辦公室工作管理制度4篇
辦公室工作管理制度(1)
辦公室管理制度
第一章 總則
1、為了加強辦公室管理，明確公司部管理職責，使務管理工作更加標準化、制度化和規化，結合實際情況，特制定本制度。
2、本制度適用于辦公室所有成員并嚴格遵守各項規定。
3、切合公司實際，根據不同的制度容編寫相應的規化要求，力求使辦公室各項工作都有章可循、有法可依，保證公司的辦公事務有效開展。
4、辦公室人員應明確各項工作職責，簡化辦理流程，做到每周有計劃、每月有總結的工作目標。
第二章 職責圍
1、辦公室管理人員直接受辦公室主管領導，在直屬主管的領導下主持開展辦公室的各項工作。
2、負責辦公室相關規章制度的起草編寫、一般性文書的整理匯編、資料信息收集編撰等文字工作。
3、負責公司文件管理、辦公用品管理、會議管理、清潔衛生管理等工作，保證各項事務有序開展。
4、協調各部門之間的行政關系，為各部門工作開展提供相應的服務。
5、負責公司對、對外公共關系的維護和改善，做好來客接待和公司的各項文化宣傳等工作。
6、收集各部門反饋信息和外部資訊，上傳下達各種指令，及時做出整理，當好領導參謀。
7、 協助其他部門工作，完成上級交代的其他工作，如：名片印制、收發傳真等。
第三章 辦公室事務管理
一、文件檔案管理制度
1、文件管理制度
1）文件的起草、收發、打印、歸檔整理、借閱銷毀等由辦公室人員負責執行。
2）公司上報下發正式文件的權利主要集中在辦公室，各部門一律不得自行向上、向下發送正式文件。
3）公司對公開文件由辦公室負責起草和審核，董事長簽發；各部門需要向下或對外發文的文件由各部門負責起草，辦公室負責審核，審核無誤后打印，打印后送回起草部門校對，校對無誤方可正式打印，由董事長蓋章，簽發。
4）凡寄至公司的文件、傳真等，由辦公室簽收并做好相應記錄。
5）文件由辦公室主管保管，辦公室人員對一般性文件進行分類管理，定期整理并制作相關報表提交給部門主管。
6）各部門因工作需要可借閱一般性文件，需嚴格履行借閱手續，對有密級程度的文件，需辦公室主管審批，董事長批準后方可借閱。
7）辦公室管理人員對文件借閱情況進行登記，做好借閱記錄并限期清退。
8）按時間、容、部門、名稱等容分門別類進行整理，附件、批件、定稿等資料收集完全，存檔備案。半年一小清，年終一大清。
9）根據存檔時間及存檔的必要性對文件進行銷毀，需上報辦公室主管簽字批準，按照文件管理制度進行處理。
10）文件管理流程
部文件管理流程：起草文件→審查編號→審批、簽發→打印文件→下發文件→文件存檔
外部文件管理流程：外部收文→文件整理→文件存檔→清退→文件存檔→文件銷毀
借閱流程：提出申請→辦理手續→批準→借閱→清退→文件存檔→文件銷毀
2、檔案管理制度
1）應歸檔的文件、材料由辦公室人員負責收集，份數齊全，包括附件、批復、定稿等。
2）所有歸檔文書材料經過初步整理，根據時間先后順序再按同一項目文書材料集中整理，并貼上標簽。
3）堅持平時歸檔與年終歸檔、定期歸檔與不定期歸檔結合，對照編目，列出清單。
4）各部門需借閱相關檔案，須由辦公室主管簽字，審核通過后方可借閱，不得抄錄、復制或借出。
5）檔案管理人員必須遵守規定，履行手續，特別是員工個人信息、公司圖片等主要資料的保管，確保檔案安全與完整。
6）檔案接收、移交，必須根據檔案管理制度嚴格做好記錄。
7）檔案管理流程
根據文件、文書目錄整理需要歸檔的檔案→排序整理，編制編目→存檔→借閱→清退
二、 辦公用品管理制度
1、公司辦公用品的采購、保管、發放和辦公設備的入庫登記由辦公室全權負責。
