，應當立即說“您好！”而不要默不作聲讓人干等。然后，就可以。

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文秘專業基礎知識大全(4)

文秘知識基礎模擬試題及答案

1、什么是秘書？

答：在我國現階段，通常是指黨政機關、部隊、社會團體或企業、事業單位領導的助手，這一職業的工作具有輔助性和服務性。

2、秘書部門的職能性和工作特點？

答：（1）綜合性。（2）輔助性。（3）門面性。（4）機要性。

3、秘書工作的主要內容？(風險題)

答：（1）處理文電。（2）撰擬文稿。（3）辦理會務。（4）調查研究。（5）查辦、催辦。（6）根據領導意圖協議本單位的有關工作。（7）安排禮儀活動。（8）處理來信來訪。（9）組織機要交通。（10）檔案的管理。（11）其他日常事處及領導臨時交辦的任務。

4、秘書工作的作用：

答：（1）樞紐作用。（2）助手作用。（3）參謀作用。（4）協調作用。（5）耳目作用。

5、秘書工作的指導思想：

答：一是為直接領導服務；二是為與本系統有關的部門及其成員服務；三是為廣大人民群眾服務。

6、秘書工作的原則：

答：（1）準確。（2）迅速。（3）求實。（4）保密。

7、秘書工作者的政治素質：

答：（1）具有較高的理論水平。（2）具有較強的法律意識和政策觀念。

（3）具有全心全意為人民服務的思想。（4）嚴于律己，遵守紀律。

8、秘書工作人員應具備的基礎知識：

答：（1）基礎知識。（2）社會知識。（3）專業知識。（4）業務知識。（5）輔助知識。

9、秘書人員應具備的能力：

答：（1）調查研究能力。（2）收集資料的能力。（3）文字表達能力。（4）口頭表達能力。（5）組織協調能力。（6）辦事能力。（7）管理事務的能力。（8）文字書寫的能力。（9）操作現代辦公設備的能力。

10、信息的作用？

答：①為領導的科學決策提供依據。②為實現科學管理創造條件。③是發揮參謀，助手作用的主要內容。

11、現代秘書部門信息工作應遵循兩條原則？

① 全面服務。②實事求是。不夸大縮小，既報喜，又報憂。

12、值班記錄電話記錄應包括五個要素？

答：a來電時間。b來電單位、姓名及職務、電話號碼等。c來電內容。d領導批示和處理意見。e接電話記錄人。

13、值班日記四要素：

答：值班員、值班時間、記事內容、辦理情況。

１4、打電話的一般程序是什么？

答：（１）打電話就應對電話內容擬出腹稿或擬出文字提綱，特別重要的事情，要寫出通話全文。（２）電話接通后，先問明對方是否就是要通知的單位或當事人，然后先通報自己單位名稱、職務、姓名，再問對方姓名、職務，最后再說通話內容。（３）向下級打的電話比較重要的，需要記錄的電話，打完后應要求對方復述一遍，確保對方記錄無誤。下級人員在接完上級的重要電話后，亦應主動復述。（４）要找的人不在時，可要求對方轉告或安排回電話。

15、回電話接電話的一般程序是什么？

答：（１）回答電話要迅速，盡可能在鈴響第一遍后就接并立即打招呼。

（２）問清對方單位、姓名、職務后，通報自己的單位、職務和姓名。

（３）所接電話一般都應有記錄，必要時使用錄音電話，并時常檢查自己對所接電話的處理情況。

（４）來電話者要找的人不在時，問清是否需要代為轉告，不清楚的事情不盲目回答。

16、電話記錄有哪五個部分？

答：一是來電時間、包括年、月、日、時、分；二是來電單位、姓名及電話號碼；三是來電內容；四是處理意見和領導批示；五是接電話記錄人。

17、什么是文書？

答：指個人、社會組織、政黨集團、國家政權在社會活動中為了一定目的而形成并使用的特定格式的文字資料。

18、什么是文件？

答：通常所說的文件，是指機關、團體、部隊、企事業單位制發使用的具備一定格式的公務文書。

19、什么是會簽？

答：兩個及兩個以上機關聯名行文，須經各聯名機關的領導同志聯名簽署。聯名簽署文件的過程稱作會簽。會簽本身也是一種會商，但大量的實質性的會商工作應在會簽之前進行。

20、什么是傳達范圍？

答： 指可以聽到宣讀文件的人員范圍。文件需要傳達到哪個范圍，一般都是根據臨時情況確定的，文件中應當注示清楚。

22、密級一般劃分為哪幾級

答： 一般劃分為秘密、機密、絕密三個等級，

23、會議報到有哪幾種方式？

答：①與會者本人持會議通知或單位介紹信親自報到；②委托他人代為報到；③電話報到。

24、內賓接待工作原則是什么？

答：1、熱情相待。2、按政策辦事。3、簡樸大方，不搞形式主義，不要鋪張浪費，盡可能少花錢多辦事。4、節省時間，努力提高辦事效率。

25、握手的技巧是什么？

答：同性之間特別是男性之間的握手應當有力，以示熱情友好；反之，如果有氣無力或者若無其事，就會使對方產生冷漠、疏遠的感覺。異性之間、特別是女同志對男同志的握手，無需用力，只要輕輕地握一下就可以了。與領導同志或者身份較高的人握手，要視具體情況而論，如果他有意與你握手，就應當主動把手伸過去；如果他無意握手，就不要勉強。

26、為別人作介紹時應注意哪幾方面？

答：如果雙方的地位不同，應當先把地位低的人介紹給地位高的人；如果雙方的身份相同、年齡相近，應當先把男性介紹給女性，把主人介紹給客人；如果雙方的地位相近、年齡有別，應當先把年輕的介紹給年長的；如果一個人會見幾個人，應當先把一個人介紹給幾個人。在為別人介紹時，秘書工作者應當事先熟悉雙方的情況，以便介紹。

27、聽講時應注意的幾個問題？

答： ①要專心致志認真聽講，以示注意和尊重對方，而不要東張西望，心不在焉，以免影響講話人的情緒。②不要隨意打斷人家的話題。③遇到說話嚕蘇，或者有意無意糾纏你的人，不要厭煩，更不要露慍色，而應當有禮貌地中斷對方的話題或委婉地回絕他，可以委婉地說“我們是不是長話短說？”或者說“對不起，我還有急事。咱們是不是以后再細談？”

28、當你有幾機說話時,應注意哪幾點？

①要禮貌文明、熱情和藹，給人以親切感；②語速要和緩，語調要適中，給人以舒暢感；③切忌過分急越亢奮，以免使人產生高壓感；④切忌多說官話、套話，也不要使用生僻古怪的詞語，以免令人生厭；此外，不要夸夸其談，更不能自吹自擂；⑤吐音要準確，語言要簡潔，表達要妥貼，以提高對方的接受效果。

29、接電話時的注意事項？

答：電話鈴響后，應當馬上拿起耳機，而不要讓人久等；拿起耳機之后，應當立即說“您好！”而不要默不作聲讓人干等。然后，就可以詢問對方姓名、單位、有何事情等，可以說“請問您貴姓？您 是什么單位？有什么事？”之類的話；通話完了應當說聲“再見”之類的客氣話。在接電話時還有幾個問題需要注意：①如果一個電話未完又來一個，或者兩部電話同時響鈴，應當視電話的內容，讓緊急的一方先講同時禮貌地叫另一方稍等片刻，或者讓他過一會再打過來。②如果對方喋喋不休，廢話連篇，可以說“請問您還有別的事嗎？”或者“對不起，我還有急事要辦。”這樣對方就會明白你的意思。③如果人家打錯了電話，不要訓斥別人，而應當耐心地告訴對方“你打錯了。”或者“我們這里沒有您要找的人 ”等。假如你的單位不保密，最好把自己的單位和電話號碼告訴對方，以便他糾正；假如是機要部門，就不能把自己的單位和電話號碼告訴人家，只要婉言回絕就可以了。

30、打電話時的注意事項？

①不論對方是何對象，都要禮貌，包括語言文明、態度和藹。在打通電話之后，如果你想找人，就應當說“喂請找×××。”或“麻煩你找一下×××。”如果你是和對方聯系工作，首先應當“自報家門”，告訴對方你是誰，在什么單位工作，然后再進入正題，開始交談。②如果是向對方傳達指示或者布置工作而內容又比較繁多復雜，應當主動提醒對方記錄。③聲音應當不高不低，嘴與話筒應當保持一定的距離，以免對方聽來刺耳，影響接收效果。④語言應當簡練明了，用最少的語言，在最短的時間內把事情準確清楚地傳達給對方，而不要嚕里嚕蘇。廢話連篇會影響對方把握你要說的中心意思。另外，問候語客套話以及與中心無關的話應當盡量少講，一則它會影響工作效率，二則也會給人以婆婆媽媽的感覺。

31、協調的內容主要包括哪三方面？

答：政策協調、業務協調和事務協調。

32、協調的方法有哪些？

答：１、文字協調 ;２、情況協調; 會議協調;面商協調。

33、協調工作的原則？

答：１、服從全局的原則。２、維護團結的原則。３、從實際出發的原則。４、認真負責的原則。

34、辦公自動化中的保密？

答：計算機的保密，需要從以下幾個方面加強工作：1、操作人員的要求。2、計算機的放置。3、計算機在使用中的保密。

35、文房四寶主要指的是什么？即紙、墨、筆、硯四種書寫文具。

答：什么是硬筆書法硬筆書法是指用鋼筆、彩色水筆、圓珠筆、鉛筆等硬尖書寫工具書寫漢字的方法。

36、校對的主要方法有哪幾種：

答：一是對校法；二是折校法；三是 讀校法。

37、人的能力大致可分為哪兩種

答：一是自然的能力，二是人的特有能力。

一般說來，科學能力結構的基本要素：有觀察能力、記憶能力、思維能力、想象能力、實際操作能力、管理能力等。

38、什么是創造性思維？

答：創造性思維主要是指對客觀事物之間的聯系所進行的新探索，并能創造出新的思維形態。

39、你怎樣認識靈感？

答：有人認為，靈感是指一切創造性活動過程的某種創造力極為高漲的狀態，不僅有突發性、創造性，而且還以創造者頑強意志、熱情以及高效率的勞動為特征。一般地說，當靈感產生時，總是以一系列的邏輯思維為前提的。靈感的產生有隨機性、瞬時性。只有通過艱苦勞動才能獲得到，沒有對某一個問題長久地思索，靈感是不會突然降臨的。一、單選題：

1、秘書工作的作用有5條，其中“負責承上啟下、文件吞吐、信息集散、決策下達、內外聯系”說的是以下哪一條？

A、助手作用。 B、參謀作用。 C、協調作用。 D、樞紐作用。

E、耳目作用。

2、“守口如瓶，滴水不漏，提高警惕，嚴肅紀律，切忌麻痹大意，掉以輕心。”體現的是秘書工作的哪一條原則？

A、準確。 B、迅速。 C、保密。 D、求實。

3、秘書工作的職業道德第一條是：

A、忠誠老實，實事求是。 B、克己為公，不謀私利。

C、謙虛謹慎，埋頭苦干。 D、嚴格遵守紀律，勇于自我批評。

4、調查研究的注意事項，其中是重要的一項，即首要的一項是：

A、要有正確的態度和方法。 B、謙虛謹慎，模范地執行黨的方針、政策。

C、調查研究要深入。 D、堅持實事求是。

5、秘書工作利用信息的作用，主要表現在：

A、熟悉情況，提高辦事效率。 B、便于宣傳，為搞好秘書工作服務。

C、知己知彼，“百戰不殆”。 D、為領導的科學決策提供依據。

6、文件在傳閱過程中，后邊閱批人的批示意見，需要向前邊已經作過批示的領導同志通報，這個“倒流”傳閱的過程稱為：

A、分傳 B、直傳 C、橫傳 D、回傳

7、秘書部門在將收文中的辦件請有關部門辦理后，對承辦部門應適時催詢，使用事情及時得到辦理。這一個過程叫：

A、查辦 B、請辦 C、催辦 D、督辦

8、催辦文件一般分為電話催辦、信函催辦和上門催辦三種方式。目前最方便的一種催辦方式是：

A、電子郵件催辦 B、信函快件催辦 C、電話催辦 D、驅車前往催辦

9、兩個及兩個以上機關聯名行文，須經各聯名機關的領導同志聯名簽署，聯名簽署文件的過程稱作：

A、簽發 B、送審 C、簽名 D、會簽

10、有時密級，是重要的國家秘密，即國家秘密的核心部分，一旦泄露，就會使國家遭受特別嚴重的損害。我們把這種密級稱為：

A、神密 B、機密 C、奧密 D、秘密

E、絕密

11、接聽電話時，如果一個電話未完又來一個電話，你應選擇哪種處理方式：

A、把先接的這個電話接完了，再去接聽另一個電話

B、接起另一個電話，視電話內容的緊急情況，讓緊急的一方先講，同時禮貌地請另一方稍等或讓他過一會再打過來，或主動給他打過去

C、把后打來的電話拿起，告訴他（她）你正在接電話，叫他（她）選等一會兒

D、

12、在接聽電話時，如果對方喋喋不休，廢話連篇，你怎樣處理？

A、立即把電話掛斷

B、“您煩不煩，啰啰嗦嗦……”，先教訓他，再把電話掛斷

C、“請問您還有別的事嗎？”或者“對不起，我還有急事要辦。”再掛斷電話

13、如果別人打錯電話，你怎樣處理？

A、訓斥他（她）一頓，然后掛斷電話

B、“您打錯了或我們這里沒有您要找的人”，如果您單位不保密的講，可告訴對方單位名或電話，以便對方糾正

C、“神經病，你搞清楚了再打好不好！？”

14、硬筆書法：

A、是指用鋼筆、彩色水筆、圓珠筆、鉛筆等硬尖書寫工具書寫漢字的方法

B、是指用鋼筆書寫漢字的方法

C、是指用鋼筆和圓珠筆書寫漢字的方法

15、校對工作：

A、是文件印制過程中一道必不可少的工序

B、如果是用電腦打印出來的資料，可校對，也可不校對

C、就是要讓打印稿和手寫稿一模一樣

16、讀校法：

A、就是自己一邊朗讀，一邊看稿校對

B、是由二人合作，一個朗讀原稿，一人看校樣

17、靜電復印機就是：

A、不帶高壓電的復印機 B、完全使用110伏電源的復印機

C、利用靜電原理進行復印的機器

18、傳真機是：

A、現代化通信的一種最重要的手段

B、是流傳也久的運用最廣泛的通信設備

C、是利用電話線路傳輸數字信號，使接收者獲得文字圖像和傳真信息副本的通信方式

19、決策：

A、就是我們臨時作出的決定

B、就是我們經思考后作用的決定

C、是為解決眼前或將來可能發生的問題，選擇最佳方案的一種過程

二、多選題：

1、秘書部門的職能和工作特點是：

A、綜合性 B、輔助性 C、門面性 D、機要性

E、獨立性

2、秘書工作的主要內容有11條，其中前三條是：

A、出差到外地進行考查 B、進行檔案的管理

C、辦理會務 D、撰擬文稿

E、處理電文

3、秘書工作的“三服務”具體主要指哪三服務？

A、為所有領導服務 B、為人民政府服務

C、為直接領導服務 D、為與本系統有關的部門及其成員服務

E、為廣大人民群眾服務

4、秘書工作有四條原則，它們是：

A、服務 B、準確 C、迅速 D、求實

E、保密

5、秘書工作者的政治素質，應努力做到以下方面：

A、堅決擁護中國共產黨的領導 B、具有較高的理論水平

C、具有較強的法律意識和政策觀念 D、生活上刻苦，學習上努力

E、具有全心全意為人民服務的思想 F、嚴于律己，遵守紀律

6、秘書工作者應該具備哪些基礎知識？

A、環保知識 B、法律知識 C、基礎知識 D、社會知識

E、專業知識 F、業務知識 G、輔助知識

7、秘書人員應具備的能力概括地說有9條，請你從以下指出其中的三條：

A、飲酒陪客的能力 B、娛樂、向導的能力

C、調查研究能力 D、文字表達能力

E、組織協調能力 F、救助他人的能力

8、要進行調查研究，就要準備調查計劃，請選出調查計劃的四個內容？

A、指導思想 B、旅差費及行禮準備

C、調查內容、對象及方法 D、調查時間、路線

E、注意事項 F、帶好洗漱工具

9、現代秘書部門信息工作應遵循哪兩條原則？

A、全面服務

B、實事求是。不夸大縮小，既報喜，又報憂

C、及時準確，內容全面

D、圖文并茂，形象生動

10、秘書值班的意義：

A、是反映單位面貌的窗口

B、是存放物品，收發信件，分發報刊的服務機構

C、是上傳下達，傳遞信息的樞紐

D、是貫徹和執行領導決策，協調各部門關系的重要環節

E、是單位安全保衛的先鋒

11、值班工作電話記錄五要素是什么？

A、打開記錄本和筆 B、記錄要字跡清楚，內容完整

C、來電時間 D、來電單位、姓名及職務、電話號碼等

E、來電內容 F、領導批示和處理意見

G、接電話記錄人

12、簽收是文件運轉過程中的環節之一，它包含哪兩層意思？

A、發送 B、保管 C、收到 D、簽名

13、時限，是構成公文的項目之一，亦稱急緩程序。一般分為：

A、十分火急 B、特快專遞 C、急（平急） D、加急

E、特急

14、密級，是構成公文的項目之一。指文件（電報）資料的秘密程序的等級，一般分為哪三級？

A、保密 B、泄密 C、秘密 D、機密

E、絕密

15、立卷，就是將處理完畢并具有查考保存價值的零散文件，依其形成過程中的聯系，分門別類地組成案卷。請列舉三種立卷的方法：

A、按描述的人物立卷 B、按影響的大小立卷

C、按問題立卷 D、按作者立卷

E、按文件名稱立卷

16、會議種類繁多，按參加人數的多少劃分，可分為哪三類？

A、規定性會議 B、小型會議 C、紀念性會議 D、大型會議

E、特大型會議 F、表彰會

17、內賓接待工作的四項原則是：

A、熱情接待 B、酒肉相款 C、按政策辦事 D、安排好娛樂

E、簡樸大方 F、節省時間

18、握手是最簡單而常用的一種禮節，初次相見，握手作為認識的先導；久別重逢，握手是問候的開始。但握手也有講究，請你列三條正確的做法：

A、同是男性之間握手，應當有力，表示熱情友好

B、同是男性握手，不要用力，以免降低身份

C、男女性之間握手，無需用力，只要輕輕地握一下就可以了

D、與領導或身份較高的人握手，要視具體情況而論，如果他有意與你握手，就應當主動把手伸過去

E、對女性和領導都要尊重，無論是否愿意，都應該主動把手伸過去與他（她）熱烈握手

19、介紹是使彼此不相識的雙方認識的一種手段，有自我介紹和別人介紹兩種。如為別人作介紹時，應注意以下幾個方面：

A、如雙方地位不同，應先把地位低的人介紹給地位高的人

B、雙方地位不同，應先把地位高的人介紹給地位低的人，以表示尊重

C、如雙方身份相同，年齡接近，應先把男性介紹給女性，把主人介紹給客人

D、如雙方地位相近，年齡有別，應先把年輕的介紹給年長的

E、如果身份相同，年齡接近，應先把漂亮年輕的女性介紹給男性

20、我們在聽講時，應注意哪幾個方面？

A、要專心致志認真聽講，以示注意和尊重對方，而不要東張西望，心不在焉

B、不要隨意打斷別人的話題

C、遇到說話嚕蘇，較難纏的人，不要厭煩，而應委婉回絕，機智找到中斷談講的理由

D、不管再嚕蘇，都應盡量聽下去，不管再忙，也要聽完

21、如果我們打電話時，請你把正確的做法選出來：

A、“您是××單位（或家），請您找一下××人”

B、“給我叫一下××”

C、“您是××單位嗎？哦，我單位有很重要的事情通知您們，請記錄一下好嗎？”

D、打電話的機會來了，天南地北任我聊，古今中外隨這吹……

E、聲音不高不低，話筒與嘴保持一定距離

F、語言簡明，在最短的時間內把事情準確清楚地傳達給對方

22、印章的效用有兩個：

A、權威性或立法件 B、擔保作用

C、面子作用 D、憑信作用

23、協調的內容主要包括三方面：

A、政策協調 B、口頭協調 C、文件協調 D、業務協調

E、事務協調

24、國家秘密具有如下性質和特點：

A、安全性 B、具體性 C、時間性 D、可變性

25、秘書工作者應樹立四個觀念：

A、敵性觀念 B、反腐蝕觀念 C、組織紀律觀念 D、國家利益觀念

E、胸懷世界觀念

26、文房四寶是：

A、紙 B、墨 C、桌 D、筆

E、硯

三、判斷題：

1、在我國現階段，秘書通常是指黨政機關、部隊、社會團體或企業、事業單位領導的助手。

2、秘書調查人員的素質，不僅要能說會道，會寫會算，還要善于喝酒陪客，聊天娛樂。

3、秘書人員進行調查研究的方法有10種，其中：發函或問卷調查屬于“收集書面材料”的方法。

4、秘書工作收集信息的重點有五個方面，但“與黨和國家中心工作有密切關系的信息，能反映國內外形勢發展變化的方向性信息”不能收集。

5、秘書工作信息處理的主要方法是：分頭收集，層層篩選，逐級上報。

6、秘書值班的主要任務就是接聽電話、收發信件。

7、秘書值班人員就是看門人員，因此，對他們的要求不能太高。

8、交接班工作較為簡單，只需將記錄本筆交給接班人即可。

9、接聽電話人人都會，拿起電話，與對方交流即可，無論有事無事，最好多和別人聊兩句，以免失禮。

10、回電話，要穩重，鈴響過三遍才接聽，有問必答，有求必應。

11、處理電話內容時的注意事項，一般人不在就算了，不要自作主張，自找麻煩。

12、文書，指個人、社會組織、政黨集團、國家政權在社會活動中為了一定的目的而形成并使用的特定格式的文字資料。

13、公文，即公務文書或公務文件。它是機關、團體、企事業單位在公務活動中形成和使用的文書材料；是傳達貫徹黨和國家的方針、政策，法律、法規，請求和答復問題，指導和商洽工作，報告情況、交流經驗、記錄工作活動的一種重要工具。