2、辦公用品購置應遵循以下程序：每月25號之前各部門將所需辦公用品報至辦公室，辦公室根據各部門的需求計劃和月末辦公用品清算單中的物品實際庫存和用量，做出采購計劃，經董事長簽字后方可采購。對急用品的采購，可根據具體實際進行靈活處理，但必須經部門主管領導批準。
3、根據物品所屬類別，對辦公用品進行及時出入庫登記，注明名稱、數量、規格、單價、出入庫時間等，做到賬物相符。
4、各部門申領的辦公用品需及時發放，并做好填表記錄；因特殊情況急需領用未填表登記，事后須及時補填。
5、任何人未經允許不得進入辦公用品管理室，不得私自挪用辦公用品。
6、辦公用品管理人員負責收發入、離職人員的辦公用品。
7、辦公室建立公司固定資產總賬，每年進行一次匯總普查。
8、管理員定期對辦公用品進行盤查，核實庫存，保證出入庫等量。
三、 會議管理制度
1、收集會議議題，根據選定的議題收集會上所需資料，擬定會議時間、地點等做好會議通知工作。
2、會議主持人負責會議的召開并負責現場秩序的維護，辦公室文員負責做好相應的會議記錄。
3、辦公室文員根據參會人員的發言狀況及相關事項，及時整理好會議記要或者會議決議，打印并貼。
4、按照時間排列，將所有會議記錄文字資料和電子資料同步整理并歸檔。
5、會議記錄為公司的機要檔案，保管人員不得擅自外泄。如需查閱應嚴格按照文書管理制度規定執行。
6、會議流程
會前：確定議題、會上所需資料準備、通知→會中：積極參與，做好會議記錄→會后：整理會議記錄→貼→歸檔整理
四、 環境衛生管理制度
1、清潔區域包括：辦公區域、衛生間、會議室、地板及其他納入在的區域。
2、清潔衛生實行各部門清潔區責任制，辦公室做好衛生區域的劃分，督促各部門打掃各自負責的辦公區域衛生，并負責衛生檢查工作。
3、由辦公室不定時對清潔衛生進行檢查、維護，保證地面整潔，茶水供應，洗手間的整潔和衛生紙供應等工作。
4、未按要求清潔者，按照規定予以處罰。
5、環境衛生管理流程
劃分衛生區域→各部門完成清潔項目→監督檢查→辦公室人員檢查、維護→發現問題→執行處理
五、日常事務管理
1、 接待管理
1）來客接待是行政事務的重要組成部分，為使接待工作規有序，維護公司的良好形象，對接待工作做具體的要求。
2）以主動、熱情、禮貌為原則，接待人員應落落大方，以禮相待。按照接待要求，嚴格自己要求，做到言行、禮儀規。
3）接待人員問清來者意圖，引領其見所需見的人員，并奉上茶水，做好一系列的后續工作。
4）流程設計：接待來訪人員→詢問來意，需要找的人→通知被訪者→引領會見→奉上茶水→送客→整理客人走后清潔。
2、考勤管理
具體考勤工作流程及方式參照《考勤管理制度》。
3、報刊收發整理
1）辦公室管理人員按照公司實際需要，訂閱報刊，做出計劃預算，負責辦理訂閱的有關手續。
2）辦公室管理人員負責每日收取報紙并整理放置在公共閱覽資料架上，報紙、部刊物可隨意閱覽，但不得帶出公司或隨意撕剪，閱畢放回原位。
3）任何人不得隨意將公司部刊物挪為他用。
4）報紙每周更換一次，所有報紙每季度處理一次。
5）流程設計：收發報刊→整理→放置資料架→定期清理
4、文化宣傳管理
1）負責公司部文化活動的宣傳和落實工作，同時負責公司外部的宣傳維護工作。
2）根據需要，及時收集信息、加工信息，做好信息傳遞工作，做好重要會議或活動的攝影錄影工作。
3）關注國家政策法規，及時記錄政策動向，制作簡報以供學習。
4）收集與工作有關的學習資料，豐富大家的知識面，附上簽閱單進行進度跟蹤。
5）負責公司微信公眾號運營及公司容維護。
6）流程設計：獲取信息來源→編輯整理→貼→學習→存檔
六、其他事務
1、收發傳真等其他事務。
2、負責公司文書的打印復印工作。
3、負責室花卉的養護工作。
4、協助其他部門工作，完成上級交代的其他任務。
辦公室
2018.1.3
董事長審批意見：
辦公室工作管理制度(2)
辦公室管理制度
第一章、目的
為了維護公司正常的辦公秩序，使全體員工有一個良好的辦公環境，樹立企業整體形象，培養運作規范、文明高效的工作作風，確保日常業務正常有序的進行，特制訂本制度。
第二章、管理制度具體內容
一、綜合規范篇
1、堅信正泓的事業，維護公司品牌聲譽，任何時候不說有礙公司形象的話，不做有損公司利益的事情。
2、堅決服從領導，盡職盡責，講究工作效率，不以任何借口貽誤工作
3、努力鉆研業務，不斷提高自身的業務素質和文化修養。
4、團結協作，互助友愛，保持優良的團隊精神和敬業的工作作風。
5、嚴禁搬弄是非，編造謊言欺騙公司和他人，嚴禁惡意中傷公司和他人。
6、清正廉潔，奉公守法，勤懇敬業，不得徇私舞弊或以公司名義私自從事其他經營活動。
二、公共安全篇
1、各部門經理負責本部門的治安、防火等安全保衛工作。節假日前必須認真進行安全、防火檢查，安排隊好值班人員。
2、各部門隨時檢查防火、防盜設施，防患于未然。若門窗、家具、辦公用品等有損壞，應及時報告綜合部登記維修。
3、公司員工嚴禁在辦公區內私自使用大功率加熱電器、明火，禁止在辦公區域內實施一切有火災隱患的行為。
4、若發生事故，必須及時報告綜合部，并保護好現場，重大事故及時撥通有關報警電話。
5、若發生事故，視事故具體情況追究肇事者及相關責任人的責任。
6、員工上下班時要按時打卡，非正常工作時間出入公司大門時，應隨手關門并確認門是否關好。如發現公司大門不能正常開關，公司每位員工有義務及時報公司綜合部解決。
7、在公司發現電源故障、斷路、短路等情況應立即拔出插座關閉電器，并向大廈物業客服、綜合部報修，禁止未查明原因情況下私自閉合跳閘的漏電保護器。
8、公司公用電器、照明燈、空調請大家注意合理使用，切勿造成能源浪費而增加公司開支。
9、員工下班應及時關閉電源（電腦、電燈、空調、打印機、復印機）、門窗等，整理好個人區域的衛生，注意防火、防盜，建議關閉電源插座開關，并檢查所在區域其他公用電器是否關閉。下班未遵守規定關閉電源、門窗的，罰款100元/次。
10、每天最后離開公司的員工應巡查全公司區域，關閉空調、照明、電器、所有門窗、飲水機等。
三、工作紀律篇
1、嚴格遵守公司勞動紀律和作息時間規定，工作時間不得無故脫崗、串崗、聊天、睡覺、看電影、打游戲、吃東西、瀏覽與工作無關的網頁。不得在辦公區域內大聲喧嘩、打鬧等，上班期間禁止做與工作無關的事情。以上情況一經發現罰款20元/次。
2、全體員工上班時間必須佩戴工作證，穿公司統一配發工服，未佩戴者罰款20元/次，未穿工服者罰款50元/次。
3、進入他人辦公室前應先敲門，得到允許后方可進入。未經他人同意，員工不得隨意挪用他人物品，翻看他人文件及資料。
4、公司各類存檔文件由專人負責保存管理，對舊的及過期文檔經公司領導批準進行定期銷毀。
5、辦公室內禁止有過分親密行為，更不允許談戀愛，戀愛雙方必須有一人離開公司。
6、上班時間公共辦公區域禁止吸煙。吸煙須到公司規定的吸煙地點：曲城旭辦公室內的會談桌或總經理辦公室。無特殊公務性接待，午餐時間不得飲酒，違者罰款100元/次。
7、員工離開辦公區域，柜子、抽屜應及時上鎖，座椅歸位。廢棄的文件及資料應及時銷毀，重要文件不得放在桌面上，閱后及時歸檔。文檔泄密由當事人負責，按其嚴重程度進行相應處罰。
8、不得在公共場所翻看公司文件、資料，談論涉及公司秘密的問題，機要傳真內容及其他保密文件等不得隨便傳閱泄密。如有違反，視情節嚴重程度給予批評、警告直至開除的處分。