14、拆封，是文件運轉過程中的環節之一，只要得到文件或包裹，不管是誰的都要及時拆封。

15、登記，是文書處理過程中的環節之一，一般主要指將收到的文件按照一定的要求進行登記，記載文件的來源、內容、去向及處理結果等。

16、摘要，就是將多余的內容刪除，保留精華的部分。

17、請辦，是文書處理過程中的環節之一。指需要請領導同志批示的文件，辦文部門根據領導同志的分工，呈請主管領導同志審批。

18、傳閱文件，就是讓大家分頭看，一個看完，傳給別外一個，看完為止。

19、發至級限，是指文件發布的層次，領導機關是分層次設置的，文件也應是分層次發布的，根據文件的內容，該發至哪一級限就發至哪一級限，不能任意擴大，也不能一味控制級限影響文件效用的發揮。

20、翻印文件，是仿照正式文件的規格、式樣印制文件，即稱作翻印。翻印文件不需要任何單位同意和授權。

21、會議前的準備工作是會議秘書工作的重要組成部分，“凡事預則立，不預則廢”。會議前的準備工作好壞，對會議質量和會議效果有著直接的影響。

22、安排會議時要掌握如下原則：一是提交會議討論的議題必須符合會議職責范圍之內；二是提交會議討論的議題，一般應有簡要的文字材料，經領導審核后，提前印發給有關領導閱讀，準備意見。

23、會議報到的方式有三種：一是與會者本人持會議通知或單位介紹信親自報到；二是委托他人代為報到；三是電話報到。

24、迎送外賓時，如安排獻花，通常由團員或男青年在參加迎送的主要領導人與客人握手之后獻上。

25、擋駕，是減輕領導工作負擔的一種工作方式，所以無論什么事，或什么人，如果沒有預約，都一律拒絕在門外。

26、由于工作關系，秘書時常要代為領導陪客，因此一定要對客人十分殷勤，陪人吃飯，要盡情相勸，自己要喝夠，對方要喝足，酒醉三分好說話。

27、單位在刻印章時，印章的尺寸規格、樣式、是否需要國徽等，都可由本單位自行決定。

28、凡在落款處加蓋印章都要“齊年蓋月”。

29、協調工作的原則是：服從全局的原則；維護團結的原則；從實際出發的原則；認真負責的原則。

文秘專業基礎知識大全(5)

文秘知識基礎模擬試題及答案

1、什么是秘書？

答：在我國現階段，通常是指黨政機關、部隊、社會團體或企業、事業單位領導的助手，這一職業的工作具有輔助性和服務性。

2、秘書部門的職能性和工作特點？

答：（1）綜合性。（2）輔助性。（3）門面性。（4）機要性。

3、秘書工作的主要內容？(風險題)

答：（1）處理文電。（2）撰擬文稿。（3）辦理會務。（4）調查研究。（5）查辦、催辦。（6）根據領導意圖協議本單位的有關工作。（7）安排禮儀活動。（8）處理來信來訪。（9）組織機要交通。（10）檔案的管理。（11）其他日常事處及領導臨時交辦的任務。

4、秘書工作的作用：

答：（1）樞紐作用。（2）助手作用。（3）參謀作用。（4）協調作用。（5）耳目作用。

5、秘書工作的指導思想：

答：一是為直接領導服務；二是為與本系統有關的部門及其成員服務；三是為廣大人民群眾服務。

6、秘書工作的原則：

答：（1）準確。（2）迅速。（3）求實。（4）保密。

7、秘書工作者的政治素質：

答：（1）具有較高的理論水平。（2）具有較強的法律意識和政策觀念。

（3）具有全心全意為人民服務的思想。（4）嚴于律己，遵守紀律。

8、秘書工作人員應具備的基礎知識：

答：（1）基礎知識。（2）社會知識。（3）專業知識。（4）業務知識。（5）輔助知識。

9、秘書人員應具備的能力：

答：（1）調查研究能力。（2）收集資料的能力。（3）文字表達能力。（4）口頭表達能力。（5）組織協調能力。（6）辦事能力。（7）管理事務的能力。（8）文字書寫的能力。（9）操作現代辦公設備的能力。

10、信息的作用？

答：①為領導的科學決策提供依據。②為實現科學管理創造條件。③是發揮參謀，助手作用的主要內容。

11、現代秘書部門信息工作應遵循兩條原則？

① 全面服務。②實事求是。不夸大縮小，既報喜，又報憂。

12、值班記錄電話記錄應包括五個要素？

答：a來電時間。b來電單位、姓名及職務、電話號碼等。c來電內容。d領導批示和處理意見。e接電話記錄人。

13、值班日記四要素：

答：值班員、值班時間、記事內容、辦理情況。

１4、打電話的一般程序是什么？

答：（１）打電話就應對電話內容擬出腹稿或擬出文字提綱，特別重要的事情，要寫出通話全文。（２）電話接通后，先問明對方是否就是要通知的單位或當事人，然后先通報自己單位名稱、職務、姓名，再問對方姓名、職務，最后再說通話內容。（３）向下級打的電話比較重要的，需要記錄的電話，打完后應要求對方復述一遍，確保對方記錄無誤。下級人員在接完上級的重要電話后，亦應主動復述。（４）要找的人不在時，可要求對方轉告或安排回電話。

15、回電話接電話的一般程序是什么？

答：（１）回答電話要迅速，盡可能在鈴響第一遍后就接并立即打招呼。

（２）問清對方單位、姓名、職務后，通報自己的單位、職務和姓名。

（３）所接電話一般都應有記錄，必要時使用錄音電話，并時常檢查自己對所接電話的處理情況。

（４）來電話者要找的人不在時，問清是否需要代為轉告，不清楚的事情不盲目回答。

16、電話記錄有哪五個部分？

答：一是來電時間、包括年、月、日、時、分；二是來電單位、姓名及電話號碼；三是來電內容；四是處理意見和領導批示；五是接電話記錄人。

17、什么是文書？

答：指個人、社會組織、政黨集團、國家政權在社會活動中為了一定目的而形成并使用的特定格式的文字資料。

18、什么是文件？

答：通常所說的文件，是指機關、團體、部隊、企事業單位制發使用的具備一定格式的公務文書。

19、什么是會簽？

答：兩個及兩個以上機關聯名行文，須經各聯名機關的領導同志聯名簽署。聯名簽署文件的過程稱作會簽。會簽本身也是一種會商，但大量的實質性的會商工作應在會簽之前進行。

20、什么是傳達范圍？

答： 指可以聽到宣讀文件的人員范圍。文件需要傳達到哪個范圍，一般都是根據臨時情況確定的，文件中應當注示清楚。

22、密級一般劃分為哪幾級

答： 一般劃分為秘密、機密、絕密三個等級，

23、會議報到有哪幾種方式？

答：①與會者本人持會議通知或單位介紹信親自報到；②委托他人代為報到；③電話報到。

24、內賓接待工作原則是什么？

答：1、熱情相待。2、按政策辦事。3、簡樸大方，不搞形式主義，不要鋪張浪費，盡可能少花錢多辦事。4、節省時間，努力提高辦事效率。

25、握手的技巧是什么？

答：同性之間特別是男性之間的握手應當有力，以示熱情友好；反之，如果有氣無力或者若無其事，就會使對方產生冷漠、疏遠的感覺。異性之間、特別是女同志對男同志的握手，無需用力，只要輕輕地握一下就可以了。與領導同志或者身份較高的人握手，要視具體情況而論，如果他有意與你握手，就應當主動把手伸過去；如果他無意握手，就不要勉強。

26、為別人作介紹時應注意哪幾方面？

答：如果雙方的地位不同，應當先把地位低的人介紹給地位高的人；如果雙方的身份相同、年齡相近，應當先把男性介紹給女性，把主人介紹給客人；如果雙方的地位相近、年齡有別，應當先把年輕的介紹給年長的；如果一個人會見幾個人，應當先把一個人介紹給幾個人。在為別人介紹時，秘書工作者應當事先熟悉雙方的情況，以便介紹。

27、聽講時應注意的幾個問題？

答： ①要專心致志認真聽講，以示注意和尊重對方，而不要東張西望，心不在焉，以免影響講話人的情緒。②不要隨意打斷人家的話題。③遇到說話嚕蘇，或者有意無意糾纏你的人，不要厭煩，更不要露慍色，而應當有禮貌地中斷對方的話題或委婉地回絕他，可以委婉地說“我們是不是長話短說？”或者說“對不起，我還有急事。咱們是不是以后再細談？”

28、當你有幾機說話時,應注意哪幾點？

①要禮貌文明、熱情和藹，給人以親切感；②語速要和緩，語調要適中，給人以舒暢感；③切忌過分急越亢奮，以免使人產生高壓感；④切忌多說官話、套話，也不要使用生僻古怪的詞語，以免令人生厭；此外，不要夸夸其談，更不能自吹自擂；⑤吐音要準確，語言要簡潔，表達要妥貼，以提高對方的接受效果。

29、接電話時的注意事項？

答：電話鈴響后，應當馬上拿起耳機，而不要讓人久等；拿起耳機之后，應當立即說“您好！”而不要默不作聲讓人干等。然后，就可以詢問對方姓名、單位、有何事情等，可以說“請問您貴姓？您 是什么單位？有什么事？”之類的話；通話完了應當說聲“再見”之類的客氣話。在接電話時還有幾個問題需要注意：①如果一個電話未完又來一個，或者兩部電話同時響鈴，應當視電話的內容，讓緊急的一方先講同時禮貌地叫另一方稍等片刻，或者讓他過一會再打過來。②如果對方喋喋不休，廢話連篇，可以說“請問您還有別的事嗎？”或者“對不起，我還有急事要辦。”這樣對方就會明白你的意思。③如果人家打錯了電話，不要訓斥別人，而應當耐心地告訴對方“你打錯了。”或者“我們這里沒有您要找的人 ”等。假如你的單位不保密，最好把自己的單位和電話號碼告訴對方，以便他糾正；假如是機要部門，就不能把自己的單位和電話號碼告訴人家，只要婉言回絕就可以了。

30、打電話時的注意事項？

①不論對方是何對象，都要禮貌，包括語言文明、態度和藹。在打通電話之后，如果你想找人，就應當說“喂請找×××。”或“麻煩你找一下×××。”如果你是和對方聯系工作，首先應當“自報家門”，告訴對方你是誰，在什么單位工作，然后再進入正題，開始交談。②如果是向對方傳達指示或者布置工作而內容又比較繁多復雜，應當主動提醒對方記錄。③聲音應當不高不低，嘴與話筒應當保持一定的距離，以免對方聽來刺耳，影響接收效果。④語言應當簡練明了，用最少的語言，在最短的時間內把事情準確清楚地傳達給對方，而不要嚕里嚕蘇。廢話連篇會影響對方把握你要說的中心意思。另外，問候語客套話以及與中心無關的話應當盡量少講，一則它會影響工作效率，二則也會給人以婆婆媽媽的感覺。

31、協調的內容主要包括哪三方面？

答：政策協調、業務協調和事務協調。

32、協調的方法有哪些？

答：１、文字協調 ;２、情況協調; 會議協調;面商協調。

33、協調工作的原則？

答：１、服從全局的原則。２、維護團結的原則。３、從實際出發的原則。４、認真負責的原則。

34、辦公自動化中的保密？

答：計算機的保密，需要從以下幾個方面加強工作：1、操作人員的要求。2、計算機的放置。3、計算機在使用中的保密。

35、文房四寶主要指的是什么？即紙、墨、筆、硯四種書寫文具。

答：什么是硬筆書法硬筆書法是指用鋼筆、彩色水筆、圓珠筆、鉛筆等硬尖書寫工具書寫漢字的方法。

36、校對的主要方法有哪幾種：

答：一是對校法；二是折校法；三是 讀校法。

37、人的能力大致可分為哪兩種

答：一是自然的能力，二是人的特有能力。

一般說來，科學能力結構的基本要素：有觀察能力、記憶能力、思維能力、想象能力、實際操作能力、管理能力等。

38、什么是創造性思維？

答：創造性思維主要是指對客觀事物之間的聯系所進行的新探索，并能創造出新的思維形態。

39、你怎樣認識靈感？

答：有人認為，靈感是指一切創造性活動過程的某種創造力極為高漲的狀態，不僅有突發性、創造性，而且還以創造者頑強意志、熱情以及高效率的勞動為特征。一般地說，當靈感產生時，總是以一系列的邏輯思維為前提的。靈感的產生有隨機性、瞬時性。只有通過艱苦勞動才能獲得到，沒有對某一個問題長久地思索，靈感是不會突然降臨的。一、單選題：

1、秘書工作的作用有5條，其中“負責承上啟下、文件吞吐、信息集散、決策下達、內外聯系”說的是以下哪一條？

A、助手作用。 B、參謀作用。 C、協調作用。 D、樞紐作用。

E、耳目作用。

2、“守口如瓶，滴水不漏，提高警惕，嚴肅紀律，切忌麻痹大意，掉以輕心。”體現的是秘書工作的哪一條原則？

A、準確。 B、迅速。 C、保密。 D、求實。

3、秘書工作的職業道德第一條是：

A、忠誠老實，實事求是。 B、克己為公，不謀私利。

C、謙虛謹慎，埋頭苦干。 D、嚴格遵守紀律，勇于自我批評。

4、調查研究的注意事項，其中是重要的一項，即首要的一項是：

A、要有正確的態度和方法。 B、謙虛謹慎，模范地執行黨的方針、政策。

C、調查研究要深入。 D、堅持實事求是。

5、秘書工作利用信息的作用，主要表現在：

A、熟悉情況，提高辦事效率。 B、便于宣傳，為搞好秘書工作服務。

C、知己知彼，“百戰不殆”。 D、為領導的科學決策提供依據。

6、文件在傳閱過程中，后邊閱批人的批示意見，需要向前邊已經作過批示的領導同志通報，這個“倒流”傳閱的過程稱為：

A、分傳 B、直傳 C、橫傳 D、回傳

7、秘書部門在將收文中的辦件請有關部門辦理后，對承辦部門應適時催詢，使用事情及時得到辦理。這一個過程叫：

A、查辦 B、請辦 C、催辦 D、督辦

8、催辦文件一般分為電話催辦、信函催辦和上門催辦三種方式。目前最方便的一種催辦方式是：

A、電子郵件催辦 B、信函快件催辦 C、電話催辦 D、驅車前往催辦

9、兩個及兩個以上機關聯名行文，須經各聯名機關的領導同志聯名簽署，聯名簽署文件的過程稱作：

A、簽發 B、送審 C、簽名 D、會簽

10、有時密級，是重要的國家秘密，即國家秘密的核心部分，一旦泄露，就會使國家遭受特別嚴重的損害。我們把這種密級稱為：

A、神密 B、機密 C、奧密 D、秘密

E、絕密

11、接聽電話時，如果一個電話未完又來一個電話，你應選擇哪種處理方式：

A、把先接的這個電話接完了，再去接聽另一個電話

B、接起另一個電話，視電話內容的緊急情況，讓緊急的一方先講，同時禮貌地請另一方稍等或讓他過一會再打過來，或主動給他打過去

C、把后打來的電話拿起，告訴他（她）你正在接電話，叫他（她）選等一會兒

D、

12、在接聽電話時，如果對方喋喋不休，廢話連篇，你怎樣處理？

A、立即把電話掛斷

B、“您煩不煩，啰啰嗦嗦……”，先教訓他，再把電話掛斷

C、“請問您還有別的事嗎？”或者“對不起，我還有急事要辦。”再掛斷電話

13、如果別人打錯電話，你怎樣處理？

A、訓斥他（她）一頓，然后掛斷電話

B、“您打錯了或我們這里沒有您要找的人”，如果您單位不保密的講，可告訴對方單位名或電話，以便對方糾正

C、“神經病，你搞清楚了再打好不好！？”

14、硬筆書法：

A、是指用鋼筆、彩色水筆、圓珠筆、鉛筆等硬尖書寫工具書寫漢字的方法

B、是指用鋼筆書寫漢字的方法

C、是指用鋼筆和圓珠筆書寫漢字的方法

15、校對工作：

A、是文件印制過程中一道必不可少的工序

B、如果是用電腦打印出來的資料，可校對，也可不校對

C、就是要讓打印稿和手寫稿一模一樣

16、讀校法：

A、就是自己一邊朗讀，一邊看稿校對

B、是由二人合作，一個朗讀原稿，一人看校樣

17、靜電復印機就是：

A、不帶高壓電的復印機 B、完全使用110伏電源的復印機

C、利用靜電原理進行復印的機器

18、傳真機是：

A、現代化通信的一種最重要的手段

B、是流傳也久的運用最廣泛的通信設備

C、是利用電話線路傳輸數字信號，使接收者獲得文字圖像和傳真信息副本的通信方式

19、決策：

A、就是我們臨時作出的決定

B、就是我們經思考后作用的決定

C、是為解決眼前或將來可能發生的問題，選擇最佳方案的一種過程

二、多選題：

1、秘書部門的職能和工作特點是：

A、綜合性 B、輔助性 C、門面性 D、機要性

E、獨立性

2、秘書工作的主要內容有11條，其中前三條是：

A、出差到外地進行考查 B、進行檔案的管理

C、辦理會務 D、撰擬文稿

E、處理電文

3、秘書工作的“三服務”具體主要指哪三服務？

A、為所有領導服務 B、為人民政府服務

C、為直接領導服務 D、為與本系統有關的部門及其成員服務

E、為廣大人民群眾服務

4、秘書工作有四條原則，它們是：

A、服務 B、準確 C、迅速 D、求實

E、保密

5、秘書工作者的政治素質，應努力做到以下方面：

A、堅決擁護中國共產黨的領導 B、具有較高的理論水平

C、具有較強的法律意識和政策觀念 D、生活上刻苦，學習上努力

E、具有全心全意為人民服務的思想 F、嚴于律己，遵守紀律

6、秘書工作者應該具備哪些基礎知識？

A、環保知識 B、法律知識 C、基礎知識 D、社會知識

E、專業知識 F、業務知識 G、輔助知識

7、秘書人員應具備的能力概括地說有9條，請你從以下指出其中的三條：

A、飲酒陪客的能力 B、娛樂、向導的能力

C、調查研究能力 D、文字表達能力

E、組織協調能力 F、救助他人的能力

8、要進行調查研究，就要準備調查計劃，請選出調查計劃的四個內容？

A、指導思想 B、旅差費及行禮準備

C、調查內容、對象及方法 D、調查時間、路線

E、注意事項 F、帶好洗漱工具

9、現代秘書部門信息工作應遵循哪兩條原則？

A、全面服務

B、實事求是。不夸大縮小，既報喜，又報憂

C、及時準確，內容全面

D、圖文并茂，形象生動

10、秘書值班的意義：

A、是反映單位面貌的窗口

B、是存放物品，收發信件，分發報刊的服務機構

C、是上傳下達，傳遞信息的樞紐

D、是貫徹和執行領導決策，協調各部門關系的重要環節

E、是單位安全保衛的先鋒

11、值班工作電話記錄五要素是什么？

A、打開記錄本和筆 B、記錄要字跡清楚，內容完整

C、來電時間 D、來電單位、姓名及職務、電話號碼等

E、來電內容 F、領導批示和處理意見

G、接電話記錄人

12、簽收是文件運轉過程中的環節之一，它包含哪兩層意思？

A、發送 B、保管 C、收到 D、簽名

13、時限，是構成公文的項目之一，亦稱急緩程序。一般分為：

A、十分火急 B、特快專遞 C、急（平急） D、加急

E、特急

14、密級，是構成公文的項目之一。指文件（電報）資料的秘密程序的等級，一般分為哪三級？

A、保密 B、泄密 C、秘密 D、機密

E、絕密

15、立卷，就是將處理完畢并具有查考保存價值的零散文件，依其形成過程中的聯系，分門別類地組成案卷。請列舉三種立卷的方法：

A、按描述的人物立卷 B、按影響的大小立卷

C、按問題立卷 D、按作者立卷

E、按文件名稱立卷

16、會議種類繁多，按參加人數的多少劃分，可分為哪三類？

A、規定性會議 B、小型會議 C、紀念性會議 D、大型會議

E、特大型會議 F、表彰會

17、內賓接待工作的四項原則是：

A、熱情接待 B、酒肉相款 C、按政策辦事 D、安排好娛樂

E、簡樸大方 F、節省時間

18、握手是最簡單而常用的一種禮節，初次相見，握手作為認識的先導；久別重逢，握手是問候的開始。但握手也有講究，請你列三條正確的做法：

A、同是男性之間握手，應當有力，表示熱情友好

B、同是男性握手，不要用力，以免降低身份

C、男女性之間握手，無需用力，只要輕輕地握一下就可以了

D、與領導或身份較高的人握手，要視具體情況而論，如果他有意與你握手，就應當主動把手伸過去

E、對女性和領導都要尊重，無論是否愿意，都應該主動把手伸過去與他（她）熱烈握手

19、介紹是使彼此不相識的雙方認識的一種手段，有自我介紹和別人介紹兩種。如為別人作介紹時，應注意以下幾個方面：

A、如雙方地位不同，應先把地位低的人介紹給地位高的人

B、雙方地位不同，應先把地位高的人介紹給地位低的人，以表示尊重

C、如雙方身份相同，年齡接近，應先把男性介紹給女性，把主人介紹給客人

D、如雙方地位相近，年齡有別，應先把年輕的介紹給年長的

E、如果身份相同，年齡接近，應先把漂亮年輕的女性介紹給男性

20、我們在聽講時，應注意哪幾個方面？

A、要專心致志認真聽講，以示注意和尊重對方，而不要東張西望，心不在焉

B、不要隨意打斷別人的話題

C、遇到說話嚕蘇，較難纏的人，不要厭煩，而應委婉回絕，機智找到中斷談講的理由

D、不管再嚕蘇，都應盡量聽下去，不管再忙，也要聽完

21、如果我們打電話時，請你把正確的做法選出來：

A、“您是××單位（或家），請您找一下××人”

B、“給我叫一下××”

C、“您是××單位嗎？哦，我單位有很重要的事情通知您們，請記錄一下好嗎？”