9、午休時間員工不得占用會客廳等公共區域，不得私自拔掉電話線。午休結束時，迅速恢復正常辦公秩序。發現上班時間還在睡覺者罰款100元/次。
10、員工在工作期間進行交流與接打電話，以不影響他人工作為原則，辦公區禁止大聲喧嘩或爭吵，也不得在工作時間內通過電腦的揚聲器播放音樂。
11、任何時間到公司需進入辦公區的來訪人員，都應在前臺主動登記，員工不得私自帶人進入辦公區，確因家庭緊急情況而必須在上班時間進行私人接待的，統一安排至接待室。必須簡短扼要，語音適度，嚴禁閑談，高聲喧嘩。
12、公司電話為工作需要而設置，非緊急情況，請勿使用公家電話處理私人事務，更不允許電話聊天、撥打私人長途或使用公家電話進行電話付費操作。上述情況一經發現,公司將通報批評并要求其補償公司損失。
13、員工個人通訊方式留存公司，如有變動及時通知綜合部進行更新，若有急事需及時回復，以免耽誤工作。工作期間，所有人的手機必須隨身攜帶，任何人在工作時間都必須保持一直開機的狀態。
14、公司投影儀設置在會議室，投影儀使用后應及時關閉電源。因工作需要移位使用投影儀的，應到綜合部進行登記并辦理相關手續。
15、每個公司員工都有義務愛護公司財物，員工損壞公物應賠償。賠償金額以物品進購價為標準，從下月工資中扣除。
16、員工工作中應正確合理使用辦公設備、電腦及配件，電腦鼠標及鍵盤在不影響工作的情況下，原則上不允許要求更換，確實損壞影響正常使用的，應及時上報財審部，經確定責任后更換，屬于員工自行有意損壞的，公司有權要求員工照價賠償。
17、員工工作區設施實行配套登記管理，除正常消耗損壞外，不允許私自將座椅、推柜等設施更換或對公用設施轉移位置。
18、員工要保管好個人物品和公司領用物品。個人物品盡量不放置公司，如丟失下列領用物品：電話機、電源插座、價值30元以上辦公用品、推柜鑰匙等應向綜合部登記并照價賠償。
19、在日常工作中樹立節約意識。節約使用紙張，提倡草稿打印使用單面廢舊紙張，養成正反兩面使用紙張的習慣，正式文件雙面印制。按需復印、打印文件、資料，減少多余份數。工程技術部參加投標的廢本，蓋章的和帶數字的必須粉碎，沒蓋章的技術部內部使用不能外漏。禁止擅自打印、復印與工作無關的文件和資料。
20、為了節約網絡資源，減少垃圾郵件，員工未經公司批準不得私自向全公司群發郵件。
21、員工要注意保持個人工作區域桌面、地板的干凈整潔，尊重保潔人員的勞動。禁止將水杯中的剩水、食物殘渣倒入辦公區綠植盆中或紙簍中。注意不要將茶水、咖啡、油漬撒到地板或座椅上。個人較大垃圾應直接扔入樓道垃圾桶，不應在工作區存放或放置在紙簍中。
22、禁止在辦公桌內長時間放置已開包的食品，以免招致蟑螂、螞蟻和老鼠；放置在冰箱中的個人食品或飯菜不應過夜，以免造成食物中毒或污染冰箱。
23、除工程部、財審部、市場部可在自己辦公室內用餐，設計部、綜合部前臺必須在公司規定用餐區用餐，在辦公區用餐完畢必須注意保持辦公平臺的干凈整潔并及時清理垃圾筒，在會議室用餐完畢必須清理干凈，椅子歸位。
24、員工外出凡離開公司所在辦公大樓50分鐘以內通知前臺登記出入時間，50分鐘以上的必須本人親自簽字登記），未登記外出者罰款10元/次；代登記罰款50元/次；去工地在前臺“鑰匙領用登記表”登記后領取鑰匙的用后請時歸還以方便他人使用，如果當日無法返完應當在備注欄標注轉交給誰并寫明鑰 匙持有人的聯系方式。
25、公司全體員工都有權按照本規定對不當行為人提出批評指正。公司綜合部可依據部門職責負責日常檢查，當月匯總數據，對違規人員進行處罰通知并在工資核算中扣去相應的績效工資。
26、對違反本規定的員工，有明確處罰標準的依據標準執行，其他行為經批評教育不聽勸告或再犯的，第一次扣現金10元，第二次扣現金２0元，第三次扣現金５0元，第四次扣除當月績效工資10%，當月累計違反三條以上的，扣除當月全部績效工資。扣除現金的由綜合部前臺開具罰款單，扣除當月績效工資的由綜合部前臺開具罰款單，由當事人簽字后綜合部存檔，次月初隨考勤表一起報財審部。
四、儀容儀表篇
1、員工上班應注意儀容儀表，著裝干凈整潔、穩重大方、衣褲平整、頭發清潔、梳理整齊，不留奇怪的發型，不染兩種或兩種以上顏色的頭發，上班時不準穿拖鞋（含拖鞋式涼鞋）。
2、辦公室內禁止員工著過于暴露的服裝上班。女員工不準穿奇裝異服、背心裝、露臍裝、超短裙、吊帶衫、拖鞋等，不準在公共區域化妝。男員工不準穿背心、拖鞋等。
3、前臺工作人員，必須時刻精神飽滿、坐姿端正。接聽電話語氣親切、口齒清楚，用語標準。接待客人要禮貌、周全，客人來訪應及時通報，進入領導辦公室應先敲門通報，待領導允許后方可進入，并及時送上茶水。對推銷員應禮貌拒絕，嚴禁其進入辦公區域。
五、電腦管理篇
1、公司電腦桌面統一壁紙，屏保。
2、桌面設立獨立個人工作文件夾（XX文件夾），內設各各分類文件夾，以方便管理與快速查找各類文件。
3、電腦內重要資料及時做存盤處理，以免造成重大損失。
4、電腦旁嚴禁吸煙，在電腦旁吃飯做好電腦的防護工作，由于個人吃飯、吃零食或進行其他有害、污染電腦的行為，由此造成的損失員工全額賠償。
5、嚴禁亂拉接電源，以防造成短路或失火，由此造成的損失員工全額賠償。
6、部門領導及員工應遵循公司資料保密的原則，禁止非本部門及無關人員上機操作。
7、未經批準，禁止任何人將資料帶出公司。
8、未經批準，任何人不得調用或刪除他人的資料文件。
9、嚴禁使用電腦上網玩游戲（包括非工作時間），發現一次罰款100元，兩次200元，三次500元。
10、電腦發生故障時，使用者做簡易處理仍不能排除的，應立即報告綜合部。
11、如發現電腦有失竊現象或其他可疑跡象，應及時報告給綜合部。
12、未經管理人員批準，任何人不得拆開主機箱，拆卸主機及零部件。
六、環境衛生篇
1、公司按照部門辦公區域劃分衛生區域衛生，責任區域的衛生列入對部門經理的履職考核；公司內洗手間自2013年7月20日起歸口綜合部打掃，除總經理與來訪客戶可以使用外，公司員工不允許使用。
2、責任區的衛生要求做到每天上班前全方位清掃，上班過程中不定時進行維護清掃，做到辦公桌椅、櫥柜等表面無灰塵，地面無雜物、無垃圾、無煙灰等，洗手間馬桶干凈，地面無腳印，洗手臺面無水漬。
3、各部門衛生由各部門負責人自行安排值日生打掃，衛生達標情況計入員工考核。
4、個人辦公區電腦鍵盤，主機、顯示器等經常清掃，做到干凈整潔無灰塵。
5、無特殊情況，每周五下午為大掃除的日期，各部門將管轄的衛生區的桌面、地面、玻璃門窗、不常清理到的死角等進行一次全面的清掃。
６、綜合部前臺負責每日和大掃除的衛生檢查工作，當日衛生不合格部門值日生罰款１０元，周五衛生大掃除不合格的，責任區負責人罰款１０元，部門經理罰款２０元。此項與員工考核直接掛勾。
七、辦公通話篇
1、員工工作時間撥打、接聽電話時應簡短扼要，用語禮貌，語音適度，嚴禁閑談，高聲喧嘩。
2、上班時間禁止接打私人電話，如有特殊原因，原則上不超過三分鐘。
3、接聽外線電話統一語言：您好，正泓裝飾…；接聽內線電話統一語言：您好…。
4、撥打外線電話統一語言：您好，我是正泓裝飾XX，請…，撥打內線電話統一語言：您好，請…
八、用餐秩序篇
1、公司員工在公司就餐的，遵循先來后到的順序，依次排隊熱飯后在用餐區用餐。
2、用餐期間不得大聲喧嘩，營造良好的用餐秩序。
3、用餐完畢后的餐具，清洗完畢后自行存放，但不得放置在辦公桌上或公共區域。