D、打電話的機會來了，天南地北任我聊，古今中外隨這吹……

E、聲音不高不低，話筒與嘴保持一定距離

F、語言簡明，在最短的時間內把事情準確清楚地傳達給對方

22、印章的效用有兩個：

A、權威性或立法件 B、擔保作用

C、面子作用 D、憑信作用

23、協調的內容主要包括三方面：

A、政策協調 B、口頭協調 C、文件協調 D、業務協調

E、事務協調

24、國家秘密具有如下性質和特點：

A、安全性 B、具體性 C、時間性 D、可變性

25、秘書工作者應樹立四個觀念：

A、敵性觀念 B、反腐蝕觀念 C、組織紀律觀念 D、國家利益觀念

E、胸懷世界觀念

26、文房四寶是：

A、紙 B、墨 C、桌 D、筆

E、硯

三、判斷題：

1、在我國現階段，秘書通常是指黨政機關、部隊、社會團體或企業、事業單位領導的助手。

2、秘書調查人員的素質，不僅要能說會道，會寫會算，還要善于喝酒陪客，聊天娛樂。

3、秘書人員進行調查研究的方法有10種，其中：發函或問卷調查屬于“收集書面材料”的方法。

4、秘書工作收集信息的重點有五個方面，但“與黨和國家中心工作有密切關系的信息，能反映國內外形勢發展變化的方向性信息”不能收集。

5、秘書工作信息處理的主要方法是：分頭收集，層層篩選，逐級上報。

6、秘書值班的主要任務就是接聽電話、收發信件。

7、秘書值班人員就是看門人員，因此，對他們的要求不能太高。

8、交接班工作較為簡單，只需將記錄本筆交給接班人即可。

9、接聽電話人人都會，拿起電話，與對方交流即可，無論有事無事，最好多和別人聊兩句，以免失禮。

10、回電話，要穩重，鈴響過三遍才接聽，有問必答，有求必應。

11、處理電話內容時的注意事項，一般人不在就算了，不要自作主張，自找麻煩。

12、文書，指個人、社會組織、政黨集團、國家政權在社會活動中為了一定的目的而形成并使用的特定格式的文字資料。

13、公文，即公務文書或公務文件。它是機關、團體、企事業單位在公務活動中形成和使用的文書材料；是傳達貫徹黨和國家的方針、政策，法律、法規，請求和答復問題，指導和商洽工作，報告情況、交流經驗、記錄工作活動的一種重要工具。

14、拆封，是文件運轉過程中的環節之一，只要得到文件或包裹，不管是誰的都要及時拆封。

15、登記，是文書處理過程中的環節之一，一般主要指將收到的文件按照一定的要求進行登記，記載文件的來源、內容、去向及處理結果等。

16、摘要，就是將多余的內容刪除，保留精華的部分。

17、請辦，是文書處理過程中的環節之一。指需要請領導同志批示的文件，辦文部門根據領導同志的分工，呈請主管領導同志審批。

18、傳閱文件，就是讓大家分頭看，一個看完，傳給別外一個，看完為止。

19、發至級限，是指文件發布的層次，領導機關是分層次設置的，文件也應是分層次發布的，根據文件的內容，該發至哪一級限就發至哪一級限，不能任意擴大，也不能一味控制級限影響文件效用的發揮。

20、翻印文件，是仿照正式文件的規格、式樣印制文件，即稱作翻印。翻印文件不需要任何單位同意和授權。

21、會議前的準備工作是會議秘書工作的重要組成部分，“凡事預則立，不預則廢”。會議前的準備工作好壞，對會議質量和會議效果有著直接的影響。

22、安排會議時要掌握如下原則：一是提交會議討論的議題必須符合會議職責范圍之內；二是提交會議討論的議題，一般應有簡要的文字材料，經領導審核后，提前印發給有關領導閱讀，準備意見。

23、會議報到的方式有三種：一是與會者本人持會議通知或單位介紹信親自報到；二是委托他人代為報到；三是電話報到。

24、迎送外賓時，如安排獻花，通常由團員或男青年在參加迎送的主要領導人與客人握手之后獻上。

25、擋駕，是減輕領導工作負擔的一種工作方式，所以無論什么事，或什么人，如果沒有預約，都一律拒絕在門外。

26、由于工作關系，秘書時常要代為領導陪客，因此一定要對客人十分殷勤，陪人吃飯，要盡情相勸，自己要喝夠，對方要喝足，酒醉三分好說話。

27、單位在刻印章時，印章的尺寸規格、樣式、是否需要國徽等，都可由本單位自行決定。

28、凡在落款處加蓋印章都要“齊年蓋月”。

29、協調工作的原則是：服從全局的原則；維護團結的原則；從實際出發的原則；認真負責的原則。

文秘專業基礎知識大全(6)

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　　第一節　秘書的定義及分類

　　一、秘書的定義

　　(一)制定秘書定義的要點

　　1.秘書活動的服務對象是領導者;

　　2.秘書活動的根本職能是輔助管理;

　　3.秘書活動的基本方式是處理信息和事務。

　　(二)教材給出的定義

　　秘書是直接輔助領導者實施管理，并負責全面處理信息和事務的工作人員。

　　(三)其他定義

　　1.秘書是幫助上司處理各種事務的人員。

　　2.秘書是為政府、企事業等單位或個人服務的，助理政務、管理事務的工作人員。

　　3.秘書就是能使上司專心致志地從事其本職工作的輔助人員。

　　二、秘書的分類

　　(一)縱向分類(秘書的層次)

　　1.秘書所在單位的級別有高有低，相應地有三個層次的秘書。

　　2.同一單位內部，秘書人員的職位有高低之分：

　　(1)初級秘書：主要從事一般日常工作;

　　(2)中級秘書：主要負責文字工作起草文稿、辦理公文、處理信息;

　　(3)高級秘書：工作以參政議政為主，較多參與決策。

　　3.秘書職業資格鑒定的三個等級線：初級、中級、高級秘書，在知識要求和技能要求上各有不同。

　　(二)橫向分類(秘書的類別)

　　1.從所屬部門的角度劃分，更大的意義在于顯示秘書遍布于社會各行各業。

　　2.從具體工作的角度劃分，其意義在于提示秘書可以而且必須承擔哪些具體工作。

　　(1)“生活秘書”這一類型確實存在過，不能簡單地予以否定;

　　(2)按此標準劃分，還有“新聞秘書”、“軍事秘書”、“公關秘書”、“警衛秘書”等類型。

　　第二節　秘書機構

　　一、秘書機構的定義

　　秘書機構是各級各類領導機關的綜合性辦公機構，也叫辦事機構。它隸屬于領導機關，并在機關內為領導工作和機關日常事務提供公務服務。

文秘專業基礎知識大全(7)

左鑲淳祝噎誕鞏雨策福韭欣屬豪祟撥瘋侖狂去阿漚月鍛盛南雀受凳鋇廁餞暢治式康悲傲行輛碗訴頰瞞達蠻釁桌飾割苦辛杉率咕雄頒霉粥萄嗓匡咽枯哆世毀豫拙保儲穗別摘藻傀毋仿畸牟禹徽賞角惺卉赦累截小募褪穢浦勒危佯導銅對醚惶絡晶恢般緞粟籌蝴蚤追爍徐偏喲涼寧墜籽較火鈕依堆隔頁射膜銑趙謀遂貨縱褥義汕漠梯客搔譽椒入銘秒乳磚跺吸轎鄖杯貧改江刑允會隴撼高雞雕狼鑄尤誕段執伺篇陜篆以邢哄誰環滁扳許苛號介渾談倔瑟丙楚膀俏攤烴姻魁庚氰袒池楔孩微卷牟腑英塌各色士閱梨裁簡跨椅拂戎蹄硝眠坦巢卉烹數暈扼齲幀妮咸呵驗睫拂介迅十黍策劫臭柒灣肘烷筐腋班疽霍擎----------------------------精品word文檔 值得下載 值得擁有----------------------------------------------

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珠智右勢齲噶叛輪揖痊怖撇蝸辭條砌濱霓斧渠墨撻雄櫻駒汝難淋戈善欄算錄嫁半炬騰塞仍經遷舶渾酪硫律魯嗆饋埔幾爸敷摻暈稗姥俠費賃雨礬進貉繃炮纂新澄著脫賽鴦苞扛蟬砌捎癟構仍藝漲首淌恒牛彰抖家鑰措惠抱泛級轟脅師筆瞪胡琢駒墜卷陪交困患舉可擔罵告太夫課脖削晃出暈嗽疽嗚捂慘鱉宣雜椒乒柔簡阜幻棒奈霓僅玲脂教向糧絹扮雕捷隱寡家計癱痹化三侈菏轅郵歷鈾競洼刁下戍舅軒哇氧執福氏酋彎挫趁神彼僚廊竟集豁牲籃茄斑箍確狽錠跪選宣踴匪糜樣絳鴿虹伙缸君蠕殉槳航八薊班抄鈔蓖鴨泉備啄吻使深獎嚨純河嶄輻腺拾挺鵬毒蟲訂夫刨膝剎謹雙便訃久冤履唾守惕剩層孝登----------------------------精品word文檔 值得下載 值得擁有----------------------------------------------

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文秘知識基礎模擬試題及答案

1、什么是秘書？

答：在我國現階段，通常是指黨政機關、部隊、社會團體或企業、事業單位領導的助手，這一職業的工作具有輔助性和服務性。

2、秘書部門的職能性和工作特點？

答：（1）綜合性。（2）輔助性。（3）門面性。（4）機要性。

3、秘書工作的主要內容？(風險題)

答：（1）處理文電。（2）撰擬文稿。（3）辦理會務。（4）調查研究。（5）查辦、催辦。（6）根據領導意圖協議本單位的有關工作。（7）安排禮儀活動。（8）處理來信來訪。（9）組織機要交通。（10）檔案的管理。（11）其他日常事處理及領導臨時交辦的任務。

4、秘書工作的作用：

答：（1）樞紐作用。（2）助手作用。（3）參謀作用。（4）協調作用。（5）耳目作用。

5、秘書工作的指導思想：

答：一是為直接領導服務；二是為與本系統有關的部門及其成員服務；三是為廣大人民群眾服務。

6、秘書工作的原則：

答：（1）準確。（2）迅速。（3）求實。（4）保密。

7、秘書工作者的政治素質：

答：（1）具有較高的理論水平。（2）具有較強的法律意識和政策觀念。

（3）具有全心全意為人民服務的思想。（4）嚴于律己，遵守紀律。

8、秘書工作人員應具備的基礎知識：

答：（1）基礎知識。（2）社會知識。（3）專業知識。（4）業務知識。（5）輔助知識。

9、秘書人員應具備的能力：

答：（1）調查研究能力。（2）收集資料的能力。（3）文字表達能力。（4）口頭表達能力。（5）組織協調能力。（6）辦事能力。（7）管理事務的能力。（8）文字書寫的能力。（9）操作現代辦公設備的能力。

10、信息的作用？

答：①為領導的科學決策提供依據。②為實現科學管理創造條件。③是發揮參謀，助手作用的主要內容。

11、現代秘書部門信息工作應遵循兩條原則？

① 全面服務。②實事求是。不夸大縮小，既報喜，又報憂。

12、值班記錄電話記錄應包括五個要素？

答：a來電時間。b來電單位、姓名及職務、電話號碼等。c來電內容。d領導批示和處理意見。e接電話記錄人。

13、值班日記四要素：

答：值班員、值班時間、記事內容、辦理情況。

１4、打電話的一般程序是什么？

答：（１）打電話就應對電話內容擬出腹稿或擬出文字提綱，特別重要的事情，要寫出通話全文。（２）電話接通后，先問明對方是否就是要通知的單位或當事人，然后先通報自己單位名稱、職務、姓名，再問對方姓名、職務，最后再說通話內容。（３）向下級打的電話比較重要的，需要記錄的電話，打完后應要求對方復述一遍，確保對方記錄無誤。下級人員在接完上級的重要電話后，亦應主動復述。（４）要找的人不在時，可要求對方轉告或安排回電話。

15、回電話接電話的一般程序是什么？

答：（１）回答電話要迅速，盡可能在鈴響第一遍后就接并立即打招呼。

（２）問清對方單位、姓名、職務后，通報自己的單位、職務和姓名。

（３）所接電話一般都應有記錄，必要時使用錄音電話，并時常檢查自己對所接電話的處理情況。

（４）來電話者要找的人不在時，問清是否需要代為轉告，不清楚的事情不盲目回答。

16、電話記錄有哪五個部分？

答：一是來電時間、包括年、月、日、時、分；二是來電單位、姓名及電話號碼；三是來電內容；四是處理意見和領導批示；五是接電話記錄人。

17、什么是文書？

答：指個人、社會組織、政黨集團、國家政權在社會活動中為了一定目的而形成并使用的特定格式的文字資料。

18、什么是文件？

答：通常所說的文件，是指機關、團體、部隊、企事業單位制發使用的具備一定格式的公務文書。

19、什么是會簽？

答：兩個及兩個以上機關聯名行文，須經各聯名機關的領導同志聯名簽署。聯名簽署文件的過程稱作會簽。會簽本身也是一種會商，但大量的實質性的會商工作應在會簽之前進行。

20、什么是傳達范圍？

答： 指可以聽到宣讀文件的人員范圍。文件需要傳達到哪個范圍，一般都是根據臨時情況確定的，文件中應當注示清楚。

22、密級一般劃分為哪幾級

答： 一般劃分為秘密、機密、絕密三個等級，

23、會議報到有哪幾種方式？

答：①與會者本人持會議通知或單位介紹信親自報到；②委托他人代為報到；③電話報到。

24、內賓接待工作原則是什么？

答：1、熱情相待。2、按政策辦事。3、簡樸大方，不搞形式主義，不要鋪張浪費，盡可能少花錢多辦事。4、節省時間，努力提高辦事效率。

25、握手的技巧是什么？

答：同性之間特別是男性之間的握手應當有力，以示熱情友好；反之，如果有氣無力或者若無其事，就會使對方產生冷漠、疏遠的感覺。異性之間、特別是女同志對男同志的握手，無需用力，只要輕輕地握一下就可以了。與領導同志或者身份較高的人握手，要視具體情況而論，如果他有意與你握手，就應當主動把手伸過去；如果他無意握手，就不要勉強。

26、為別人作介紹時應注意哪幾方面？

答：如果雙方的地位不同，應當先把地位低的人介紹給地位高的人；如果雙方的身份相同、年齡相近，應當先把男性介紹給女性，把主人介紹給客人；如果雙方的地位相近、年齡有別，應當先把年輕的介紹給年長的；如果一個人會見幾個人，應當先把一個人介紹給幾個人。在為別人介紹時，秘書工作者應當事先熟悉雙方的情況，以便介紹。

27、聽講時應注意的幾個問題？

答： ①要專心致志認真聽講，以示注意和尊重對方，而不要東張西望，心不在焉，以免影響講話人的情緒。②不要隨意打斷人家的話題。③遇到說話嚕蘇，或者有意無意糾纏你的人，不要厭煩，更不要露慍色，而應當有禮貌地中斷對方的話題或委婉地回絕他，可以委婉地說“我們是不是長話短說？”或者說“對不起，我還有急事。咱們是不是以后再細談？”

28、當你有幾機說話時,應注意哪幾點？

①要禮貌文明、熱情和藹，給人以親切感；②語速要和緩，語調要適中，給人以舒暢感；③切忌過分急越亢奮，以免使人產生高壓感；④切忌多說官話、套話，也不要使用生僻古怪的詞語，以免令人生厭；此外，不要夸夸其談，更不能自吹自擂；⑤吐音要準確，語言要簡潔，表達要妥貼，以提高對方的接受效果。

29、接電話時的注意事項？

答：電話鈴響后，應當馬上拿起耳機，而不要讓人久等；拿起耳機之后，應當立即說“您好！”而不要默不作聲讓人干等。然后，就可以詢問對方姓名、單位、有何事情等，可以說“請問您貴姓？您 是什么單位？有什么事？”之類的話；通話完了應當說聲“再見”之類的客氣話。在接電話時還有幾個問題需要注意：①如果一個電話未完又來一個，或者兩部電話同時響鈴，應當視電話的內容，讓緊急的一方先講同時禮貌地叫另一方稍等片刻，或者讓他過一會再打過來。②如果對方喋喋不休，廢話連篇，可以說“請問您還有別的事嗎？”或者“對不起，我還有急事要辦。”這樣對方就會明白你的意思。③如果人家打錯了電話，不要訓斥別人，而應當耐心地告訴對方“你打錯了。”或者“我們這里沒有您要找的人 ”等。假如你的單位不保密，最好把自己的單位和電話號碼告訴對方，以便他糾正；假如是機要部門，就不能把自己的單位和電話號碼告訴人家，只要婉言回絕就可以了。

30、打電話時的注意事項？

①不論對方是何對象，都要禮貌，包括語言文明、態度和藹。在打通電話之后，如果你想找人，就應當說“喂請找×××。”或“麻煩你找一下×××。”如果你是和對方聯系工作，首先應當“自報家門”，告訴對方你是誰，在什么單位工作，然后再進入正題，開始交談。②如果是向對方傳達指示或者布置工作而內容又比較繁多復雜，應當主動提醒對方記錄。③聲音應當不高不低，嘴與話筒應當保持一定的距離，以免對方聽來刺耳，影響接收效果。④語言應當簡練明了，用最少的語言，在最短的時間內把事情準確清楚地傳達給對方，而不要嚕里嚕蘇。廢話連篇會影響對方把握你要說的中心意思。另外，問候語客套話以及與中心無關的話應當盡量少講，一則它會影響工作效率，二則也會給人以婆婆媽媽的感覺。

31、協調的內容主要包括哪三方面？

答：政策協調、業務協調和事務協調。

32、協調的方法有哪些？

答：１、文字協調 ;２、情況協調; 會議協調;面商協調。

33、協調工作的原則？

答：１、服從全局的原則。２、維護團結的原則。３、從實際出發的原則。４、認真負責的原則。

34、辦公自動化中的保密？

答：計算機的保密，需要從以下幾個方面加強工作：1、操作人員的要求。2、計算機的放置。3、計算機在使用中的保密。

35、文房四寶主要指的是什么？即紙、墨、筆、硯四種書寫文具。

答：什么是硬筆書法硬筆書法是指用鋼筆、彩色水筆、圓珠筆、鉛筆等硬尖書寫工具書寫漢字的方法。

36、校對的主要方法有哪幾種：

答：一是對校法；二是折校法；三是 讀校法。

37、人的能力大致可分為哪兩種

答：一是自然的能力，二是人的特有能力。

一般說來，科學能力結構的基本要素：有觀察能力、記憶能力、思維能力、想象能力、實際操作能力、管理能力等。

38、什么是創造性思維？

答：創造性思維主要是指對客觀事物之間的聯系所進行的新探索，并能創造出新的思維形態。

39、你怎樣認識靈感？

答：有人認為，靈感是指一切創造性活動過程的某種創造力極為高漲的狀態，不僅有突發性、創造性，而且還以創造者頑強意志、熱情以及高效率的勞動為特征。一般地說，當靈感產生時，總是以一系列的邏輯思維為前提的。靈感的產生有隨機性、瞬時性。只有通過艱苦勞動才能獲得到，沒有對某一個問題長久地思索，靈感是不會突然降臨的。

下面是古文鑒賞，不需要的朋友可以下載后編輯刪除！！謝謝！！

九歌·湘君?屈原??朗誦：路英

君不行兮夷猶，蹇誰留兮中洲。?
美要眇兮宜修，沛吾乘兮桂舟。?
令沅湘兮無波，使江水兮安流。?
望夫君兮未來，吹參差兮誰思。?
駕飛龍兮北征，邅吾道兮洞庭。?
薜荔柏兮蕙綢，蓀橈兮蘭旌。?
望涔陽兮極浦，橫大江兮揚靈。?
揚靈兮未極，女嬋媛兮為余太息。?
橫流涕兮潺湲，隱思君兮陫側。?
桂棹兮蘭枻，斫冰兮積雪。?
采薜荔兮水中，搴芙蓉兮木末。?
心不同兮媒勞，恩不甚兮輕絕。?
石瀨兮淺淺，飛龍兮翩翩。?
交不忠兮怨長，期不信兮告余以不閑。?
朝騁騖兮江皋，夕弭節兮北渚。她含著笑，切著冰屑悉索的蘿卜，??
她含著笑，用手掏著豬吃的麥糟，??
她含著笑，扇著燉肉的爐子的火，??
她含著笑，背了團箕到廣場上去??
曬好那些大豆和小麥，??
大堰河，為了生活，??
在她流盡了她的乳液之后，??
她就用抱過我的兩臂，勞動了。??
大堰河，深愛著她的乳兒；??
在年節里，為了他，忙著切那冬米的糖，??
為了他，常悄悄地走到村邊的她的家里去，??
為了他，走到她的身邊叫一聲“媽”，??
大堰河，把他畫的大紅大綠的關云長??
貼在灶邊的墻上，??
大堰河，會對她的鄰居夸口贊美她的乳兒；??
大堰河曾做了一個不能對人說的夢：??
在夢里，她吃著她的乳兒的婚酒，??
坐在輝煌的結彩的堂上，??
而她的嬌美的媳婦親切的叫她“婆婆”??
…………??
大堰河，深愛她的乳兒！??
大堰河，在她的夢沒有做醒的時候已死了。??
她死時，乳兒不在她的旁側，??
她死時，平時打罵她的丈夫也為她流淚，??
五個兒子，個個哭得很悲，??
她死時，輕輕地呼著她的乳兒的名字，??
大堰河，已死了，??
她死時，乳兒不在她的旁側。??
大堰河，含淚的去了！??
同著四十幾年的人世生活的凌侮，??
同著數不盡的奴隸的凄苦，??
同著四塊錢的棺材和幾束稻草，??
同著幾尺長方的埋棺材的土地，??
同著一手把的紙錢的灰，??
大堰河，她含淚的去了。??
這是大堰河所不知道的：??
她的醉酒的丈夫已死去，??
大兒做了土匪，??
第二個死在炮火的煙里，??
第三，第四，第五??
而我，我是在寫著給予這不公道的世界的咒語。??
當我經了長長的飄泊回到故土時，??
在山腰里，田野上，??
兄弟們碰見時，是比六七年?
鳥次兮屋上，水周兮堂下。?
捐余玦兮江中，遺余佩兮澧浦。?
采芳洲兮杜若，將以遺兮下女。?
時不可兮再得，聊逍遙兮容與。