4、公司員工在公議室用餐、休息后，必須清理還原，用后不清理的，第一次發現給予警告處理；第二次發現負責清理隔天全公司范圍的衛生；第三次發現負責清理一周全公司范圍的衛生；第四次發現罰款100元，之后發現的以此類加。在所在辦公區域用餐后必須及時清理所在區域衛生及垃圾筒，不及時清理的處罰同上。
九、車輛管理篇
1、可以預見到的用車，應事先做好用車計劃，前一天晚上下班前報告綜合部，最晚于次日早上八時三十分前由用車人填好用車申請表，用車申請表應注明用車目的，出車地點，時間，乘車人數，以便于綜合部合理安排用車。
2、臨時出現急需用車，先填單再根據車輛情況由綜合部酌情按排。
3、各用車單位應嚴格按所填寫的用車申請表用車，用完后即返回公司，以提高車輛的使用頻率及出車頻率。如在外有特殊情況的臨時性用車，應及時通知綜合部，回到公司即時補填用車申請表。
4、司機應認真填寫行車記錄，除總經理臨時性指定，無單不得出車，否則按私自出車處罰。
5、司機行車應遵守交通規則，做好安全行車，并定期做好車輛安全檢察，保持車況良好，車輛整潔。
6、司機有權拒絕超載、超速行為，如遇無單搭車，在行車記錄上需注明并報告綜合部，對于擅自更改行車路線和用途的行為，司機可以拒絕，并報告綜合部處理。
7、如遇同一輛車辦幾件事時，相關人員應及時做好溝通、協調，按事情的輕重緩急及行車路線的遠近，把事情盡快辦好為原則。
第三章、監督檢查
1、綜合部前臺負責維護公司辦公區域的秩序和監督檢查各部門環境衛生，有權指出和批評任何違反公共道德的行為。全體員工應自覺遵守本制度，維護辦公環境和秩序，共同營造良好的工作氛圍。
2、本制度執行情況由公司綜合部進行不定期檢查，并按月將檢查情況納入績效考核，如有違反制度規定的行為，按本管理制度進行處罰。
第四章、附則
1、本制度經公司總經理批準頒行，由公司綜合部負責執行。如有未盡事宜，將按公司相關規定執行。
2、本制度自二零一叁年七月一日起試施行，八月一日起正式執行。
煙臺正泓裝飾工程有限公司
綜合部
2013-07-01
辦公室工作管理制度(3)
辦公室管理制度
第一章 總則
1、為了加強辦公室管理，明確公司內部管理職責，使內務管理工作更加標準化、制度化和規范化，結合實際情況，特制定本制度。
2、本制度適用于辦公室所有成員并嚴格遵守各項規定。
3、切合公司實際，根據不同的制度內容編寫相應的規范化要求，力求使辦公室各項工作都有章可循、有法可依，保證公司的辦公事務有效開展。
4、辦公室人員應明確各項工作職責，簡化辦理流程，做到每周有計劃、每月有總結的工作目標。
第二章 職責范圍
1、辦公室管理人員直接受辦公室主管領導，在直屬主管的領導下主持開展辦公室的各項工作。
2、負責辦公室相關規章制度的起草編寫、一般性文書的整理匯編、資料信息收集編撰等文字工作。
3、負責公司文件管理、辦公用品管理、會議管理、清潔衛生管理等工作，保證各項事務有序開展。
4、協調各部門之間的行政關系，為各部門工作開展提供相應的服務。
5、負責公司對內、對外公共關系的維護和改善，做好來客接待和公司的各項文化宣傳等工作。
6、收集各部門反饋信息和外部資訊，上傳下達各種指令，及時做出整理，當好領導參謀。
7、 協助其他部門工作，完成上級交代的其他工作，如：名片印制、收發傳真等。
第三章 辦公室事務管理
一、文件檔案管理制度
1、文件管理制度
1）文件的起草、收發、打印、歸檔整理、借閱銷毀等由辦公室人員負責執行。
2）公司上報下發正式文件的權利主要集中在辦公室，各部門一律不得自行向上、向下發送正式文件。
3）公司對內公開文件由辦公室負責起草和審核，董事長簽發；各部門需要向下或對外發文的文件由各部門負責起草，辦公室負責審核，審核無誤后打印，打印后送回起草部門校對，校對無誤方可正式打印，由董事長蓋章，簽發。
4）凡寄至公司的文件、傳真等，由辦公室簽收并做好相應記錄。
5）機密文件由辦公室主管保管，辦公室人員對一般性文件進行分類管理，定期整理并制作相關報表提交給部門主管。
6）各部門因工作需要可借閱一般性文件，需嚴格履行借閱手續，對有密級程度的文件，需辦公室主管審批，董事長批準后方可借閱。
7）辦公室管理人員對文件借閱情況進行登記，做好借閱記錄并限期清退。
8）按時間、內容、部門、名稱等內容分門別類進行整理，附件、批件、定稿等資料收集完全，存檔備案。半年一小清，年終一大清。
9）根據存檔時間及存檔的必要性對文件進行銷毀，需上報辦公室主管簽字批準，按照文件管理制度進行處理。
10）文件管理流程
內部文件管理流程：起草文件→審查編號→審批、簽發→打印文件→下發文件→文件存檔
外部文件管理流程：外部收文→文件整理→文件存檔→清退→文件存檔→文件銷毀
借閱流程：提出申請→辦理手續→批準→借閱→清退→文件存檔→文件銷毀
2、檔案管理制度
1）應歸檔的文件、材料由辦公室人員負責收集，份數齊全，包括附件、批復、定稿等。
2）所有歸檔文書材料經過初步整理，根據時間先后順序再按同一項目文書材料集中整理，并貼上標簽。
3）堅持平時歸檔與年終歸檔、定期歸檔與不定期歸檔結合，對照編目，列出清單。
4）各部門需借閱相關檔案，須由辦公室主管簽字，審核通過后方可借閱，不得抄錄、復制或借出。
5）檔案管理人員必須遵守保密規定，履行保密手續，特別是員工個人信息、公司圖片等主要資料的保管，確保檔案安全與完整。
6）檔案接收、移交，必須根據檔案管理制度嚴格做好記錄。
7）檔案管理流程
根據文件、文書目錄整理需要歸檔的檔案→排序整理，編制編目→存檔→借閱→清退
二、 辦公用品管理制度
1、公司辦公用品的采購、保管、發放和辦公設備的入庫登記由辦公室全權負責。
2、辦公用品購置應遵循以下程序：每月25號之前各部門將所需辦公用品報至辦公室，辦公室根據各部門的需求計劃和月末辦公用品清算單中的物品實際庫存和用量，做出采購計劃，經董事長簽字后方可采購。對急用品的采購，可根據具體實際進行靈活處理，但必須經部門主管領導批準。
3、根據物品所屬類別，對辦公用品進行及時出入庫登記，注明名稱、數量、規格、單價、出入庫時間等，做到賬物相符。
4、各部門申領的辦公用品需及時發放，并做好填表記錄；因特殊情況急需領用未填表登記，事后須及時補填。
5、任何人未經允許不得進入辦公用品管理室，不得私自挪用辦公用品。
6、辦公用品管理人員負責收發入、離職人員的辦公用品。
7、辦公室建立公司固定資產總賬，每年進行一次匯總普查。
8、管理員定期對辦公用品進行盤查，核實庫存，保證出入庫等量。
三、 會議管理制度
1、收集會議議題，根據選定的議題收集會上所需資料，擬定會議時間、地點等做好會議通知工作。
2、會議主持人負責會議的召開并負責現場秩序的維護，辦公室文員負責做好相應的會議記錄。
3、辦公室文員根據參會人員的發言狀況及相關事項，及時整理好會議記要或者會議決議，打印并張貼。
4、按照時間排列，將所有會議記錄文字資料和電子資料同步整理并歸檔。
5、會議記錄為公司的機要檔案，保管人員不得擅自外泄。如需查閱應嚴格按照文書管理制度規定執行。
6、會議流程
會前：確定議題、會上所需資料準備、通知→會中：積極參與，做好會議記錄→會后：整理會議記錄→張貼→歸檔整理
四、 環境衛生管理制度
1、清潔區域包括：辦公區域、衛生間、會議室、地板及其他納入在內的區域。