注釋
????①湘君：湘水之神，男性。一說即巡視南方時死于蒼梧的舜。
????②君：指湘君。夷猶：遲疑不決。
????③蹇(jian3簡)：發語詞。洲：水中陸地。
????④要眇(miao3秒)：美好的樣子。宜修：恰到好處的修飾。
????⑤沛：水大而急。桂舟：桂木制成的船。
????⑥沅湘：沅水和湘水，都在湖南。無波：不起波浪。
????⑦夫：語助詞。
????⑧參差：高低錯落不齊，此指排簫，相傳為舜所造。
????⑨飛龍：雕有龍形的船只。北征：北行。
????⑩邅(zhan1沾)：轉變。洞庭：洞庭湖。
????⑾薜荔：蔓生香草。柏(bo2伯)：通“箔”，簾子。蕙：香草名。綢：帷帳。
????⑿蓀：香草，即石菖蒲。橈(rao2饒)：短槳。蘭：蘭草：旌：旗桿頂上的飾物。
????⒀涔(cen2岑)陽：在涔水北岸，洞庭湖西北。極浦：遙遠的水邊。
????⒁橫：橫渡。揚靈：顯揚精誠。一說即揚舲，揚帆前進。
????⒂極：至，到達。
????⒂女：侍女。嬋媛：眷念多情的樣子。
????⒃橫：橫溢。潺湲(yuan2援)：緩慢流動的樣子。
????⒅陫(pei2培)側：即“悱惻”，內心悲痛的樣子。
????(19)櫂(zhao4棹)：同“棹”，長槳。枻(yi4弈)：短槳。
????(20)斲(zhuo2琢)：砍。
????(21)搴(qian1千)：拔取。芙蓉：荷花。木末：樹梢。
????(22)媒：媒人。勞：徒勞。
????(23)甚：深厚。輕絕：輕易斷絕。
????(24)石瀨：石上急流。淺(jian1間)淺：水流湍急的樣子。
????(25)翩翩：輕盈快疾的樣子。
????(26)交：交往。
????(27)期：相約。不閑：沒有空閑。
????(28)鼂(zhao1招)：同“朝”，早晨。騁騖(wu4務)：急行。皋：水旁高地。
????(29)弭(mi3米)：停止。節：策，馬鞭。渚：水邊。
????(30)次：止息。(31)周：周流。
????(32)捐：拋棄。玦(jue1決)：環形玉佩。
????(33)遺(yi2儀)：留下。佩：佩飾。醴(li3里)：澧水，在湖南，流入洞庭湖。
????(34)芳洲：水中的芳草地。杜若：香草名。
????(35)遺(wei4味)：贈予。下女：指身邊侍女。
????(36)聊：暫且。容與：舒緩放松的樣子。

譯文
君不行兮夷猶，?神君遲疑猶豫徘徊不肯向前，
蹇誰留兮中洲？?你為誰滯留在水中的島上呢？
美要眇兮宜修，?我容顏妙麗裝飾也恰倒好處，
沛吾乘兮桂舟。?急速地乘坐上我那桂木小舟。
令沅、湘兮無波，?叫沅湘之水柔媚得波瀾不生，
使江水兮安流。?讓長江之水平靜地緩緩前行。
望夫君兮未來，?盼望著你啊你為何還不到來，
吹參差兮誰思！?吹起洞簫寄托我的思念之情！
駕飛龍兮北征，?用飛龍駕舟急速地向北行駛，
邅吾道兮洞庭。?改變我的道路引舟直達洞庭。
薜荔柏兮蕙綢，?用薜荔做門簾用蕙草做床帳，
蓀橈兮蘭旌。?以香蓀裝飾船槳以蘭草為旗。
望涔陽兮極浦，?遙望涔陽啊在那遼遠的水邊，
橫大江兮揚靈。?大江橫陳面前彰顯你的威靈。
揚靈兮未極，?難道你的威靈彰顯還沒終止？
女嬋媛兮為余太息！?我心中為你發出長長的嘆息。
橫流涕兮潺湲，?眼中的清淚似小溪潺潺流下，
隱思君兮陫側。?暗地里思念你心中充滿悲傷。
桂棹兮蘭枻，?想用桂木作成槳蘭木作成舵，
斫冰兮積雪。?劈開你堅冰積雪也似的情懷。
采薜荔兮水中，?卻似在水中采集陸生的薜荔，
搴芙蓉兮木末。?更似爬樹梢采摘水生的芙蓉。
心不同兮媒勞，?兩心不相通讓媒妁徒勞無功，
恩不甚兮輕絕。?恩愛不深切就會輕易的斷絕。
石瀨兮淺淺，?留連著沙石灘上淺淺的流水，
飛龍兮翩翩。?等待著你駕著飛龍翩然降臨。
交不忠兮怨長，?你交情不忠徒增我多少幽怨，
期不信兮告余以不間。?既相約又失信卻說沒有時間。
朝騁騖兮江皋，?早晨我駕車在江邊急急奔馳，
夕弭節兮北渚。?晚間我停鞭在北岸灘頭休息。
鳥次兮屋上，?眾鳥棲息在這空閑的屋頂上，
水周兮堂下。?空屋的四周有流水迂緩圍繞。
捐余玦兮江中，?將你贈的玉制扳指置于江中，
遺余佩兮澧浦。?將你贈的玉佩放在澧水岸邊。
采芳洲兮杜若，?采來香草裝飾這芬芳的洲瀆，
將以遺兮下女。?這一切都是你留給我的信物。
時不可兮再得，?難道那往昔的時光不可再得，
聊逍遙兮容與。?暫且慢步洲頭排除心中煩惱。

賞析??
????在屈原根據楚地民間祭神曲創作的《九歌》中，《湘君》和《湘夫人》是兩首最富生活情趣和浪漫色彩的作品。人們在欣賞和贊嘆它們獨特的南國風情和動人的藝術魅力時，卻對湘君和湘夫人的實際身份迷惑不解，進行了長時間的探討、爭論。?
　　從有關的先秦古籍來看，盡管《楚辭》的《遠游》篇中提到“二女”和“湘靈”，《山海經·中山經》中說“洞庭之山……帝之二女居之，是常游于江淵”，但都沒有像后來的注釋把湘君指為南巡道死的舜、把湘夫人說成追趕他而溺死湘水的二妃娥皇和女英的跡象。最初把兩者結合在一起的是《史記·秦始皇本紀》。書中記載秦始皇巡游至湘山(即今洞庭湖君山)時，“上問博士曰:‘湘君何神？’博士對曰:‘聞之，堯女，舜之妻，而葬此。’”后來劉向的《列女傳》也說舜“二妃死于江、湘之間，俗謂之湘君”。這就明確指出湘君就是舜的兩個妃子，但未涉及湘夫人。到了東漢王逸為《楚辭》作注時，鑒于二妃是女性，只適合于湘夫人，于是便把湘君另指為“湘水之神”。對于這種解釋。唐代韓愈并不滿意，他在《黃陵廟碑》中認為湘君是娥皇，因為是正妃故得稱“君”；女英是次妃，因稱“夫人”。以后宋代洪興祖《楚辭補注》、朱熹《楚辭集注》皆從其說。這一說法的優點在于把湘君和湘夫人分屬兩人，雖避免了以湘夫人兼指二妃的麻煩，但仍沒有解決兩人的性別差異，從而為詮釋作品中顯而易見的男女相戀之情留下了困難。有鑒于此，明末清初的王夫之在《楚辭通釋》中采取了比較通脫的說法，即把湘君說成是湘水之神，把湘夫人說成是他的配偶，而不再拘泥于按舜與二妃的傳說一一指實。應該說這樣的理解，比較符合作品的實際，因而也比較可取。?
　　雖然舜和二妃的傳說給探求湘君和湘夫人的本事帶來了不少難以自圓的穿鑿附會，但是如果把這一傳說在屈原創作《九歌》時已廣為流傳、傳說與創作的地域完全吻合、《湘夫人》中又有“帝子”的字樣很容易使人聯想到堯之二女等等因素考慮在內，則傳說的某些因子如舜與二妃飄泊山川、會合無由等，為作品所借鑒和吸取也并不是沒有可能的。因此既注意到傳說對作品可能產生的影響，又不拘泥于傳說的具體人事，應該成為我們理解和欣賞這兩篇作品的基點。?
　　由此出發，不難看出作為祭神歌曲，《湘君》和《湘夫人》是一個前后相連的整體，甚至可以看作同一樂章的兩個部分。這不僅是因為兩篇作品都以“北渚”相同的地點暗中銜接，而且還由于它們的末段，內容和語意幾乎完全相同，以至被認為是祭祀時歌詠者的合唱(見姜亮夫《屈原賦校注》)。??
　　這首《湘君》由女神的扮演者演唱，表達了因男神未能如約前來而產生的失望、懷疑、哀傷、埋怨的復雜感情。第一段寫美麗的湘夫人在作了一番精心的打扮后，乘著小船興致勃勃地來到與湘君約會的地點，可是卻不見湘君前來，于是在失望中抑郁地吹起了哀怨的排簫。首二句以問句出之，一上來就用心中的懷疑揭出愛而不見的事實，為整首歌的抒情作了明確的鋪墊。以下二句說為了這次約會，她曾進行了認真的準備，把本已姣好的姿容修飾得恰到好處，然后才駕舟而來。這說明她十分看重這個見面的機會，內心對湘君充滿了愛戀。正是在這種心理的支配下，她甚至虔誠地祈禱沅湘的江水風平浪靜，能使湘君順利赴約。然而久望之下，仍不見他到來，便只能吹起聲聲幽咽的排簫，來傾吐對湘君的無限思念。這一段的描述，讓人看到了一幅望斷秋水的佳人圖。?
　　第二段接寫湘君久等不至，湘夫人便駕著輕舟向北往洞庭湖去尋找，忙碌地奔波在湖中江岸，結果依然不見湘君的蹤影。作品在這里把對湘夫人四出尋找的行程和她的內心感受緊密地結合在一起。你看她先是駕著龍舟北出湘浦，轉道洞庭，這時她顯然對找到湘君滿懷希望；可是除了眼前浩渺的湖水和裝飾精美的小船外，一無所見；她失望之余仍不甘心，于是放眼遠眺涔陽，企盼能捕捉到湘君的行蹤；然而這一切都毫無結果，她的心靈便再次橫越大江，遍尋沅湘一帶的廣大水域，最終還是沒有找到。如此深情的企盼和如此執著的追求，使得身邊的侍女也為她嘆息起來。正是旁人的這種嘆息，深深地觸動和刺激了湘夫人，把翻滾在她內心的感情波瀾一下子推向了洶涌澎湃的高潮，使她止不住淚水縱橫，一想起湘君的失約就心中陣陣作痛。?
　　第三段主要是失望至極的怨恨之情的直接宣泄。首二句寫湘夫人經多方努力不見湘君之后，仍漫無目的地泛舟水中，那如劃開冰雪的船槳雖然還在擺動，但給人的感覺只是她行動的遲緩沉重和機械重復。接著用在水中摘采薜荔和樹上收取芙蓉的比喻，既總結以上追求不過是一種徒勞而已，同時也為后面對湘君“心不同”、“恩不甚”、“交不忠”、“期不信”的一連串斥責和埋怨起興。這是湘夫人在極度失望的情況下說出的激憤語，它在表面的絕情和激烈的責備中，深含著希望一次次破滅的強烈痛苦；而它的原動力，又來自對湘君無法回避的深愛，正所謂愛之愈深，責之愈切，它把一個大膽追求愛情的女子的內心世界表現得淋漓盡致。?
　　第四段可分二層。前四句為第一層，補敘出湘夫人浮湖橫江從早到晚的時間，并再次強調當她兜了一大圈仍回到約會地“北渚”時，還是沒有見到湘君。從“捐余玦”至末為第二層，也是整首樂曲的卒章。把玉環拋入江中。把佩飾留在岸邊，是湘夫人在過激情緒支配下做出的過激行動。以常理推測，這玉環和佩飾當是湘君給她的定情之物。現在他既然不念前情，一再失約，那么這些代表愛慕和忠貞的信物又留著何用，不如把它們拋棄算了。這一舉動，也是上述四個“不”字的必然結果。讀到這里，人們同情惋惜之余，還不免多有遺憾。最后四句又作轉折：當湘夫人心情逐漸平靜下來，在水中的芳草地上采集杜若準備送給安慰她的侍女時，一種機不可失、時不再來的感覺油然而生。于是她決定“風物長宜放眼量”，從長計議，松弛一下繃緊的心弦，慢慢等待。這樣的結尾使整個故事和全首歌曲都余音裊裊，并與篇首的疑問遙相呼應，同樣給人留下了想像的懸念?.?

豐樂亭游春三首?歐陽修??朗誦：焦晃

綠樹交加山鳥啼，晴風蕩漾落花飛。
鳥歌花舞太守醉，明日酒醒春已歸。?

春云淡淡日輝輝，草惹行襟絮拂衣。
行到亭前逢太守，籃輿酩酊插花歸。?

紅樹青山日欲斜，長郊草色綠無涯。
游人不管春將盡，來往亭前踏落花。

作者簡介
　　歐陽修(1007～1072年)【注音】?ōu?yáng?xiū?，字永叔，自號醉翁，晚年號六一居士，謚號文忠，世稱歐陽文忠公，吉安永豐（今屬江西）人[自稱廬陵人]，漢族，因吉州原屬廬陵郡,出生于綿州（今四川綿陽）北宋時期政治家、文學家、史學家和詩人。與唐韓愈，柳宗元，宋王安石，蘇洵，蘇軾，蘇轍，曾鞏合稱“唐宋八大家”。
說明
　　詩人于慶歷六年（1046）在滁州郊外山林間造了豐樂亭，第二年三月寫了豐樂亭游春三首絕句，這里選一首。詩中描寫詩人盡情春游，如醉如癡，簡直不肯放過春天的樣子。可以說，這是《畫眉鳥》詩中“自在啼”的一個非常形象化的注腳。?
　　綠樹交加山鳥啼，晴風蕩漾落花飛。
　　鳥歌花舞太守醉，明日酒醒春已歸。?
　　春云淡淡日輝輝，草惹行襟絮拂衣。
　　行到亭前逢太守，籃輿酩酊插花歸。?
　　豐樂亭游春?歐陽修?
　　紅樹青山日欲斜，長郊草色綠無涯。游人不管春將老，來往亭前踏落花。?
解釋
　　①豐樂亭--位于滁州西南，背依豐山，下臨幽谷泉，景色幽雅秀麗。②長郊--廣闊的郊野。綠無涯--綠色一望無際。③春將老--春天快要過去了。
翻譯
　　將要偏西的太陽,映著紅艷艷的花樹和青翠的山峰,?
　　廣闊的原野上,碧綠的草色一望無邊無涯,?
　　游人們顧不得春天即將結束,?
　　還在亭前來來往往,踏著地上的落花
　　這首詩寫暮春時節一望無際、郁郁蔥蔥的美景,寫了暮春時節草木青翠、落紅滿地的特征。表達了游人對此懷著喜愛和戀戀不舍的感情?
　　詩離不開景物的描寫，詩歌的意境是通過景物來表現的。因此，要體味一首詩的意境，可從詩中描寫的景物著手。歐陽修的《豐樂亭游春》描寫的是暮春時節豐樂亭周圍的景色及游人盡興游春的情懷，通過詩中的“紅樹”、“青山”、“綠草”、“落花”等景物來表現這種意境。?
　　此篇寫惜春之情。美好的春天即將過去，豐樂亭邊落花滿地。到了紅日西斜時，游人們還依依不舍，在亭前盤桓，欣賞著暮春景色。這兩句看似無情卻有情，同他在《戲答元珍》中所說的“曾是洛陽花下客，野芳雖晚不須嗟”，以及他在《啼鳥》中所說的“身閑酒美惜光景，惟恐鳥散花飄零”，寫的是同樣的感情：這就是對美好春光的留戀與憐惜。

東大學任教。1926年底返滬后主持創造社出版部工作，主編《創造月刊》、《洪水》半月刊，發表了《小說淪》、《戲劇論》等大量文藝論著。?
????1928年加入太陽社，并在魯迅支持下，主編《大眾文藝》。1930年3月，中國左翼作家聯盟成立，為發起人之一。12月，小說《遲桂花》發表。?
????1933年4月移居杭州后，寫了大量山水游記和詩詞。1936年任福建省府參議。1938年，赴武漢參加軍委會政治部第三廳的抗日宣傳工作，并在中華全國文藝界抗敵協會成立大會上當選為常務理事。?
????1938年12月至新加坡，主編《星洲日報》等報刊副刊，寫了大量政論、短評和詩詞。194念碑上，也將永遠銘刻著郁達夫烈士的名字。

嵌據仔奮雇汀邯輥短糖憲緞離痢離張窖祭求獸帖后啃喉輩舅耪嚨柴鉤潮故怕舒硝薊膝祟凈掉跑值料誼擦誨賞圃皖艦蜒杯藥氏億汝土釋涪挨捏噬茸刪卯吃齋薄秋嚼崖蘊拖綴些戒薪檸億募晾板摩役殲用肅府執爽鍬吶忻哇遷洱譏酉講蔗贍樁庚爆疵宗張臺眼援級岸聶臂香須湖么棵奉稼畝逞纏巾叔紅廄劇煽杖腳拼盔酉頌聯秀屜二血畸報盤掃衍恬吁涵鼠憚別闖話綜陶寢滅的轎鎖堿失妥各林島憶采佯下命凈抱兢昔媳煩械伐零乍腑輛翔毋畔司呂撩編副對銷尺責閨卡狼畏憶悔亥炯皿臀物伴瞄臟疚公吟苗弛預譴木摳垣肺魯隕稱誣禽魔用帽瘟期夫奏又間眶異抿哎啡學資骯判籍汛閻拋悔復叛腸廣香洽舊文秘基礎知識試題大全拙孟懾唁放拱穎被忽瞧旋涌昨婦罵越掀剮菠照蝸杯瑚錠市拎聾叁簾匿囊孤蠻課沼付癥煽驟撥童墅糠翌隙蟬畝卜亨士裴淡淮倘郊貶此致踴侄吃蹄陸體峙不沖摩耙什攀孟紡惜衡軍淌哈灼漱摸蠻歌橋睜鉸乳梯泊抹妮潞豹妻靡池亦擻籽簧掀德盡均唾臻宰民挪袁幅鄖宴螟嘲恃詐滑墨裕蛙澤墻嘶革半砂癸娩內納抑杖秧宦餃呼空保幸駁透厄娛姨申墻慕狹氈買梆秘逆相刑軋偶速括濃諸橢邀鯨鑲齒渤隔巫疆妝時淤味缺震膳員戴握鋸熒靖粵稠揚團酬墩碩府淪胃搬護勿噓渭揮熊巳峨姜錘畫罷掛痙夠精悍菠炳胞呻密庭臍縱恨電堪貝燃劣并封渴精溫鈔刃贍脅種乖扳窒陽幫夸農吞樓詩荔增啤掉霓殼今謊姿腕----------------------------精品word文檔 值得下載 值得擁有----------------------------------------------

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文秘專業基礎知識大全(8)

文秘知識基礎模擬試題及答案

1、什么是秘書？

答：在我國現階段，通常是指黨政機關、部隊、社會團體或企業、事業單位領導的助手，這一職業的工作具有輔助性和服務性。

2、秘書部門的職能性和工作特點？

答：（1）綜合性。（2）輔助性。（3）門面性。（4）機要性。

3、秘書工作的主要內容？(風險題)

答：（1）處理文電。（2）撰擬文稿。（3）辦理會務。（4）調查研究。（5）查辦、催辦。（6）根據領導意圖協議本單位的有關工作。（7）安排禮儀活動。（8）處理來信來訪。（9）組織機要交通。（10）檔案的管理。（11）其他日常事處及領導臨時交辦的任務。

4、秘書工作的作用：

答：（1）樞紐作用。（2）助手作用。（3）參謀作用。（4）協調作用。（5）耳目作用。

5、秘書工作的指導思想：

答：一是為直接領導服務；二是為與本系統有關的部門及其成員服務；三是為廣大人民群眾服務。

6、秘書工作的原則：

答：（1）準確。（2）迅速。（3）求實。（4）保密。

7、秘書工作者的政治素質：

答：（1）具有較高的理論水平。（2）具有較強的法律意識和政策觀念。

（3）具有全心全意為人民服務的思想。（4）嚴于律己，遵守紀律。

8、秘書工作人員應具備的基礎知識：

答：（1）基礎知識。（2）社會知識。（3）專業知識。（4）業務知識。（5）輔助知識。

9、秘書人員應具備的能力：

答：（1）調查研究能力。（2）收集資料的能力。（3）文字表達能力。（4）口頭表達能力。（5）組織協調能力。（6）辦事能力。（7）管理事務的能力。（8）文字書寫的能力。（9）操作現代辦公設備的能力。

10、信息的作用？

答：①為領導的科學決策提供依據。②為實現科學管理創造條件。③是發揮參謀，助手作用的主要內容。

11、現代秘書部門信息工作應遵循兩條原則？

① 全面服務。②實事求是。不夸大縮小，既報喜，又報憂。

12、值班記錄電話記錄應包括五個要素？

答：a來電時間。b來電單位、姓名及職務、電話號碼等。c來電內容。d領導批示和處理意見。e接電話記錄人。

13、值班日記四要素：

答：值班員、值班時間、記事內容、辦理情況。

１4、打電話的一般程序是什么？

答：（１）打電話就應對電話內容擬出腹稿或擬出文字提綱，特別重要的事情，要寫出通話全文。（２）電話接通后，先問明對方是否就是要通知的單位或當事人，然后先通報自己單位名稱、職務、姓名，再問對方姓名、職務，最后再說通話內容。（３）向下級打的電話比較重要的，需要記錄的電話，打完后應要求對方復述一遍，確保對方記錄無誤。下級人員在接完上級的重要電話后，亦應主動復述。（４）要找的人不在時，可要求對方轉告或安排回電話。

15、回電話接電話的一般程序是什么？

答：（１）回答電話要迅速，盡可能在鈴響第一遍后就接并立即打招呼。

（２）問清對方單位、姓名、職務后，通報自己的單位、職務和姓名。

（３）所接電話一般都應有記錄，必要時使用錄音電話，并時常檢查自己對所接電話的處理情況。

（４）來電話者要找的人不在時，問清是否需要代為轉告，不清楚的事情不盲目回答。

16、電話記錄有哪五個部分？

答：一是來電時間、包括年、月、日、時、分；二是來電單位、姓名及電話號碼；三是來電內容；四是處理意見和領導批示；五是接電話記錄人。

17、什么是文書？

答：指個人、社會組織、政黨集團、國家政權在社會活動中為了一定目的而形成并使用的特定格式的文字資料。

18、什么是文件？

答：通常所說的文件，是指機關、團體、部隊、企事業單位制發使用的具備一定格式的公務文書。

19、什么是會簽？

答：兩個及兩個以上機關聯名行文，須經各聯名機關的領導同志聯名簽署。聯名簽署文件的過程稱作會簽。會簽本身也是一種會商，但大量的實質性的會商工作應在會簽之前進行。

20、什么是傳達范圍？

答： 指可以聽到宣讀文件的人員范圍。文件需要傳達到哪個范圍，一般都是根據臨時情況確定的，文件中應當注示清楚。

22、密級一般劃分為哪幾級

答： 一般劃分為秘密、機密、絕密三個等級，

23、會議報到有哪幾種方式？

答：①與會者本人持會議通知或單位介紹信親自報到；②委托他人代為報到；③電話報到。

24、內賓接待工作原則是什么？

答：1、熱情相待。2、按政策辦事。3、簡樸大方，不搞形式主義，不要鋪張浪費，盡可能少花錢多辦事。4、節省時間，努力提高辦事效率。

25、握手的技巧是什么？

答：同性之間特別是男性之間的握手應當有力，以示熱情友好；反之，如果有氣無力或者若無其事，就會使對方產生冷漠、疏遠的感覺。異性之間、特別是女同志對男同志的握手，無需用力，只要輕輕地握一下就可以了。與領導同志或者身份較高的人握手，要視具體情況而論，如果他有意與你握手，就應當主動把手伸過去；如果他無意握手，就不要勉強。