2、清潔衛生實行各部門清潔區責任制，辦公室做好衛生區域的劃分，督促各部門打掃各自負責的辦公區域衛生，并負責衛生檢查工作。
3、由辦公室不定時對清潔衛生進行檢查、維護，保證地面整潔，茶水供應，洗手間的整潔和衛生紙供應等工作。
4、未按要求清潔者，按照規定予以處罰。
5、環境衛生管理流程
劃分衛生區域→各部門完成清潔項目→監督檢查→辦公室人員檢查、維護→發現問題→執行處理
五、日常事務管理
1、 接待管理
1）來客接待是行政事務的重要組成部分，為使接待工作規范有序，維護公司的良好形象，對接待工作做具體的要求。
2）以主動、熱情、禮貌為原則，接待人員應落落大方，以禮相待。按照接待要求，嚴格自己要求，做到言行、禮儀規范。
3）接待人員問清來者意圖，引領其見所需見的人員，并奉上茶水，做好一系列的后續工作。
4）流程設計：接待來訪人員→詢問來意，需要找的人→通知被訪者→引領會見→奉上茶水→送客→整理客人走后清潔。
2、考勤管理
具體考勤工作流程及方式參照《考勤管理制度》。
3、報刊收發整理
1）辦公室管理人員按照公司實際需要，訂閱報刊，做出計劃預算，負責辦理訂閱的有關手續。
2）辦公室管理人員負責每日收取報紙并整理放置在公共閱覽資料架上，報紙、內部刊物可隨意閱覽，但不得帶出公司或隨意撕剪，閱畢放回原位。
3）任何人不得隨意將公司內部刊物挪為他用。
4）報紙每周更換一次，所有報紙每季度處理一次。
5）流程設計：收發報刊→整理→放置資料架→定期清理
4、文化宣傳管理
1）負責公司內部文化活動的宣傳和落實工作，同時負責公司外部的宣傳維護工作。
2）根據需要，及時收集信息、加工信息，做好信息傳遞工作，做好重要會議或活動的攝影錄影工作。
3）關注國家政策法規，及時記錄政策動向，制作簡報以供學習。
4）收集與工作有關的學習資料，豐富大家的知識面，附上簽閱單進行進度跟蹤。
5）負責公司微信公眾號運營及公司網站內容維護。
6）流程設計：獲取信息來源→編輯整理→張貼→學習→存檔
六、其他事務
1、收發傳真等其他事務。
2、負責公司文書的打印復印工作。
3、負責室內花卉的養護工作。
4、協助其他部門工作，完成上級交代的其他任務。
辦公室
2018.1.3
董事長審批意見：
辦公室工作管理制度(4)
辦公室管理制度
為了規范辦公室管理，提高工作效率，依據公司《行政管理規范》制定本制度一、上班時著裝整齊、服裝統一、坐姿端正。
樹立良好的公司形象和個人形象。
二、辦公室謝絕吸煙、嚴禁大聲喧嘩，吵鬧、嚴禁閑聊。
營造良好的工作環境。
三、未經許可，員工不得隨意進入辦公室，有事情統一由管理人員或文員辦理。
維護辦公室的權威性。
四、辦公室須有專人值班，不得空缺。
負責接聽電話，接發傳真和來訪接待。
五、禁止使用公司電話打私人電話或用公司電話聊天，包括打入的電話。
接撥電話言語盡量簡潔，做到長話短說。
六、辦公室人員在工作接觸中或在接聽電話中要使用文明用語您好\請\謝謝\對不起\再見七、辦公室傳真機、復印機由專人負責，出現問題及時通知專業人員維修。
不得用傳真機撥打電話，不得傳真復印個人資料。
八、行政人事部及時打印話費清單，掌握和報告公司業務電話及私人電話的撥打情況。
九、辦公室人員要樹立服務意識，要在上級與下級、部門與部門之間起橋梁作用。
十、公司電腦專人使用，并有保密措施。
上班時間不得使用電腦練習打字、玩游戲、上網瀏覽與工作無關內容。
十一、公司電腦及網絡統一由專人維護保養，任何個人不得私自帶盤上機操作及安裝。
十二、做好保密工作。
尊重別人隱私和公司制度。
做到不聽、不問、不傳。
十三、下班時隨手整理自己的辦公桌。
關閉空調，關窗，斷電，鎖門。
本制度解釋權屬總辦主任