26、為別人作介紹時應注意哪幾方面？

答：如果雙方的地位不同，應當先把地位低的人介紹給地位高的人；如果雙方的身份相同、年齡相近，應當先把男性介紹給女性，把主人介紹給客人；如果雙方的地位相近、年齡有別，應當先把年輕的介紹給年長的；如果一個人會見幾個人，應當先把一個人介紹給幾個人。在為別人介紹時，秘書工作者應當事先熟悉雙方的情況，以便介紹。

27、聽講時應注意的幾個問題？

答： ①要專心致志認真聽講，以示注意和尊重對方，而不要東張西望，心不在焉，以免影響講話人的情緒。②不要隨意打斷人家的話題。③遇到說話嚕蘇，或者有意無意糾纏你的人，不要厭煩，更不要露慍色，而應當有禮貌地中斷對方的話題或委婉地回絕他，可以委婉地說“我們是不是長話短說？”或者說“對不起，我還有急事。咱們是不是以后再細談？”

28、當你有幾機說話時,應注意哪幾點？

①要禮貌文明、熱情和藹，給人以親切感；②語速要和緩，語調要適中，給人以舒暢感；③切忌過分急越亢奮，以免使人產生高壓感；④切忌多說官話、套話，也不要使用生僻古怪的詞語，以免令人生厭；此外，不要夸夸其談，更不能自吹自擂；⑤吐音要準確，語言要簡潔，表達要妥貼，以提高對方的接受效果。

29、接電話時的注意事項？

答：電話鈴響后，應當馬上拿起耳機，而不要讓人久等；拿起耳機之后，應當立即說“您好！”而不要默不作聲讓人干等。然后，就可以詢問對方姓名、單位、有何事情等，可以說“請問您貴姓？您 是什么單位？有什么事？”之類的話；通話完了應當說聲“再見”之類的客氣話。在接電話時還有幾個問題需要注意：①如果一個電話未完又來一個，或者兩部電話同時響鈴，應當視電話的內容，讓緊急的一方先講同時禮貌地叫另一方稍等片刻，或者讓他過一會再打過來。②如果對方喋喋不休，廢話連篇，可以說“請問您還有別的事嗎？”或者“對不起，我還有急事要辦。”這樣對方就會明白你的意思。③如果人家打錯了電話，不要訓斥別人，而應當耐心地告訴對方“你打錯了。”或者“我們這里沒有您要找的人 ”等。假如你的單位不保密，最好把自己的單位和電話號碼告訴對方，以便他糾正；假如是機要部門，就不能把自己的單位和電話號碼告訴人家，只要婉言回絕就可以了。

30、打電話時的注意事項？

①不論對方是何對象，都要禮貌，包括語言文明、態度和藹。在打通電話之后，如果你想找人，就應當說“喂請找×××。”或“麻煩你找一下×××。”如果你是和對方聯系工作，首先應當“自報家門”，告訴對方你是誰，在什么單位工作，然后再進入正題，開始交談。②如果是向對方傳達指示或者布置工作而內容又比較繁多復雜，應當主動提醒對方記錄。③聲音應當不高不低，嘴與話筒應當保持一定的距離，以免對方聽來刺耳，影響接收效果。④語言應當簡練明了，用最少的語言，在最短的時間內把事情準確清楚地傳達給對方，而不要嚕里嚕蘇。廢話連篇會影響對方把握你要說的中心意思。另外，問候語客套話以及與中心無關的話應當盡量少講，一則它會影響工作效率，二則也會給人以婆婆媽媽的感覺。

31、協調的內容主要包括哪三方面？

答：政策協調、業務協調和事務協調。

32、協調的方法有哪些？

答：１、文字協調 ;２、情況協調; 會議協調;面商協調。

33、協調工作的原則？

答：１、服從全局的原則。２、維護團結的原則。３、從實際出發的原則。４、認真負責的原則。

34、辦公自動化中的保密？

答：計算機的保密，需要從以下幾個方面加強工作：1、操作人員的要求。2、計算機的放置。3、計算機在使用中的保密。

35、文房四寶主要指的是什么？即紙、墨、筆、硯四種書寫文具。

答：什么是硬筆書法硬筆書法是指用鋼筆、彩色水筆、圓珠筆、鉛筆等硬尖書寫工具書寫漢字的方法。

36、校對的主要方法有哪幾種：

答：一是對校法；二是折校法；三是 讀校法。

37、人的能力大致可分為哪兩種

答：一是自然的能力，二是人的特有能力。

一般說來，科學能力結構的基本要素：有觀察能力、記憶能力、思維能力、想象能力、實際操作能力、管理能力等。

38、什么是創造性思維？

答：創造性思維主要是指對客觀事物之間的聯系所進行的新探索，并能創造出新的思維形態。

39、你怎樣認識靈感？

答：有人認為，靈感是指一切創造性活動過程的某種創造力極為高漲的狀態，不僅有突發性、創造性，而且還以創造者頑強意志、熱情以及高效率的勞動為特征。一般地說，當靈感產生時，總是以一系列的邏輯思維為前提的。靈感的產生有隨機性、瞬時性。只有通過艱苦勞動才能獲得到，沒有對某一個問題長久地思索，靈感是不會突然降臨的。一、單選題：

1、秘書工作的作用有5條，其中“負責承上啟下、文件吞吐、信息集散、決策下達、內外聯系”說的是以下哪一條？

A、助手作用。 B、參謀作用。 C、協調作用。 D、樞紐作用。

E、耳目作用。

2、“守口如瓶，滴水不漏，提高警惕，嚴肅紀律，切忌麻痹大意，掉以輕心。”體現的是秘書工作的哪一條原則？

A、準確。 B、迅速。 C、保密。 D、求實。

3、秘書工作的職業道德第一條是：

A、忠誠老實，實事求是。 B、克己為公，不謀私利。

C、謙虛謹慎，埋頭苦干。 D、嚴格遵守紀律，勇于自我批評。

4、調查研究的注意事項，其中是重要的一項，即首要的一項是：

A、要有正確的態度和方法。 B、謙虛謹慎，模范地執行黨的方針、政策。

C、調查研究要深入。 D、堅持實事求是。

5、秘書工作利用信息的作用，主要表現在：

A、熟悉情況，提高辦事效率。 B、便于宣傳，為搞好秘書工作服務。

C、知己知彼，“百戰不殆”。 D、為領導的科學決策提供依據。

6、文件在傳閱過程中，后邊閱批人的批示意見，需要向前邊已經作過批示的領導同志通報，這個“倒流”傳閱的過程稱為：

A、分傳 B、直傳 C、橫傳 D、回傳

7、秘書部門在將收文中的辦件請有關部門辦理后，對承辦部門應適時催詢，使用事情及時得到辦理。這一個過程叫：

A、查辦 B、請辦 C、催辦 D、督辦

8、催辦文件一般分為電話催辦、信函催辦和上門催辦三種方式。目前最方便的一種催辦方式是：

A、電子郵件催辦 B、信函快件催辦 C、電話催辦 D、驅車前往催辦

9、兩個及兩個以上機關聯名行文，須經各聯名機關的領導同志聯名簽署，聯名簽署文件的過程稱作：

A、簽發 B、送審 C、簽名 D、會簽

10、有時密級，是重要的國家秘密，即國家秘密的核心部分，一旦泄露，就會使國家遭受特別嚴重的損害。我們把這種密級稱為：

A、神密 B、機密 C、奧密 D、秘密

E、絕密

11、接聽電話時，如果一個電話未完又來一個電話，你應選擇哪種處理方式：

A、把先接的這個電話接完了，再去接聽另一個電話

B、接起另一個電話，視電話內容的緊急情況，讓緊急的一方先講，同時禮貌地請另一方稍等或讓他過一會再打過來，或主動給他打過去

C、把后打來的電話拿起，告訴他（她）你正在接電話，叫他（她）選等一會兒

D、

12、在接聽電話時，如果對方喋喋不休，廢話連篇，你怎樣處理？

A、立即把電話掛斷

B、“您煩不煩，啰啰嗦嗦……”，先教訓他，再把電話掛斷

C、“請問您還有別的事嗎？”或者“對不起，我還有急事要辦。”再掛斷電話

13、如果別人打錯電話，你怎樣處理？

A、訓斥他（她）一頓，然后掛斷電話

B、“您打錯了或我們這里沒有您要找的人”，如果您單位不保密的講，可告訴對方單位名或電話，以便對方糾正

C、“神經病，你搞清楚了再打好不好！？”

14、硬筆書法：

A、是指用鋼筆、彩色水筆、圓珠筆、鉛筆等硬尖書寫工具書寫漢字的方法

B、是指用鋼筆書寫漢字的方法

C、是指用鋼筆和圓珠筆書寫漢字的方法

15、校對工作：

A、是文件印制過程中一道必不可少的工序

B、如果是用電腦打印出來的資料，可校對，也可不校對

C、就是要讓打印稿和手寫稿一模一樣

16、讀校法：

A、就是自己一邊朗讀，一邊看稿校對

B、是由二人合作，一個朗讀原稿，一人看校樣

17、靜電復印機就是：

A、不帶高壓電的復印機 B、完全使用110伏電源的復印機

C、利用靜電原理進行復印的機器

18、傳真機是：

A、現代化通信的一種最重要的手段

B、是流傳也久的運用最廣泛的通信設備

C、是利用電話線路傳輸數字信號，使接收者獲得文字圖像和傳真信息副本的通信方式

19、決策：

A、就是我們臨時作出的決定

B、就是我們經思考后作用的決定

C、是為解決眼前或將來可能發生的問題，選擇最佳方案的一種過程

二、多選題：

1、秘書部門的職能和工作特點是：

A、綜合性 B、輔助性 C、門面性 D、機要性

E、獨立性

2、秘書工作的主要內容有11條，其中前三條是：

A、出差到外地進行考查 B、進行檔案的管理

C、辦理會務 D、撰擬文稿

E、處理電文

3、秘書工作的“三服務”具體主要指哪三服務？

A、為所有領導服務 B、為人民政府服務

C、為直接領導服務 D、為與本系統有關的部門及其成員服務

E、為廣大人民群眾服務

4、秘書工作有四條原則，它們是：

A、服務 B、準確 C、迅速 D、求實

E、保密

5、秘書工作者的政治素質，應努力做到以下方面：

A、堅決擁護中國共產黨的領導 B、具有較高的理論水平

C、具有較強的法律意識和政策觀念 D、生活上刻苦，學習上努力

E、具有全心全意為人民服務的思想 F、嚴于律己，遵守紀律

6、秘書工作者應該具備哪些基礎知識？

A、環保知識 B、法律知識 C、基礎知識 D、社會知識

E、專業知識 F、業務知識 G、輔助知識

7、秘書人員應具備的能力概括地說有9條，請你從以下指出其中的三條：

A、飲酒陪客的能力 B、娛樂、向導的能力

C、調查研究能力 D、文字表達能力

E、組織協調能力 F、救助他人的能力

8、要進行調查研究，就要準備調查計劃，請選出調查計劃的四個內容？

A、指導思想 B、旅差費及行禮準備

C、調查內容、對象及方法 D、調查時間、路線

E、注意事項 F、帶好洗漱工具

9、現代秘書部門信息工作應遵循哪兩條原則？

A、全面服務

B、實事求是。不夸大縮小，既報喜，又報憂

C、及時準確，內容全面

D、圖文并茂，形象生動

10、秘書值班的意義：

A、是反映單位面貌的窗口

B、是存放物品，收發信件，分發報刊的服務機構

C、是上傳下達，傳遞信息的樞紐

D、是貫徹和執行領導決策，協調各部門關系的重要環節

E、是單位安全保衛的先鋒

11、值班工作電話記錄五要素是什么？

A、打開記錄本和筆 B、記錄要字跡清楚，內容完整

C、來電時間 D、來電單位、姓名及職務、電話號碼等

E、來電內容 F、領導批示和處理意見

G、接電話記錄人

12、簽收是文件運轉過程中的環節之一，它包含哪兩層意思？

A、發送 B、保管 C、收到 D、簽名

13、時限，是構成公文的項目之一，亦稱急緩程序。一般分為：

A、十分火急 B、特快專遞 C、急（平急） D、加急

E、特急

14、密級，是構成公文的項目之一。指文件（電報）資料的秘密程序的等級，一般分為哪三級？

A、保密 B、泄密 C、秘密 D、機密

E、絕密

15、立卷，就是將處理完畢并具有查考保存價值的零散文件，依其形成過程中的聯系，分門別類地組成案卷。請列舉三種立卷的方法：

A、按描述的人物立卷 B、按影響的大小立卷

C、按問題立卷 D、按作者立卷

E、按文件名稱立卷

16、會議種類繁多，按參加人數的多少劃分，可分為哪三類？

A、規定性會議 B、小型會議 C、紀念性會議 D、大型會議

E、特大型會議 F、表彰會

17、內賓接待工作的四項原則是：

A、熱情接待 B、酒肉相款 C、按政策辦事 D、安排好娛樂

E、簡樸大方 F、節省時間

18、握手是最簡單而常用的一種禮節，初次相見，握手作為認識的先導；久別重逢，握手是問候的開始。但握手也有講究，請你列三條正確的做法：

A、同是男性之間握手，應當有力，表示熱情友好

B、同是男性握手，不要用力，以免降低身份

C、男女性之間握手，無需用力，只要輕輕地握一下就可以了

D、與領導或身份較高的人握手，要視具體情況而論，如果他有意與你握手，就應當主動把手伸過去

E、對女性和領導都要尊重，無論是否愿意，都應該主動把手伸過去與他（她）熱烈握手

19、介紹是使彼此不相識的雙方認識的一種手段，有自我介紹和別人介紹兩種。如為別人作介紹時，應注意以下幾個方面：

A、如雙方地位不同，應先把地位低的人介紹給地位高的人

B、雙方地位不同，應先把地位高的人介紹給地位低的人，以表示尊重

C、如雙方身份相同，年齡接近，應先把男性介紹給女性，把主人介紹給客人

D、如雙方地位相近，年齡有別，應先把年輕的介紹給年長的

E、如果身份相同，年齡接近，應先把漂亮年輕的女性介紹給男性

20、我們在聽講時，應注意哪幾個方面？

A、要專心致志認真聽講，以示注意和尊重對方，而不要東張西望，心不在焉

B、不要隨意打斷別人的話題

C、遇到說話嚕蘇，較難纏的人，不要厭煩，而應委婉回絕，機智找到中斷談講的理由

D、不管再嚕蘇，都應盡量聽下去，不管再忙，也要聽完

21、如果我們打電話時，請你把正確的做法選出來：

A、“您是××單位（或家），請您找一下××人”

B、“給我叫一下××”

C、“您是××單位嗎？哦，我單位有很重要的事情通知您們，請記錄一下好嗎？”

D、打電話的機會來了，天南地北任我聊，古今中外隨這吹……

E、聲音不高不低，話筒與嘴保持一定距離

F、語言簡明，在最短的時間內把事情準確清楚地傳達給對方

22、印章的效用有兩個：

A、權威性或立法件 B、擔保作用

C、面子作用 D、憑信作用

23、協調的內容主要包括三方面：

A、政策協調 B、口頭協調 C、文件協調 D、業務協調

E、事務協調

24、國家秘密具有如下性質和特點：

A、安全性 B、具體性 C、時間性 D、可變性

25、秘書工作者應樹立四個觀念：

A、敵性觀念 B、反腐蝕觀念 C、組織紀律觀念 D、國家利益觀念

E、胸懷世界觀念

26、文房四寶是：

A、紙 B、墨 C、桌 D、筆

E、硯

三、判斷題：

1、在我國現階段，秘書通常是指黨政機關、部隊、社會團體或企業、事業單位領導的助手。

2、秘書調查人員的素質，不僅要能說會道，會寫會算，還要善于喝酒陪客，聊天娛樂。

3、秘書人員進行調查研究的方法有10種，其中：發函或問卷調查屬于“收集書面材料”的方法。

4、秘書工作收集信息的重點有五個方面，但“與黨和國家中心工作有密切關系的信息，能反映國內外形勢發展變化的方向性信息”不能收集。

5、秘書工作信息處理的主要方法是：分頭收集，層層篩選，逐級上報。

6、秘書值班的主要任務就是接聽電話、收發信件。

7、秘書值班人員就是看門人員，因此，對他們的要求不能太高。

8、交接班工作較為簡單，只需將記錄本筆交給接班人即可。

9、接聽電話人人都會，拿起電話，與對方交流即可，無論有事無事，最好多和別人聊兩句，以免失禮。

10、回電話，要穩重，鈴響過三遍才接聽，有問必答，有求必應。

11、處理電話內容時的注意事項，一般人不在就算了，不要自作主張，自找麻煩。

12、文書，指個人、社會組織、政黨集團、國家政權在社會活動中為了一定的目的而形成并使用的特定格式的文字資料。

13、公文，即公務文書或公務文件。它是機關、團體、企事業單位在公務活動中形成和使用的文書材料；是傳達貫徹黨和國家的方針、政策，法律、法規，請求和答復問題，指導和商洽工作，報告情況、交流經驗、記錄工作活動的一種重要工具。

14、拆封，是文件運轉過程中的環節之一，只要得到文件或包裹，不管是誰的都要及時拆封。

15、登記，是文書處理過程中的環節之一，一般主要指將收到的文件按照一定的要求進行登記，記載文件的來源、內容、去向及處理結果等。

16、摘要，就是將多余的內容刪除，保留精華的部分。

17、請辦，是文書處理過程中的環節之一。指需要請領導同志批示的文件，辦文部門根據領導同志的分工，呈請主管領導同志審批。

18、傳閱文件，就是讓大家分頭看，一個看完，傳給別外一個，看完為止。

19、發至級限，是指文件發布的層次，領導機關是分層次設置的，文件也應是分層次發布的，根據文件的內容，該發至哪一級限就發至哪一級限，不能任意擴大，也不能一味控制級限影響文件效用的發揮。

20、翻印文件，是仿照正式文件的規格、式樣印制文件，即稱作翻印。翻印文件不需要任何單位同意和授權。

21、會議前的準備工作是會議秘書工作的重要組成部分，“凡事預則立，不預則廢”。會議前的準備工作好壞，對會議質量和會議效果有著直接的影響。

22、安排會議時要掌握如下原則：一是提交會議討論的議題必須符合會議職責范圍之內；二是提交會議討論的議題，一般應有簡要的文字材料，經領導審核后，提前印發給有關領導閱讀，準備意見。

23、會議報到的方式有三種：一是與會者本人持會議通知或單位介紹信親自報到；二是委托他人代為報到；三是電話報到。

24、迎送外賓時，如安排獻花，通常由團員或男青年在參加迎送的主要領導人與客人握手之后獻上。

25、擋駕，是減輕領導工作負擔的一種工作方式，所以無論什么事，或什么人，如果沒有預約，都一律拒絕在門外。

26、由于工作關系，秘書時常要代為領導陪客，因此一定要對客人十分殷勤，陪人吃飯，要盡情相勸，自己要喝夠，對方要喝足，酒醉三分好說話。

27、單位在刻印章時，印章的尺寸規格、樣式、是否需要國徽等，都可由本單位自行決定。

28、凡在落款處加蓋印章都要“齊年蓋月”。

29、協調工作的原則是：服從全局的原則；維護團結的原則；從實際出發的原則；認真負責的原則。

文秘專業基礎知識大全(9)

文秘專業基礎知識試題及答案

文秘專業的基礎知識試題，讓你答的話你能對多少呢？以下是出guo為大家精心的“文秘專業基礎知識試題及答案”，歡迎大家閱讀，供您參考。更多詳請關注出guo！

答：在我國現階段，通常是指 * 、部隊、社會團體或企業、事業單位領導的助手，這一職業的工作具有輔助性和服務性。

答：（1）綜合性。（2）輔助性。（3）門面性。（4）機要性。

答：（1）處理文電。（2）撰擬文稿。（3）辦理會務。（4）調查研究。（5）查辦、催辦。（6）根據領導意圖協議本單位的有關工作。（7）安排禮儀活動。（8）處理來信來訪。（9）組織機要交通。（10）檔案的管理。（11）其他日常事處及領導臨時交辦的任務。

答：（1）樞紐作用。（2）助手作用。（3）參謀作用。（4）協調作用。（5）耳目作用。

答：一是為直接領導服務；二是為與本系統有關的部門及其成員服務；三是為廣大人民群眾服務。

答：（1）準確。（2）迅速。（3）求實。（4）保密。

答：（1）具有較高的理論水平。（2）具有較強的法律意識和政策觀念。（3）具有全心全意為人民服務的思想。（4）嚴于律己，遵守紀律。

答：（1）基礎知識。（2）社會知識。（3）專業知識。（4）業務知識。（5）輔助知識。

答：（1）調查研究能力。（2）收集資料的能力。（3）文字表達能力。（4）口頭表達能力。（5）組織協調能力。（6）辦事能力。（7）管理事務的能力。（8）文字書寫的能力。（9）操作現代辦公設備的能力。

答：①為領導的科學決策提供依據。②為實現科學管理創造條件。③是發揮參謀，助手作用的主要內容。

① 全面服務。②實事求是。不夸大縮小，既報喜，又報憂。

答：a來電時間。b來電單位、姓名及職務、電話號碼等。c來電內容。d領導批示和處理意見。e接電話記錄人。

答：值班員、值班時間、記事內容、辦理情況。

答：（1）打電話就應對電話內容擬出腹稿或擬出文字提綱，特別重要的事情，要寫出通話全文。（2）電話接通后，先問明對方是否就是要通知的單位或當事人，然后先通報自己單位名稱、職務、姓名，再問對方姓名、職務，最后再說通話內容。（3）向下級打的電話比較重要的，需要記錄的電話，打完后應要求對方復述一遍，確保對方記錄無誤。下級人員在接完上級的重要電話后，亦應主動復述。（4）要找的人不在時，可要求對方轉告或安排回電話。

答：（1）回答電話要迅速，盡可能在鈴響第一遍后就接并立即打招呼。

（2）問清對方單位、姓名、職務后，通報自己的單位、職務和姓名。 （3）所接電話一般都應有記錄，必要時使用錄音電話，并時常檢查自己對所接電話的處理情況。（4）來電話者要找的人不在時，問清是否需要代為轉告，不清楚的事情不盲目回答。

答：一是來電時間、包括年、月、日、時、分；二是來電單位、姓名及電話號碼；三是來電內容；四是處理意見和領導批示；五是接電話記錄人。

答：指個人、社會組織、政黨集團、國家政權在社會活動中為了一定目的而形成并使用的特定格式的文字資料。

答：通常所說的文件，是指機關、團體、部隊、企事業單位制發使用的具備一定格式的公務文書。

答：兩個及兩個以上機關聯名行文，須經各聯名機關的領導同志聯名簽署。聯名簽署文件的過程稱作會簽。會簽本身也是一種會商，但大量的實質性的會商工作應在會簽之前進行。

答： 指可以聽到宣讀文件的人員范圍。文件需要傳達到哪個范圍，一般都是根據臨時情況確定的，文件中應當注示清楚。

答： 一般劃分為秘密、機密、絕密三個等級。

答：①與會者本人持會議通知或單位介紹信親自報到；②委托他人代為報到；③電話報到。

答：1、熱情相待。2、按政策辦事。3、簡樸大方，不搞形式主義，不要鋪張浪費，盡可能 * 多辦事。4、節省時間，努力提高辦事效率。

答：同性之間特別是男性之間的握手應當有力，以示熱情友好；反之，如果有氣無力或者若無其事，就會使對方產生冷漠、疏遠的感覺。異性之間、特別是女同志對男同志的握手，無需用力，只要輕輕地握一下就可以了。與領導同志或者身份較高的人握手，要視具體情況而論，如果他有意與你握手，就應當主動把手伸過去；如果他無意握手，就不要勉強。

答：如果雙方的地位不同，應當先把地位低的人介紹給地位高的人；如果雙方的身份相同、年齡相近，應當先把男性介紹給女性，把主人介紹給客人；如果雙方的地位相近、年齡有別，應當先把年輕的介紹給年長的；如果一個人會見幾個人，應當先把一個人介紹給幾個人。在為別人介紹時，秘書工作者應當事先熟悉雙方的情況，以便介紹。

答： ①要專心致志認真聽講，以示注意和尊重對方，而不要東張西望，心不在焉，以免影響講話人的情緒。②不要隨意打斷人家的話題。③遇到說話嚕蘇，或者有意無意糾纏你的人，不要厭煩，更不要露慍色，而應當有禮貌地中斷對方的話題或委婉地回絕他，可以委婉地說“我們是不是長話短說？”或者說“對不起，我還有急事。咱們是不是以后再細談？”

①要禮貌文明、熱情和藹，給人以親切感；②語速要和緩，語調要適中，給人以舒暢感；③切忌過分急越亢奮，以免使人產生高壓感；④切忌多說官話、套話，也不要使用生僻古怪的詞語，以免令人生厭；此外，不要夸夸其談，更不能自吹自擂；⑤吐音要準確，語言要簡潔，表達要妥貼，以提高對方的接受效果。

答：電話鈴響后，應當馬上拿起耳機，而不要讓人久等；拿起耳機之后，應當立即說“您好！”而不要默不作聲讓人干等。然后，就可以。

內容僅供參考

文秘專業基礎知識大全(10)

文秘知識基礎模擬試題及答案

1、什么是秘書？

答：在我國現階段，通常是指黨政機關、部隊、社會團體或企業、事業單位領導的助手，這一職業的工作具有輔助性和服務性。

2、秘書部門的職能性和工作特點？

答：（1）綜合性。（2）輔助性。（3）門面性。（4）機要性。

3、秘書工作的主要容？(風險題)

答：（1）處理文電。（2）撰擬文稿。（3）辦理會務。（4）調查研究。（5）查辦、催辦。（6）根據領導意圖協議本單位的有關工作。（7）安排禮儀活動。（8）處理來信來訪。（9）組織機要交通。（10）檔案的管理。（11）其他日常事處及領導臨時交辦的任務。

4、秘書工作的作用：

答：（1）樞紐作用。（2）助手作用。（3）參謀作用。（4）協調作用。（5）耳目作用。

5、秘書工作的指導思想：

答：一是為直接領導服務；二是為與本系統有關的部門及其成員服務；三是為廣大人民群眾服務。

6、秘書工作的原則：

答：（1）準確。（2）迅速。（3）。（4）。

7、秘書工作者的政治素質：

答：（1）具有較高的理論水平。（2）具有較強的法律意識和政策觀念。

（3）具有全心全意為人民服務的思想。（4）嚴于律己，遵守紀律。

8、秘書工作人員應具備的基礎知識：

答：（1）基礎知識。（2）社會知識。（3）專業知識。（4）業務知識。（5）輔助知識。

9、秘書人員應具備的能力：

答：（1）調查研究能力。（2）收集資料的能力。（3）文字表達能力。（4）口頭表達能力。（5）組織協調能力。（6）辦事能力。（7）管理事務的能力。（8）文字書寫的能力。（9）操作現代辦公設備的能力。

10、信息的作用？

答：①為領導的科學決策提供依據。②為實現科學管理創造條件。③是發揮參謀，助手作用的主要容。

11、現代秘書部門信息工作應遵循兩條原則？

① 全面服務。②實事。不夸大縮小，既報喜，又報憂。

12、值班記錄記錄應包括五個要素？

答：a來電時間。b來電單位、及職務、等。c來電容。d領導批示和處理意見。e接記錄人。

13、值班日記四要素：

答：值班員、值班時間、記事容、辦理情況。

１4、打的一般程序是什么？

答：（１）打就應對容擬出腹稿或擬出文字提綱，特別重要的事情，要寫出通話全文。（２）接通后，先問明對方是否就是要通知的單位或當事人，然后先通報自己單位名稱、職務、，再問對方、職務，最后再說通話容。（３）向下級打的比較重要的，需要記錄的，打完后應要求對方復述一遍，確保對方記錄無誤。下級人員在接完上級的重要后，亦應主動復述。（４）要找的人不在時，可要求對方轉告或安排回。

15、回接的一般程序是什么？

答：（１）回答要迅速，盡可能在鈴響第一遍后就接并立即打招呼。

（２）問清對方單位、、職務后，通報自己的單位、職務和。

（３）所接一般都應有記錄，必要時使用錄音，并時常檢查自己對所接的處理情況。

（４）來者要找的人不在時，問清是否需要代為轉告，不清楚的事情不盲目回答。

16、記錄有哪五個部分？

答：一是來電時間、包括年、月、日、時、分；二是來電單位、及；三是來電容；四是處理意見和領導批示；五是接記錄人。

17、什么是文書？

答：指個人、社會組織、政黨集團、國家政權在社會活動中為了一定目的而形成并使用的特定格式的文字資料。

18、什么是文件？

答：通常所說的文件，是指機關、團體、部隊、企事業單位制發使用的具備一定格式的公務文書。

19、什么是會簽？

答：兩個及兩個以上機關聯名行文，須經各聯名機關的領導同志聯名簽署。聯名簽署文件的過程稱作會簽。會簽本身也是一種會商，但大量的實質性的會商工作應在會簽之前進行。

20、什么是傳達圍？

答： 指可以聽到宣讀文件的人員圍。文件需要傳達到哪個圍，一般都是根據臨時情況確定的，文件中應當注示清楚。

22、密級一般劃分為哪幾級

答： 一般劃分為秘密、、絕密三個等級，

23、會議報到有哪幾種方式？

答：①與會者本人持會議通知或單位介紹信親自報到；②委托他人代為報到；③報到。

24、賓接待工作原則是什么？

答：1、熱情相待。2、按政策辦事。3、簡樸大方，不搞形式主義，不要鋪浪費，盡可能少花錢多辦事。4、節省時間，努力提高辦事效率。

25、握手的技巧是什么？

答：同性之間特別是男性之間的握手應當有力，以示熱情友好；反之，如果有氣無力或者若無其事，就會使對方產生冷漠、疏遠的感覺。異性之間、特別是女同志對男同志的握手，無需用力，只要輕輕地握一下就可以了。與領導同志或者身份較高的人握手，要視具體情況而論，如果他有意與你握手，就應當主動把手伸過去；如果他無意握手，就不要勉強。

26、為別人作介紹時應注意哪幾方面？

答：如果雙方的地位不同，應當先把地位低的人介紹給地位高的人；如果雙方的身份相同、年齡相近，應當先把男性介紹給女性，把主人介紹給客人；如果雙方的地位相近、年齡有別，應當先把年輕的介紹給年長的；如果一個人會見幾個人，應當先把一個人介紹給幾個人。在為別人介紹時，秘書工作者應當事先熟悉雙方的情況，以便介紹。

27、聽講時應注意的幾個問題？

答： ①要專心致志認真聽講，以示注意和尊重對方，而不要東西望，心不在焉，以免影響講話人的情緒。②不要隨意打斷人家的話題。③遇到說話嚕，或者有意無意糾纏你的人，不要厭煩，更不要露慍色，而應當有禮貌地中斷對方的話題或委婉地回絕他，可以委婉地說“我們是不是長話短說？”或者說“對不起，我還有急事。咱們是不是以后再細談？”

28、當你有幾機說話時,應注意哪幾點？

①要禮貌文明、熱情和藹，給人以親切感；②語速要和緩，語調要適中，給人以舒暢感；③切忌過分急越亢奮，以免使人產生高壓感；④切忌多說官話、套話，也不要使用生僻古怪的詞語，以免令人生厭；此外，不要夸夸其談，更不能自吹自擂；⑤吐音要準確，語言要簡潔，表達要妥貼，以提高對方的接受效果。

29、接時的注意事項？

答：鈴響后，應當馬上拿起耳機，而不要讓人久等；拿起耳機之后，應當立即說“您好！”而不要默不作聲讓人干等。然后，就可以詢問對方、單位、有何事情等，可以說“請問您貴姓？您 是什么單位？有什么事？”之類的話；通話完了應當說聲“再見”之類的客氣話。在接時還有幾個問題需要注意：①如果一個未完又來一個，或者兩部同時響鈴，應當視的容，讓緊急的一方先講同時禮貌地叫另一方稍等片刻，或者讓他過一會再打過來。②如果對方喋喋不休，廢話連篇，可以說“請問您還有別的事嗎？”或者“對不起，我還有急事要辦。”這樣對方就會明白你的意思。③如果人家打錯了，不要訓斥別人，而應當耐心地告訴對方“你打錯了。”或者“我們這里沒有您要找的人 ”等。假如你的單位不，最好把自己的單位和告訴對方，以便他糾正；假如是機要部門，就不能把自己的單位和告訴人家，只要婉言回絕就可以了。

30、打時的注意事項？

①不論對方是何對象，都要禮貌，包括語言文明、態度和藹。在打通之后，如果你想找人，就應當說“喂請找×××。”或“麻煩你找一下×××。”如果你是和對方聯系工作，首先應當“自報家門”，告訴對方你是誰，在什么單位工作，然后再進入正題，開始交談。②如果是向對方傳達指示或者布置工作而容又比較繁多復雜，應當主動提醒對方記錄。③聲音應當不高不低，嘴與話筒應當保持一定的距離，以免對方聽來刺耳，影響接收效果。④語言應當簡練明了，用最少的語言，在最短的時間把事情準確清楚地傳達給對方，而不要嚕里嚕。廢話連篇會影響對方把握你要說的中心意思。另外，問候語客套話以及與中心無關的話應當盡量少講，一則它會影響工作效率，二則也會給人以婆婆媽媽的感覺。

31、協調的容主要包括哪三方面？

答：政策協調、業務協調和事務協調。

32、協調的方法有哪些？

答：１、文字協調 ;２、情況協調; 會議協調;面商協調。

33、協調工作的原則？

答：１、服從全局的原則。２、維護團結的原則。３、從實際出發的原則。４、認真負責的原則。

34、辦公自動化中的？

答：計算機的，需要從以下幾個方面加強工作：1、操作人員的要求。2、計算機的放置。3、計算機在使用中的。

35、文房四寶主要指的是什么？即紙、墨、筆、硯四種書寫文具。

答：什么是硬筆書法硬筆書法是指用鋼筆、彩色水筆、圓珠筆、鉛筆等硬尖書寫工具書寫漢字的方法。

36、校對的主要方法有哪幾種：

答：一是對校法；二是折校法；三是 讀校法。

37、人的能力大致可分為哪兩種

答：一是自然的能力，二是人的特有能力。

一般說來，科學能力結構的基本要素：有觀察能力、記憶能力、思維能力、想象能力、實際操作能力、管理能力等。

38、什么是創造性思維？

答：創造性思維主要是指對客觀事物之間的聯系所進行的新探索，并能創造出新的思維形態。

39、你怎樣認識靈感？

答：有人認為，靈感是指一切創造性活動過程的某種創造力極為高漲的狀態，不僅有突發性、創造性，而且還以創造者頑強意志、熱情以及高效率的勞動為特征。一般地說，當靈感產生時，總是以一系列的邏輯思維為前提的。靈感的產生有隨機性、瞬時性。只有通過艱苦勞動才能獲得到，沒有對某一個問題長久地思索，靈感是不會突然降臨的。一、單選題：

1、秘書工作的作用有5條，其中“負責承上啟下、文件吞吐、信息集散、決策下達、外聯系”說的是以下哪一條？

A、助手作用。 B、參謀作用。 C、協調作用。 D、樞紐作用。

E、耳目作用。

2、“守口如瓶，滴水不漏，提高警惕，嚴肅紀律，切忌麻痹大意，掉以輕心。”體現的是秘書工作的哪一條原則？

A、準確。 B、迅速。 C、。 D、。

3、秘書工作的職業道德第一條是：

A、忠誠老實，實事。 B、克己為公，不謀私利。

C、謙虛謹慎，埋頭苦干。 D、嚴格遵守紀律，勇于自我批評。

4、調查研究的注意事項，其中是重要的一項，即首要的一項是：

A、要有正確的態度和方法。 B、謙虛謹慎，模地執行黨的方針、政策。

C、調查研究要深入。 D、堅持實事。

5、秘書工作利用信息的作用，主要表現在：

A、熟悉情況，提高辦事效率。 B、便于宣傳，為搞好秘書工作服務。

C、知己知彼，“百戰不殆”。 D、為領導的科學決策提供依據。

6、文件在傳閱過程中，后邊閱批人的批示意見，需要向前邊已經作過批示的領導同志通報，這個“倒流”傳閱的過程稱為：

A、分傳 B、直傳 C、橫傳 D、回傳

7、秘書部門在將收文中的辦件請有關部門辦理后，對承辦部門應適時催詢，使用事情及時得到辦理。這一個過程叫：

A、查辦 B、請辦 C、催辦 D、督辦

8、催辦文件一般分為催辦、信函催辦和上門催辦三種方式。目前最方便的一種催辦方式是：

A、電子催辦 B、信函快件催辦 C、催辦 D、驅車前往催辦

9、兩個及兩個以上機關聯名行文，須經各聯名機關的領導同志聯名簽署，聯名簽署文件的過程稱作：

A、簽發 B、送審 C、簽名 D、會簽

10、有時密級，是重要的國家秘密，即國家秘密的核心部分，一旦泄露，就會使國家遭受特別嚴重的損害。我們把這種密級稱為：

A、神密 B、 C、奧密 D、秘密

E、絕密

11、接聽時，如果一個未完又來一個，你應選擇哪種處理方式：

A、把先接的這個接完了，再去接聽另一個

B、接起另一個，視容的緊急情況，讓緊急的一方先講，同時禮貌地請另一方稍等或讓他過一會再打過來，或主動給他打過去

C、把后打來的拿起，告訴他（她）你正在接，叫他（她）選等一會兒

D、

12、在接聽時，如果對方喋喋不休，廢話連篇，你怎樣處理？

A、立即把掛斷

B、“您煩不煩，啰啰嗦嗦……”，先教訓他，再把掛斷

C、“請問您還有別的事嗎？”或者“對不起，我還有急事要辦。”再掛斷

13、如果別人打錯，你怎樣處理？

A、訓斥他（她）一頓，然后掛斷

B、“您打錯了或我們這里沒有您要找的人”，如果您單位不的講，可告訴對方單位名或，以便對方糾正

C、“神經病，你搞清楚了再打好不好！？”

14、硬筆書法：

A、是指用鋼筆、彩色水筆、圓珠筆、鉛筆等硬尖書寫工具書寫漢字的方法

B、是指用鋼筆書寫漢字的方法

C、是指用鋼筆和圓珠筆書寫漢字的方法

15、校對工作：

A、是文件印制過程中一道必不可少的工序

B、如果是用電腦打印出來的資料，可校對，也可不校對

C、就是要讓打印稿和手寫稿一模一樣

16、讀校法：

A、就是自己一邊朗讀，一邊看稿校對

B、是由二人合作，一個朗讀原稿，一人看校樣

17、靜電復印機就是：

A、不帶高壓電的復印機 B、完全使用110伏電源的復印機

C、利用靜電原理進行復印的機器

18、傳真機是：

A、現代化通信的一種最重要的手段

B、是流傳也久的運用最廣泛的通信設備

C、是利用線路傳輸數字信號，使接收者獲得文字圖像和傳真信息副本的通信方式

19、決策：

A、就是我們臨時作出的決定

B、就是我們經思考后作用的決定

C、是為解決眼前或將來可能發生的問題，選擇最佳方案的一種過程

二、多選題：

1、秘書部門的職能和工作特點是：

A、綜合性 B、輔助性 C、門面性 D、機要性

E、獨立性

2、秘書工作的主要容有11條，其中前三條是：

A、出差到外地進行考查 B、進行檔案的管理

C、辦理會務 D、撰擬文稿

E、處理電文

3、秘書工作的“三服務”具體主要指哪三服務？

A、為所有領導服務 B、為人民政府服務

C、為直接領導服務 D、為與本系統有關的部門及其成員服務

E、為廣大人民群眾服務

4、秘書工作有四條原則，它們是：

A、服務 B、準確 C、迅速 D、

E、

5、秘書工作者的政治素質，應努力做到以下方面：

A、堅決擁護中國共產黨的領導 B、具有較高的理論水平

C、具有較強的法律意識和政策觀念 D、生活上刻苦，學習上努力

E、具有全心全意為人民服務的思想 F、嚴于律己，遵守紀律

6、秘書工作者應該具備哪些基礎知識？

A、環保知識 B、法律知識 C、基礎知識 D、社會知識

E、專業知識 F、業務知識 G、輔助知識

7、秘書人員應具備的能力概括地說有9條，請你從以下指出其中的三條：

A、飲酒陪客的能力 B、娛樂、向導的能力

C、調查研究能力 D、文字表達能力

E、組織協調能力 F、救助他人的能力

8、要進行調查研究，就要準備調查計劃，請選出調查計劃的四個容？

A、指導思想 B、旅差費及行禮準備

C、調查容、對象及方法 D、調查時間、路線

E、注意事項 F、帶好洗漱工具

9、現代秘書部門信息工作應遵循哪兩條原則？

A、全面服務

B、實事。不夸大縮小，既報喜，又報憂

C、及時準確，容全面

D、圖文并茂，形象生動

10、秘書值班的意義：

A、是反映單位面貌的窗口

B、是存放物品，收發信件，分發報刊的服務機構

C、是上傳下達，傳遞信息的樞紐

D、是貫徹和執行領導決策，協調各部門關系的重要環節

E、是單位安全保衛的先鋒

11、值班工作記錄五要素是什么？

A、打開記錄本和筆 B、記錄要字跡清楚，容完整

C、來電時間 D、來電單位、及職務、等

E、來電容 F、領導批示和處理意見

G、接記錄人

12、簽收是文件運轉過程中的環節之一，它包含哪兩層意思？

A、發送 B、保管 C、收到 D、簽名

13、時限，是構成公文的項目之一，亦稱急緩程序。一般分為：

A、十分火急 B、特快專遞 C、急（平急） D、加急

E、特急

14、密級，是構成公文的項目之一。指文件（電報）資料的秘密程序的等級，一般分為哪三級？

A、 B、泄密 C、秘密 D、

E、絕密

15、立卷，就是將處理完畢并具有查考保存價值的零散文件，依其形成過程中的聯系，分門別類地組成案卷。請列舉三種立卷的方法：

A、按描述的人物立卷 B、按影響的大小立卷

C、按問題立卷 D、按作者立卷

E、按文件名稱立卷

16、會議種類繁多，按參加人數的多少劃分，可分為哪三類？

A、規定性會議 B、小型會議 C、紀念性會議 D、大型會議

E、特大型會議 F、表彰會

17、賓接待工作的四項原則是：

A、熱情接待 B、酒肉相款 C、按政策辦事 D、安排好娛樂

E、簡樸大方 F、節省時間

18、握手是最簡單而常用的一種禮節，初次相見，握手作為認識的先導；久別重逢，握手是問候的開始。但握手也有講究，請你列三條正確的做法：

A、同是男性之間握手，應當有力，表示熱情友好

B、同是男性握手，不要用力，以免降低身份

C、男女性之間握手，無需用力，只要輕輕地握一下就可以了

D、與領導或身份較高的人握手，要視具體情況而論，如果他有意與你握手，就應當主動把手伸過去

E、對女性和領導都要尊重，無論是否愿意，都應該主動把手伸過去與他（她）熱烈握手

19、介紹是使彼此不相識的雙方認識的一種手段，有自我介紹和別人介紹兩種。如為別人作介紹時，應注意以下幾個方面：

A、如雙方地位不同，應先把地位低的人介紹給地位高的人

B、雙方地位不同，應先把地位高的人介紹給地位低的人，以表示尊重

C、如雙方身份相同，年齡接近，應先把男性介紹給女性，把主人介紹給客人

D、如雙方地位相近，年齡有別，應先把年輕的介紹給年長的

E、如果身份相同，年齡接近，應先把漂亮年輕的女性介紹給男性

20、我們在聽講時，應注意哪幾個方面？

A、要專心致志認真聽講，以示注意和尊重對方，而不要東西望，心不在焉

B、不要隨意打斷別人的話題

C、遇到說話嚕，較難纏的人，不要厭煩，而應委婉回絕，機智找到中斷談講的理由

D、不管再嚕，都應盡量聽下去，不管再忙，也要聽完

21、如果我們打時，請你把正確的做法選出來：

A、“您是××單位（或家），請您找一下××人”

B、“給我叫一下××”

C、“您是××單位嗎？哦，我單位有很重要的事情通知您們，請記錄一下好嗎？”

D、打的機會來了，天南地北任我聊，古今中外隨這吹……

E、聲音不高不低，話筒與嘴保持一定距離

F、語言簡明，在最短的時間把事情準確清楚地傳達給對方

22、印章的效用有兩個：

A、權威性或立法件 B、擔保作用

C、面子作用 D、憑信作用

23、協調的容主要包括三方面：

A、政策協調 B、口頭協調 C、文件協調 D、業務協調

E、事務協調

24、國家秘密具有如下性質和特點：

A、安全性 B、具體性 C、時間性 D、可變性

25、秘書工作者應樹立四個觀念：

A、敵性觀念 B、反腐蝕觀念 C、組織紀律觀念 D、國家利益觀念

E、胸懷世界觀念

26、文房四寶是：

A、紙 B、墨 C、桌 D、筆

E、硯

三、判斷題：

1、在我國現階段，秘書通常是指黨政機關、部隊、社會團體或企業、事業單位領導的助手。

2、秘書調查人員的素質，不僅要能說會道，會寫會算，還要善于喝酒陪客，聊天娛樂。

3、秘書人員進行調查研究的方法有10種，其中：發函或問卷調查屬于“收集書面材料”的方法。

4、秘書工作收集信息的重點有五個方面，但“與黨和國家中心工作有密切關系的信息，能反映國外形勢發展變化的方向性信息”不能收集。

5、秘書工作信息處理的主要方法是：分頭收集，層層篩選，逐級上報。

6、秘書值班的主要任務就是接聽、收發信件。

7、秘書值班人員就是看門人員，因此，對他們的要求不能太高。

8、交接班工作較為簡單，只需將記錄本筆交給接班人即可。

9、接聽人人都會，拿起，與對方交流即可，無論有事無事，最好多和別人聊兩句，以免失禮。

10、回，要穩重，鈴響過三遍才接聽，有問必答，有求必應。

11、處理容時的注意事項，一般人不在就算了，不要自作主，自找麻煩。

12、文書，指個人、社會組織、政黨集團、國家政權在社會活動中為了一定的目的而形成并使用的特定格式的文字資料。

13、公文，即公務文書或公務文件。它是機關、團體、企事業單位在公務活動中形成和使用的文書材料；是傳達貫徹黨和國家的方針、政策，法律、法規，請求和答復問題，指導和商洽工作，報告情況、交流經驗、記錄工作活動的一種重要工具。

14、拆封，是文件運轉過程中的環節之一，只要得到文件或包裹，不管是誰的都要及時拆封。

15、登記，是文書處理過程中的環節之一，一般主要指將收到的文件按照一定的要求進行登記，記載文件的來源、容、去向及處理結果等。

16、摘要，就是將多余的容刪除，保留精華的部分。

17、請辦，是文書處理過程中的環節之一。指需要請領導同志批示的文件，辦文部門根據領導同志的分工，呈請主管領導同志審批。

18、傳閱文件，就是讓大家分頭看，一個看完，傳給別外一個，看完為止。

19、發至級限，是指文件發布的層次，領導機關是分層次設置的，文件也應是分層次發布的，根據文件的容，該發至哪一級限就發至哪一級限，不能任意擴大，也不能一味控制級限影響文件效用的發揮。

20、翻印文件，是仿照正式文件的規格、式樣印制文件，即稱作翻印。翻印文件不需要任何單位同意和授權。

21、會議前的準備工作是會議秘書工作的重要組成部分，“凡事預則立，不預則廢”。會議前的準備工作好壞，對會議質量和會議效果有著直接的影響。

22、安排會議時要掌握如下原則：一是提交會議討論的議題必須符合會議職責圍之；二是提交會議討論的議題，一般應有簡要的文字材料，經領導審核后，提前印發給有關領導閱讀，準備意見。

23、會議報到的方式有三種：一是與會者本人持會議通知或單位介紹信親自報到；二是委托他人代為報到；三是報到。

24、迎送外賓時，如安排獻花，通常由團員或男青年在參加迎送的主要領導人與客人握手之后獻上。

25、擋駕，是減輕領導工作負擔的一種工作方式，所以無論什么事，或什么人，如果沒有預約，都一律拒絕在門外。

26、由于工作關系，秘書時常要代為領導陪客，因此一定要對客人十分殷勤，陪人吃飯，要盡情相勸，自己要喝夠，對方要喝足，酒醉三分好說話。

27、單位在刻印章時，印章的尺寸規格、樣式、是否需要國徽等，都可由本單位自行決定。

28、凡在落款處加蓋印章都要“齊年蓋月”。

29、協調工作的原則是：服從全局的原則；維護團結的原則；從實際出發的原則；認真負責的原則。

文秘專業基礎知識大全(11)

事業單位文秘專業基礎知識秘書基礎

篇一
秘書工作的主要內容
1.擬定、辦理公文
擬定公文是指根據領導者意圖和領導班子的決定精神起草公文或在領導者主持、指導之下，起草領導講話稿。
擬定公文是秘書工作的傳統職能。現代社會，擬定公文更成為秘書工作的一項極其重要的日常工作。因為公文具有發布政令、傳達意圖、溝通情況、憑證記載等重要功能，因此，擬定公文是一項非常嚴肅的工作，秘書人員應該以高度的責任心對待。
辦理公文簡稱辦文，是圍繞公文的形成、處理、管理所進行的全部工作，l 辦理組織會務簡稱辦會，是指機關秘書部門或臨時設立的會議秘書機構辦理與會議有關的各類具體事務，目的是為領導人開好會議做會前、會中和會后的各種綜合輔助性服務。辦會過程中應主要做好以下工作：一是會議議題的協調與安排，應與各方面協調聯系，將會上討論決定的事項預先整理形成文件形式后，再將其中已經立題的成熟文件交給主管領導，決定是否提交會議討論;二是會議的統籌安排，即從整體上安排好會議的各項方面事宜，如會議時間、地點、議程、參加人員、會場布置等;三是會議文件材料的印發、傳遞、清退、立卷、歸檔等;四是會議期間的各項服務;五是會議善后工作，如整理會議記錄、編寫簡報和會議紀要、督促檢查會議決策的落實等。
3.調查研究工作
調查研究工作是指圍繞中心工作，針對當前領導關心和急需解決的有關問題，調查了解相關情況，并進行分析研究，寫出調查報告呈交給領導機關或領導人。這是發揮秘書工作的參謀、助手職能，直接為領導決策服務的一項重要工作。
每一項調查研究均應做好調查準備、調查實施和調查總結收尾這三個階段的工作。其中，準備階段應根據領導工作的需求確定調查題目，擬制提綱;實施階段要注意選準調查研究對象，采用多種方式，廣泛搜集、認真整理、深入研究調查得來的材料;總結收尾階段就是對調查研究工作進行整體分析，在以前階段工作的基礎上，寫出調查報告。
4.信息處理工作
秘書信息處理工作是指按照黨政領導機關工作的要求，采集與處理信息，為領導正確決策和實施決策服務的一項工作。凡是領導工作中要掌握的各種動態、情況以及實際工作領域中帶有苗頭性、傾向性的問題，都需要收集并及時反饋給領導部門。
開展信息處理工作首先要建立和健全信息絡，這是搞好信息處理工作的基礎;其次要建立一支德才兼備、思路開闊、反應敏捷，具有較強的觀察和分析問題能力的信息員隊伍;最后要實現信息處理工作手段的現代化，以便快速傳遞和處理信息。開展信息處理工作應確保信息的收集、加工、存儲、輸出、反饋等基本環節的工作質量。
5.溝通協調工作
對秘書工作而言，溝通協調工作的內容極為廣泛，依據協調對象劃分，有對上的協調(即對領導者之間和領導機關之間的協調)、對下的協調、同級之間的協調、上下級雙方的協調、同屬部門的協調、業務工作的協調等，而其中最常見的是業務工作的協調，如會議協調、公文活動協調、事項協調等。總之，凡是與領導決策和指導工作有關事項的協調，均屬于秘書工作的業務范圍。開展秘書協調工作時，可以利用的方式有電話協調、送文上門協調、請人進門協調、登門拜訪協調、召開會議協調等。
6.信訪接待工作
信訪接待工作是處理群眾來信和接待群眾來訪工作的總稱，是各級黨政機關、企事業單位、社會團體的秘書工作的一項經常性的重要工作。收到群眾來信，要及時拆封，認真閱讀，做好摘記，準確交辦，按分級負責，歸口辦理的原則妥善處理或轉交有關部門辦理。有群眾來訪時，要熱情接待，認真聽記，恰當處理。
7.監督檢查工作
監督檢查工作的主要內容分為三個方面，即對黨的路線、方針、政策和黨政機關工作部署落實情況的督促檢查;對領導人批辦事件承辦情況的督促檢查;對文件和會議事項的督促辦理。監督檢查工作的具體做法主要包括催辦檢查、實地調研、日常查辦、綜合反饋等工作形式，其工作的最基本的方式就是向下了解情況，向上反映情況。
8.公務接洽工作
公務接洽工作是指辦理領導機關、平行單位、下級組織與本機關聯系公務事宜的接洽工作。這是黨政機關、企事業單位、社會團體均不可缺少的一項工作，是作為機關窗口的秘書工作經常性的重要工作內容，主要包括：承辦處理各機關單位直接派人或通過電話形式來本機關商洽或聯系的公文事宜，有協助聯絡公務，安排領導人接見，答復詢問，落實承辦單位，解決來訪者食宿、交通等事項。為確保公務接洽工作的順利進行，秘書人員應做到忠于職守、認真執行交接班制度和請示報告制度，做好值班日記和電話記錄。同時，還應熟悉領導者情況，與有關部門保持密切聯系。此外，還應善于處理人際關系。
除上述之外，秘書工作還包括管理日常事務、機要保密、文書立卷與歸檔、領導公務活動安排、領導臨時交辦事項等。在日常工作中，秘書工作人員均應以認真負責的態度，保質保量，切實做好領導交辦的各項工作和任務。
篇二
秘書工作的作用
秘書工作在領導機關和機關工作中，只有負責管理日常事務的責任和義務，沒有決定權和指揮權。但是，由于其所處的特殊地位及其所承擔的重要工作，決定了其具有下述作用：
(一)建議參謀作用
這方面的作用主要表現在領導決策的過程中。首先，秘書工作人員需要在決策的準備階段做好調查研究工作，整理相關信息和資料，為領導決策提供科學可靠的依據;其次，在進行實施方案的選擇過程中，秘書人員可以根據所掌握的信息和資料進行分析研究，并憑借自己的經驗，為領導者提供有參考價值的材料、建議或方案;最后，在領導制定決策后，對于如何實施決策以及決策實施過程中產生的一系列新情況、新問題應如何處理，秘書人員也可提供參考意見或反饋信息。除了為領導者的決策發揮建議參謀的作用之外，秘書人員在擬寫文件、提供辦事和辦會預案、提供辦事的建議、綜合處理信息等工作中，也需要充分運用自己的聰明才智，努力發揮為領導者提供建議和參謀的作用。
(二)事務助手作用
秘書人員所起的事務助手作用更多的是指秘書人員輔助領導做好決策工作以外的具體事務性工作，使領導者有更多的時間和精力主抓大政方針問題，做好科學決策事項。秘書工作的助手作用主要體現在下列各方面的工作：一是做好日常的文書處理、會務和檔案管理工作;二是做好文件信息的加工篩選工作;三是做好領導臨時交辦的工作;四是做好公務接洽、信訪接待和領導活動安排工作;五是做好領導人某些必要的生活服務工作等。此外，秘書人員還應當充分發揮主動性，積極做好各方面的服務工作，爭取成為領導的得力助手。
(三)中心樞紐作用
每一個機關、團體、企事業單位都擁有一套指揮管理系統。而秘書工作部門則正處于這套系統的中樞位置，發揮著其他職能部門不可替代的中心樞紐作用。領導集體或者領導者個人的決策、指示，都要通過秘書工作傳遞給實施單位。因此，秘書工作是否健全完善，其工作是否運轉自如，直接關系到機關工作能否正常運轉。因此，必須充分發揮好秘書工作部門的中心樞紐作用，真正做到上情下達，下情上達。
(四)統籌協調作用
統籌協調工作是秘書工作中的一項重要內容，也是秘書工作的一項重要職能，主要體現在三個方面：第一，在領導決策中發揮協調作用。決策前，領導者大都責成秘書人員對于要決策的問題組織或協同有關部門進行調研論證;決策后，秘書人員還要協同相關部門做好信息反饋工作，調查各有關實施單位對于決策的具體落實情況，保持工作運行的暢通。第二，對于日常工作中難以解決的重要問題，秘書人員還要秉承領導思想同時協調各方力量，抓緊解決和落實。第三，在日常辦文、辦會、辦事過程中，哪些環節出現矛盾，一般均需要秘書人員按照領導的指示同各方協調關系，促進決策的落實。
(五)形象窗口作用
在日常工作和各種交往中，秘書人員需要經常代表機關或領導人出面，例如內外聯系、洽商公務、群眾信訪、迎來送往等事宜均需要由秘書出面完成。而對外行文、組織會議、安排領導人的公務活動，更是秘書形象窗口作用在工作上的反映。因此，一個機關的形象及其工作面貌、工作作風、領導者的形象等都與秘書工作的形象窗口作用有著非常密切的聯系，秘書人員在日常工作和生活中要堅決抵制門難進、臉難看、話難聽、事難辦的官僚主義作風和習氣。
秘書工作的性質和地位決定了秘書工作是機關工作中各種信息的主要集散地，因此，秘書工作成為方便領導工作和機關工作的信息庫和資料庫，隨時向領導者提供信息咨詢和服務。因此，秘書人員常常需要主動進行調查研究工作，及時地采集和收錄各種有用信息，向領導提供需要了解和掌握的各種動態信息，做好領導的各項輔助和服務工作。
篇三
秘書工作的性質
秘書工作是因領導工作的需要而存在的，屬于機關工作的一部分。要想準確理解秘書工作的性質，需要將其放在領導工作和機關工作的領域來觀察和認識。
(一)秘書工作的輔助性
秘書工作的輔助性是指秘書工作在領導工作中所具有的輔助性。秘書工作的產生具有必然性，它是由于統治階級和領導群體為了滿足其自身工作運轉需求而產生的。這就決定了秘書人員在處理解決任何問題的時候，都需要根據領導者的意圖和需求來做，而不是代替領導者作出決定。即使秘書人員對某些問題提出了解決方案，這些方案也需要經過領導機關權衡確定后才能執行。秘書工作機構或秘書人員只能站在輔助的位置上行使職能，既不能缺位，也不能錯位，更不能越位。秘書工作人員需要對自身進行準確定位，努力發揮好秘書工作在領導工作中的參謀輔助作用。
(二)秘書工作的樞紐性
秘書工作的樞紐性是指秘書工作在機關工作中具有樞紐性作用。由于秘書工作部門是整個機關工作正常運轉的必要條件和組織保障，因此只有秘書工作井然有序，高質量、高效率地運轉，才能夠實現整個機關工作的各項職能，做到上情下達、下情上達、左右協調、步調統一，并帶動職能部門同步運轉。這種樞紐與核心地位決定了秘書工作的重要性。
(三)秘書工作的機要性
秘書工作是一項機要性很強的工作，這點主要是針對秘書工作的具體內容而言的。漢語中秘書一詞，包含有秘密的意思，而英語中的secretary(秘書)一詞中的詞干secret，意思也是秘密。因此，單從秘書一詞的字面意思就可以反映出秘書工作的機要性。由于秘書工作是輔助領導工作的，而各級領導中樞都是機密核心。秘書部門是各級領導中樞的綜合辦事機關，秘書人員在領導身邊工作，必然要接觸到各種機密。特別是重要部門領導人的秘書，由于掌握更多的重要情況，其機要性更強。
(四)秘書工作的政治性
秘書工作的政治性是針對秘書工作人員本身而格外強調的。這是因為秘書部門處于核心要害部門，秘書人員在領導身邊工作，接觸到工作中的機密核心文件也會很多。這就需要在對秘書工作人員的選拔和任用上要格外慎重，要求其能夠做到政治上絕對忠實可靠，有高度的保密觀念，嚴格遵守保密紀律，嚴守各種機密。此外，我們黨和國家對秘書人員的選用條件還專門制定頒發了機要秘書工作的規定，其中，任用前要進行政治審查，任用后要經常進行保密教育，都是出于秘書工作的客觀現實需要。

文秘專業基礎知識大全(12)

（一）、鞋類專有名詞中英對照表

一、鞋子種類(shoesvariety)

Athleticshoes/Sportsshoes——運動鞋；Casualshoes——便鞋；Hikingshoes/Travellingshoes——旅游鞋；Slipper——拖鞋；Sandals——涼鞋；Boots——馬靴；Workboots——工作鞋；Axido——沙灘鞋；Canvas——帆布鞋；Sportboots——運動靴；Climbingshoes——登山鞋；Footballshoes——足球鞋；Joggingshoes——慢跑鞋；Basketballshoes——籃球鞋；Canvas——帆布鞋；Casualshoes——便鞋；Pumps——高跟鞋；Leisure——休閑鞋；Tennisshoes——網球鞋；Baseballshoes——棒球鞋；Aerobicshoes——舞蹈鞋。

二、鞋子各部位名稱(Locationname)

uppervamp——鞋面；counter——后套；binding——滾邊；last——楦頭；topline——鞋口；soleedge——底邊；seams——縫合處；bows——飾片；stain——染色；adhered——粘貼；bumper——包頭片；steeltoe——鋼頭；eyeletandlace——鞋眼帶；embroidery——電繡；quarter——鞋腰(身)；Tongue——鞋舌；Insole——中底；Weit——沿條；Ornament——飾物；Toebox——頭套；Siping——切溝；Soles——底臺；Zigzag——萬能；Eyestay——眼套；Collar——領口；Top——面線；Backstrap——后吊帶；Outsole——大底；Midsole-EVAEVA——中插；Opentoe——鞋頭開口；Openback——鞋后開口；Laceloop——穿環；Reinforcements——補強；Handsews——手縫馬克；Reinforcetape——補強帶；Insidecorners——內彎角；Insoleboard——中底紙板；Textilelining——布料襯里；Platforms——包邊中底臺；Wovens/weaves——編織類；Lining——內里；Heel——腳跟；Foxing——護條；Eyelet——鞋眼片；Overlay——飾片；Socks——鞋墊；Boxtoe——鞋襯里；Print——印刷；Perforation——沖孔；Toecap——鞋頭；Toepart——鞋頭部；Bobbin——底線；Bar——加強線；Heatsealed——熔封鞋；Vampwrinking——鞋面皺紋。

3、鞋子常見問題（Problem）

Wrappingnoteven——攀幫不均勻；Shanktooloose——鐵心太松；Heelnotstraight——后套不正；Solecomeoff——底脫膠；Wrongpattern——紙板錯誤；Wrongmaterial——材料錯誤；Wrongcutting——裁斷錯誤；Toebrokendown——鞋頭凹陷；Colorvariation——色差；Wronglast——楦頭錯誤；Wrongcolour——顏色錯誤；Damagedupper——鞋面破損；Notinpair——不配雙；Crookedbackstay——后套歪斜；Crookedupper——鞋面彎曲；Crooked——屈曲,不平順；Vamplength——鞋頭大小；Lastingoffcenter——攀歪；Solelayingnotproper(centered)——貼底不正確；Backstraptoohigh(low,long,short)——后拉帶太高；Abrasion——磨損；Stitchingnotonthemark——不照記號齒車；Angleoninsole——中底發角；Vampopenup——鞋面掀開；Wrappingnottight——攀幫不緊；Shanknotstraight——鐵心不正；Cementingcomesoff——脫膠；Outsolenotsmooth——大底不平；Goretooweak——松緊帶彈性不佳；Cementonheel——鞋眼沾膠；Cementingnogood——接著力不佳；Cleannessnotenough——清潔度不佳；Vampsplitoff——鞋面爆開；Colornotmatching——色差；Loosethread——脫線；Brokenthread——斷線；Trunyellow——變黃；Turndark——變黑；Pinchin——縮進去；Flatten——變平；Rough——粗糙；x-ray——透痕；smeary——污染；hairy——起毛；gaping——縫隙；soleadhesion——大底欠膠；chip——碎屑；dirty——臟的；getmildew——發霉；backheight——后跟高度；overcemented——溢膠；bottomdirty——大底不潔。

（二）、皮料制造流程

wetoperation——濕場作業；trimmingandsorting——削整及分皮；soaking——浸水；fleshing——削肉；unhairing——脫毛；bating——酵解軟化；picking——浸酸；tanning——鞣制；wringing——擠水；splittingandshaving——起層及削里；retanning,coloring——再鞣,染色；settingout——張皮；dryoperation——干場作業；drying——干燥；conditioning——回濕；staking——鏟軟；buffing——磨皮；finshing——整飾；measuring——量皮；grading——分級；

（三）、常見皮革

A

alligator——鱷魚皮（也稱為crocodile皮）；antelopeleather——羚羊皮革；

B

buckskin——鹿絨皮；buffalohides——水牛皮；buffalohides,salted,wet——鹽濕水牛皮；bullhide——公牛皮；butt-brandedsteers——臀部有烙印閹牛皮；buttleather——臀皮；

C

cabreta——卡利大皮；calfleather——小牛皮；calfskin——小牛皮；calfskin,withthehairon,dyed——染色小牛皮；camelleather——駱駝皮革；capeskin——開普皮；carpincho——河馬皮；cattlehide——大牛皮；cattleleather,dyed——染色牛皮；cattleleather,metallized——燙金屬牛皮；cattleleather,patent——漆牛皮；chamois-dressedleather——油鞣皮(雪米皮)；chicagowet-saltedhides——芝加哥濕鹽皮；coloradosteerhide——科羅拉多閹牛皮；cordovan——馬臀皮；covers,fileleather——公文夾用皮革；cowhide——母牛皮；cowhides,salted,wet——鹽濕黃牛皮；crocodileleather——鱷魚皮；

D

deerleather——鹿皮革；deerskin——鹿皮；deerskin,chamois-dressed——鹿皮；doeskin——羊絨皮；doeskin,chamois-dressed——油鞣牡鹿皮；dried——皮干；

F

flesher——羊榔皮；foxfurskin,dressed——硝制狐皮；foxfurskin,dyed——染色狐皮；furskins,tannedordressed——鞣制或硝制毛皮；

G

goatleather——山羊皮；goatleather,dyed——染色山羊皮；goatleather,metallized——燙金屬山羊皮；goatskin——山羊皮；goatskin,dyed——染色山羊皮；

H

hairsheep——直毛羊皮（綿羊的毛呈直條波浪型頭發一樣）；heavycows——重量母牛皮；heavynativecows——重量無烙印母牛皮；heavynativeheifers——重量無烙印小母牛皮；heavynativesteers——重量無烙印閻牛皮；heifer——母童牛皮；hide——大件皮；hide,buffalo,dehaired,tanned——水牛皮；hide,cattleorcow,dehaired,tanned——牛皮(黃牛皮)；hide,ox,dehaired,tanned——牡牛皮；hide,steer,dehaired,tanned——牡犢皮；hide,zebra,dehaired,tanned——班瑪皮；holster,pistol,leather——手槍皮套；horsehide——馬皮；horseleather,dyed——燙金屬馬皮；horseleather,patent——漆馬皮；

I

innerhide,cowandbuffalodried——黃牛,水牛內皮；

K

kangaroo——袋鼠皮；kidskinskin——小羊皮；

L

lambskin,chamois-dressed——油鞣仔羊皮；leatherofsheepandlambskins——綿羊及仔綿羊皮；leatherauxiliaries——皮革助劑；leatherofgoatandkidskins——山羊及仔山羊皮；leathersole——皮底；leatherupper——皮面；leather,buffalo——水牛革；leather,calf,chrome-tannedcoloredandpolished——鉻鞣染色打光小牛皮；leather,cattleorcow——牛革；leather,crust,calf——硬小牛皮；leather,curried,calf——鞣制小牛皮；leather,kidskin——仔山羊皮；leather,ox——牡牛革；leather,sole,calf——制鞋底用小牛皮；leather,vamp,calf——制鞋面小牛皮；leather,horseorequine——馬革；leather,mule——騾革；leather,steer——牡犢革；leather,zebra——斑馬革；leopardfurskin,dressed——硝制豹皮；leopardfurskin,dyed——染色豹皮；lightcows——輕量母牛皮；lightnativecows——輕量無烙印母牛/閹牛皮；lizardleather——蜥蜴皮；

M

martenfurskin,dressed——硝制貂皮；martenfurskin,dyed——染色貂皮；macha——摩卡皮；muntafacfurskin,dressed——硝制羌皮；muntafacfurskin,dyed——染色羌皮；

O

ostrich——鴕鳥皮；

P

parchment-dressedleather——羊皮紙型熟皮；patentandmetallizedleather——漆皮及硬化劑；peccary——野豬皮；pelt——生毛皮；pheasant——鰻魚皮；pickledhides——浸酸牛皮；pickledlambpelts,run——浸酸羔羊皮；pigskinliningleather——豬里皮；pigskinupperleather——豬面皮；pigskinsplitleather——豬榔皮；pigskin——原料鹽皮；pigskinnubuckupperleather——豬磨面皮；pigskinsleather,tanned——加工豬皮；ponyskin——小馬皮；ponyskin,dyed——染色小馬皮；

Q

queenslandhides——昆士蘭皮；

R

reconstitutedandartificialleathercontainingleatherorleatherfibre——再生&人造皮革；releasepaper——離型紙；

S

sharkleather——鯊魚皮；sharkskin——鯊魚皮；shearling——毛羊皮；sheepandlambskinswiththewool——帶毛之綿羊及其羔羊皮；sheepandlambskinswithoutthewool——不帶毛之綿羊及其羔羊皮；sheepleather——綿羊皮；sheepleather,dyed——染色綿羊皮；sheepleather,metallized——燙金屬綿羊皮；sheepleather,patent——漆綿羊皮；sheepskin——硝制綿羊皮；sheepskin,chamois-dressed——油鞣羊皮；sheepskin.withhairon,dyed——染色綿羊皮；skin——小件皮；skin,bird,withfeathersremoved,ranned——去毛加工之鳥皮；skin,rhinceros——犀牛皮；skiver——薄羊面皮；snakeskins,dried——干蛇皮；snakeskins,tanned——加工蛇皮splitleather——榔皮,二層皮；steerhide——閹牛皮；suede——反毛皮；swineleather,dyed——染色豬皮；swineleather,enamelled——上釉豬皮；swineleather,metallized——燙金豬皮；

T

tanningauxiliaries——鞣革助劑；tanningextracts——鞣革劑；tassels,leather——皮革飾縫；tigerfurskin,dressed——硝制虎皮；titanium——鈦白粉；trimmings,leather——皮制飾品；

U

upperleatherofcattleandcalf——牛及小牛之面皮；upperleatherofgoat——山羊面皮；upperleatherofkid——仔山羊

（4）、鞋類專業術語

O

oil；resistant耐油性；oil-tanned；leather油鞣皮；old；fashion老式的,；過時的；one-piece；bottom一片式大底；one-piece；pump單片式女高跟鞋；open；back鞋后開口式；open；seam露邊接縫；open；toe鞋頭\開口式；operation操作；operator操作員；orange橘色；original；equipment；manufacture(OEM)原廠委托制造；original；sample原樣；orthopedic；shoe矯正鞋；ostrich；skin鴕鳥皮；other；footwear其它鞋類；out；last拔楦；out；seam；stitcher外線機；out；staple拔釘；outer；shoe外底；out-of-fashion過時的；output產量；outside；forme外腰平面樣；outside；welting；stitching車縫外線；outsole大底；outsole；not；smooth大底不平；oval；toe橢圓形鞋頭；oven烘箱；over；shoe鞋套；overlay裝飾片；oxford牛津鞋(緊鞋帶淺幫鞋)；

P

packing包裝；packing；list裝箱單包裝明細?；packing；machine打包機；padded；collar有軟墊的領口；painting噴漆；pair雙；pairage雙數；pairing配雙；pantograph縮圖器；paper；filler紙團；paper；pattern紙版；paper；slipper紙拖鞋；paratroop；boot傘兵靴；pairs；blue巴藍；parts零件；pasting；machine上膠糊機；patent；leather漆皮；pattern；cutting紙版；pattern；designer(pattern；cutter)紙樣剪裁師;；樣版師；pattern；engineering樣版工程；pattern；grading；machine樣版級放機；pattern；wheel；shaft；stand橡膠片壓紋機；patterns；cutting；&；design紙樣剪裁及設計；peacock；blue孔雀藍；peccary；skin野豬皮；peeling；test剝離試驗；peep；toe；shoe露趾尖式涼鞋；pelt生毛皮；penny；loafer(coin；shoe)有硬幣袋式包子鞋；perforation打孔；permanent；compression；test壓縮永久變形試驗；permanent；tension；test永久伸長率試驗；permanent；white純白；picalon皮克隆(紙版中底的)；pieces鞋面皮；piecer沖孔器(沖子)；pig；skin豬皮；pigment；finish；leather涂料皮；pincer鉗子,；前幫機的夾頭；pinch；in縮進去；pink粉紅色；pinned；top-piece天皮釘；pin；tuck鞋面褶縫；piped；seam(piping)滾邊接縫；plain；pump素面女高跟鞋；plane；cutting；press平面式裁斷機；plastic；chipping；machine塑料切碎機；plastic；last塑料楦；plastic塑料；platform鞋臺；platform；cover底臺包皮；plug鞋栓；pneumatic；heel；tacking；machine氣壓釘跟機；pneumatic；last；slipping；machine氣壓拔楦機；point針尖；point；toe尖形鞋頭；polybag塑料帶；polyvinyl；chloride(PVC)；polybutadiene；rubber(BR)正丁膠；polyisoprene；rubber(IR)異戊膠；polyurethene；leather；(PU)；leather；PU皮；popsicle加洲式結構拖鞋；pot；life可使用時間；position部位；power；consumption耗電量；press重壓,；沖床；press；cutting斬刀裁斷；pressure；vessel加硫罐;；壓力容器；prewalker學步鞋；price；ticket價格標簽；prick；mark針孔記號；priest；shoe;；monk；shoe僧侶鞋；primer處理劑；primering藥水處理；process流程；processing制程；produce生產；production；control生產管制；production；trial生產試作；profile側面圖；PU-coated；split；leather；PU榔皮；pull-out；last拔楦；pump高跟鞋；punching沖孔；pure；rubber天然橡膠；purple紫紅色；put-on；last入楦；PVC；sheet；PVC塑料布；PVC；shoe；PVC塑料底；python；skin蟒蛇皮；

Q

quality；control;；QC品質管制；quarter腰身鞋身；quarter；insertion插腰；quarter；iron；bottom鞋身中段鐵片楦底；quarter；lining鞋身內里;；鞋腰內里；quarter；overlay鞋身飾片；quarters鞋身中段；

R

rain；boot雨靴；rand延條；raw；eyelet沒有包金屬眼套的鞋眼；raw；hide生皮；rayon；yarn嫘縈紗；red紅色；reel；heel圓軸材料；reflection；material反光材料；reinforcing貼補強；reject不接受；remove；solvent去除溶劑；remove；tacks去釘；repacking翻箱；repair；cementing補膠；resin樹脂；relain；the；shape保持形狀；returning；collar；lining翻反口里；rib內延條；ribbed；insole肋條中底(鞋店網整理>

文秘專業基礎知識大全(13)

2016文秘基礎知識

　　2016文秘基礎知識【一】

　　秘書工作的任務

　　秘書工作的任務主要有以下7個方面:

　　1.調查研究與信息收集

　　調查研究是領導者了解情況、進行決策的基礎,而領導的調查研究工作大部分,甚至全部要靠秘書人員進行,秘書應該通過訪問、開會、問卷、查閱資料等形式獲得真實的最新的全面的信息,及時提供給領導。

　　2.文書工作

　　文書工作包括收文和發文兩個方面,收到的文件要分輕重緩急交給領導批閱處理,發文要在領導的指示下按程序認真進行,很多時候秘書還要進行文件、報告的起草,所以秘書對文書的寫作規范、要求等要熟悉,處理完的文檔要及時分類歸檔。

　　3.會議籌辦

　　秘書應該按照領導的要求和會議的主題、風格等進行會議的準備、組織、后勤保障、安全保衛等工作。注意不同的會議類型(大、中、小型)和會議形式(電視電話會議、圓桌會議等)都有不同的籌辦要求。

　　4.來賓接待

　　秘書應負責來賓的接待工作,包括制訂接待方案、組織迎送、安排宴會等。在接待中要注意禮儀,力求樹立單位的良好形象。

　　5.檔案管理

　　如果一個單位沒有專門的檔案部門,秘書就要承擔起檔案管理工作。要注意按照檔案管理的科學方法和原則進行檔案的采集、整理、保管和提取。

　　6.信訪工作

　　信訪工作包括信訪的接待和處理。秘書對于各種信函、來訪或投訴要認真地對待,在領導的授權下可以作適當的處理,對自己處理不好或不在自己權限范圍內的問題,要及時向領導匯報。

　　7.日常事務工作

　　如文印、交通、生活、福利、醫療保健、物資設備管理、環境管理等工作,常常都需要秘書來處理。

　　2016文秘基礎知識【二】

　　文秘基礎知識試題（后附答案）

　　一、單項選擇題

　　1.秘書學，從學科大類來說，屬于 范疇。

　　A.社會科學 B.人文科學 C 管理科學 D 綜合科學

　　2.“秘書”的涵義，有一個 的演變過程。

　　A.由人到物 B 由小到大 C 由物及人 D 由上到下

文秘專業基礎知識大全(14)

文秘的基礎知識

文秘的基礎知識

人類在創造了文字的同時,就開始用文字進行交流,用書面語言來記錄事件、發表議論、抒發情懷，文秘的基礎知識。隨著時代的不斷進步和人類的探索和總結,逐步形成了幾種相對固定的書面語言表達方法,即記敘、議論、說明、和抒情,古今中外的所有用文字記錄的文體都離不開這幾種基本表達方法。在我國,無論是古代的先秦文學如諸子散文、詩經、楚辭,還是唐詩、宋詞、元曲、明清小說或其他文化現象中的各種文體,也無論是近代還是現代文化現象中的各種文體,都離不開以上幾種表達方法。當然,并非所有的文體都用這幾種方法,在文秘工作中占重要部分的公文,就只是多用記敘、說明和議論,甚至連議論也用得很少,抒情和描寫兩種方法幾乎不用。在這淵遠流長、博大精深的文化領域中,雖然文秘涉及的范圍很廣:黨政機關、軍隊、企事業單位、人民團體等凡是有人群的地方都無處不在,但它僅僅是滄海一粟。而就是這小小的一席之地,在人們的書面語言交流中起著舉足輕重的作用。我們在座的都是從事企業管理的,雖不是專職文秘工作人員,但所做的工作中,有相當一部分涉及文秘工作,因此學習和探討文秘工作十分必要。我今天講的,有的教科書上有,有的教科書上沒有,是根據本人從事多年文字和新聞工作積累的點滴經驗,并且,也是從本公司常用的、最基本的文秘工作出發,注重于實用性和可操作性，秘書工作《文秘的基礎知識》。因時間倉促,準備不充分,如有謬誤,以教科書為準。

在一個企業中,文秘工作具有十分重要的作用,相關政策法規的宣傳貫徹、老總的指令、公司的決策、企業的理念、員工的聲音,規章制度、信息傳遞、社交關系、溝通聯絡等等,都會在文秘工作中體現出來。換句話說,企業文秘工作對內,在一定程度上可證明企業的實力,尤其是體現企業的文化底蘊,規范化運作程度;對外,可以擴大企業知名度,展示企業形象。為什么這樣說呢?以文秘工作中最基本的部分 公文為例,一份好的公文,對受文單位來說影響重大,如果是質量較高的報告或請示類上行公文,可引起上級的高度重視,如果是通知、規定之內的下行公文,可發揮較好的指導監督作用;如果是公函、倡議、挑戰書之類的平行公文,受文者一定不會等閑視之,而會慎重對待。當然,好的公文不僅是內容,形式也很重要。形式即格式,一般說來,公文的格式是相對固定的,如果我們的公文格式不規范,內容再好也會影響到受文單位或個人的接受程度,最起碼第一印象就不好,一是認為發文單位不正規,其二是認為不嚴肅,對受文單位不尊重,特別是上行文,有些一看就不規范的公文,也許上級領導連看都不會看,或者看一眼就扔在垃圾桶里了。誰還愿為你解決問題和矛盾?由此可見,企業文秘工作對于企業的發展和壯大息息相關。

文秘工作范圍較廣,包括公文寫作、公文處理、檔案管理等等。這里的學問很深,大學里有專門的學科,我們沒有時間和精力、也沒有必要去深究,從我們的工作實際出發,只膚淺地探討一下我們平時所涉及的文秘工作。

〔文秘的基礎知識〕

附送：

文秘的工作范圍

文秘的工作范圍

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網校開發及擁有的課件范圍涉及公務員、財會類、外語類、外貿類、學歷類、

職業資格類、計算機類、建筑工程類、等9大類考試的在線網絡培訓輔導。

秘書的工作崗位分為公司秘書、機關公務員。

一、秘書應是領導的助手,協助領導安排并督促日常工作。

如:安排會議,領導的日程安排,安排接待方案

二、秘書要不斷提高工作能力,能熟練起草、寫作文件,有扎實的中文水平。根據不同的工作環境和要求,最好能有較好的外語水平。

三、秘書也是領導的參謀,協助領導收集資料、參與一些事宜的思考,從領導的角度去為領導設想問題、處理問題協助領導做決策。

四、處理文件。收、發文件,文件存檔等。

五、對秘書的要求:多學習、人品好、正派、有文字功底、能熟練操作現代辦公設備、有內含、保守密秘。

辦公室行政秘書工作內容與責任

A、打字速度 以每分鐘60個單詞的速度按照適當的格式準確的將來自以下各個方面的指令打印成文件:口頭指示、錄音內容、手寫筆記或正式筆記、總經理的手寫材料、手寫會議紀要等;打印通知、會議議程、工作日程和其他以下內容材料;打印商業協會調查;匯總和打印經營報告和其他各種報告、包括文本和表格;打印從報刊在職上摘選下來的文章;整理和打印信件、備忘錄、問家副本以及其他要求打印的文件;

B、接待 當面或通過電話核定已經簽訂的合同,熱心地幫助來電話者和來訪者;回答打進來的電話,轉達消息、提供信息或將電話例行轉給某人;接待來訪者,提供信息或直接將客人引到相應的辦公室或個人處;作為主人在客人等待期間提供臨時服務;操縱自動應答設施;與來電話者及來訪者保持一種合作的態度

C、計劃安排 對工作日程驚醒有效管理、包括對約見、會議、旅行以及其他此類活動的安排;對工作日程進行安排;為總經理、董事會成員和其他人員約見會面人員;為辦理出差補貼作好準備;協助進行年度會議的安排;為保證在職培訓計劃的實施等等

總經理的秘書:

1、負責協助總經理處理日常事務,對其他行政和業務方面的工作提供行政支持;

2、負責籌備公司各種管理例會,做好會議記錄;

3、負責應接電話,應答內外咨/詢,做好外來人員的接洽;

4、負責接待總經理客人來訪;

5、負責總經理文件,信件,函電的接收與轉達,維護總經理名片簿和總經理交待的相關物品;

8、完成上級交付的其它任務

辦公室秘書工作職責

一、在辦公室主任領導下做好辦公室日常行政事務及文秘工作。

二、負責各種文件的起草、裝訂及傳遞工作;及時處理上級文件的簽收、傳遞、催辦;做好文件的回收、清退、銷毀工作;做好文秘檔案收集管理及保密工作。

文秘專業基礎知識大全(15)

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　　文秘專業基礎知識大全

　　第一節　秘書的定義及分類

　　一、秘書的定義

　　(一)制定秘書定義的要點

　　1.秘書活動的服務對象是領導者;

　　2.秘書活動的根本職能是輔助管理;

　　3.秘書活動的基本方式是處理信息和事務。

　　(二)教材給出的定義

　　秘書是直接輔助領導者實施管理，并負責全面處理信息和事務的工作人員。

　　(三)其他定義

　　1.秘書是幫助上司處理各種事務的人員。

　　2.秘書是為政府、企事業等單位或個人服務的，助理政務、管理事務的工作人員。

　　3.秘書就是能使上司專心致志地從事其本職工作的輔助人員。

　　二、秘書的分類

　　(一)縱向分類(秘書的層次)

　　1.秘書所在單位的級別有高有低，相應地有三個層次的秘書。

　　2.同一單位內部，秘書人員的職位有高低之分：

　　(1)初級秘書：主要從事一般日常工作;

　　(2)中級秘書：主要負責文字工作——起草文稿、辦理公文、處理信息;

　　(3)高級秘書：工作以參政議政為主，較多參與決策。

　　3.秘書職業資格鑒定的三個等級線：初級、中級、高級秘書，在知識要求和技能要求上各有不同。

　　(二)橫向分類(秘書的類別)

　　1.從所屬部門的角度劃分，更大的意義在于顯示秘書遍布于社會各行各業。

　　2.從具體工作的角度劃分，其意義在于提示秘書可以而且必須承擔哪些具體工作。

　　(1)“生活秘書”這一類型確實存在過，不能簡單地予以否定;

　　(2)按此標準劃分，還有“新聞秘書”、“軍事秘書”、“公關秘書”、“警衛秘書”等類型。

文秘專業基礎知識大全(16)

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　　第一節　秘書的定義及分類

　　一、秘書的定義

　　(一)制定秘書定義的要點

　　1.秘書活動的服務對象是領導者;

　　2.秘書活動的根本職能是輔助管理;

　　3.秘書活動的基本方式是處理信息和事務。

　　(二)教材給出的定義

　　秘書是直接輔助領導者實施管理，并負責全面處理信息和事務的工作人員。

　　(三)其他定義

　　1.秘書是幫助上司處理各種事務的人員。

　　2.秘書是為政府、企事業等單位或個人服務的，助理政務、管理事務的工作人員。

　　3.秘書就是能使上司專心致志地從事其本職工作的輔助人員。

　　二、秘書的分類

　　(一)縱向分類(秘書的層次)

　　1.秘書所在單位的級別有高有低，相應地有三個層次的秘書。

　　2.同一單位內部，秘書人員的職位有高低之分：

　　(1)初級秘書：主要從事一般日常工作;

　　(2)中級秘書：主要負責文字工作——起草文稿、辦理公文、處理信息;

　　(3)高級秘書：工作以參政議政為主，較多參與決策。

　　3.秘書職業資格鑒定的三個等級線：初級、中級、高級秘書，在知識要求和技能要求上各有不同。

　　(二)橫向分類(秘書的類別)

　　1.從所屬部門的角度劃分，更大的意義在于顯示秘書遍布于社會各行各業。

　　2.從具體工作的角度劃分，其意義在于提示秘書可以而且必須承擔哪些具體工作。

　　(1)“生活秘書”這一類型確實存在過，不能簡單地予以否定;

　　(2)按此標準劃分，還有“新聞秘書”、“軍事秘書”、“公關秘書”、“警衛秘書”等類型。

文秘專業基礎知識大全(17)

文秘基礎知識重點

　　文秘基礎知識有哪些呢?下面是風林網絡小編整理的文秘基礎知識重點，歡迎閱讀。更多精彩范文，請關注風林網絡文秘欄目。

　　文秘專業素質知識

　　(一)、基本素質

　　1、 身體素質：健康的身體應該是做好任何工作的一個重要前提。要有一個健康的體魄。身體狀況不佳的人是不能勝任秘書工作的。

　　2、 心理素質：要時刻保持良好的心態，心理狀態要正常，不要被情緒所左右。每一天都應以平和的心態從事自己的工作。一個有著心理障礙的人，一個對社會充滿仇恨的人，一個喜怒無常的人是不可能做好秘書工作的。

　　3、 思想素質：這是更高的一項要求，作為現代社會的高級管理人員，在一個國際知名的機構里工作，應當具有愛崗敬業精神、實事求是精神和開拓創新精神，此外，還應具備博大的胸懷、寬廣的視野和高度的社會責任感。

　　在現代社會里，人們的工作生活的節奏加快，社會的變化日新月異，外邊的世界很精彩，幾乎每天都有令你感慨的事情發生，且不說每天的國內外形勢，就在我們身邊，就會經常有一些新奇事、突發事，今天你的一個親戚玩股票掙了大錢;明天你的一個朋友倒房地產虧大發了;昨天，你的哥們當了大官，前天，你的一個熟人因腐敗問題露餡，進去了。。。。。。這些都會令你感慨，但不要受各種情況的影響，不能看人家發財了，就想到，做人就得膽大;而一看到出問題的，馬上又一轉念，做人還是謹慎為好!

　　(二)、業務素質

　　1、 理論知識：必須認識到理論學習的重要性，一方面要掌握扎實的基礎知識，包括法律、外語、經貿以及對業務工作有幫助的其它知識。另一方面也注意收集新的信息，關注的法學領域的新的發展動態。

　　2、 實踐經驗：要注意總結工作中好的經驗，盡量避免走彎路，要經常進行經驗交流，要多向有經驗的人學習。

　　3、 辦事能力：秘書工作繁雜、瑣碎，這就要求我們必須具備較高的辦事能力，無論是辦案，辦會，還是處理日常事務，都要注意鍛煉自己的辦事能力，提高辦事效率并應掌握一定的辦事方法與技巧。(詳見“四”)